Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja suunnitelmien mukaisesti. Usein kuitenkin asiakirjat tallennetaan sovitulla kansiorakenteella, ilman täydentäviä metatietoja. Usein asiakirjat tallennetaan omien työtapojen mukaan, kun ohjeistuksia ei muisteta tai niitä ei ole.

Täydellistä tehokkuutta ja ihanteellista ajankäyttöä on hyvin vaikea saavuttaa. Listasimme kolme työpäivien aikasyöppöä ja teknologian ratkaisut, joiden avulla pääset ajankäytössäsi takaisin oikeille raiteille.

Tehokkuuden lisääminen on yritysten ikuisuustavoite. Ilmiselvistä, tutuista ja helpoista kohdista osataan jo ottaa kaikkialla tehot irti. Miksi kuitenkin IT-kustannusten hallinta niin usein loistaa poissaolollaan organisaatioiden kehityslistalla?

Vaikket arjessasi käytäkään sanaa ”metatieto” kovin usein, se on asia, jota ilman arkesi tai työpäiväsi ei rullaisi. Metatiedolla tarkoitetaan tietoa, joka kuvailee tietoa tai vaikkapa tiedostoa.

Johtamisen perusperiaatteet ovat samoja jo vuosien takaa. ”Hajota ja hallitse” ei ehkä sellaisenaan toimi nykypäivän yrityksessä samalla tavalla kuin Roomassa, mutta ainakin Peter F. Druckerin ajatukset 60-luvulta kolahtavat edelleen. Mielestäni ne ovat nyt 2010-luvulla jopa tärkeämpiä kuin Druckerin kirjoitushetkellä. Kellotaajuus käy hurjalla nopeudella.

"Vaatimuksenmukaisuus” vastannee parhaiten yrityksissä viljeltyä compliance-termiä. Tarkasti kääntäen tämä muodikkaaksi noussut sana tarkoittaa toimimista lakien, säädösten, asetusten ja organisaation sisäisten ohjeiden mukaan.

Uusi tietosuoja-asetus eli GDPR tulee väistämättä vaikuttamaan yritysten arkeen ja prosesseihin, sillä se edellyttää muutoksia tietoturvaan ja tietosuojaan. Jokaisessa organisaatiossa on huolehdittava, että lainsäädäntöä noudatetaan.

Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden on toimittava EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimusten mukaisesti 25.5.2018 jälkeen, jolloin siirtymäaika päättyy. Uusi tietosuoja-asetus on tervetullut uudistus, joka tuo aiempaa selkeämmät ja yhdenmukaisemmat raamit henkilötietojen käsittelylle EU:n sisällä.