Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja suunnitelmien mukaisesti. Usein kuitenkin asiakirjat tallennetaan sovitulla kansiorakenteella, ilman täydentäviä metatietoja. Usein asiakirjat tallennetaan omien työtapojen mukaan, kun ohjeistuksia ei muisteta tai niitä ei ole.
2 minuuttia
Metatieto versus kansiorakenne
Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 5. kesäkuuta 2020 klo 9.07.40
Aiheet: asiakirjahallinta työnkulku metatiedot työnkulut metatieto kameleon
1 minuuttia
Kuinka ratkoa kolme yleistä ajankäytön ongelmaa
Kirjoittaja Kaj Seeste pvm 4. tammikuuta 2018 klo 9.45.41
Täydellistä tehokkuutta ja ihanteellista ajankäyttöä on hyvin vaikea saavuttaa. Listasimme kolme työpäivien aikasyöppöä ja teknologian ratkaisut, joiden avulla pääset ajankäytössäsi takaisin oikeille raiteille.
Aiheet: asiakirjahallinta tietosuoja-asetus gdpr
1 minuuttia
Älä unohda laitteistoa, kun tehostat prosesseja
Kirjoittaja Kaj Seeste pvm 30. marraskuuta 2017 klo 10.06.00
Tehokkuuden lisääminen on yritysten ikuisuustavoite. Ilmiselvistä, tutuista ja helpoista kohdista osataan jo ottaa kaikkialla tehot irti. Miksi kuitenkin IT-kustannusten hallinta niin usein loistaa poissaolollaan organisaatioiden kehityslistalla?
Aiheet: asiakirjahallinta Tulostuksenhallinta monitoimilaite MPS tulostuksenhallintapalvelu
1 minuuttia
Mitä metatieto on ja miksi minä käyttäisin sitä?
Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 12. lokakuuta 2017 klo 8.33.52
Vaikket arjessasi käytäkään sanaa ”metatieto” kovin usein, se on asia, jota ilman arkesi tai työpäiväsi ei rullaisi. Metatiedolla tarkoitetaan tietoa, joka kuvailee tietoa tai vaikkapa tiedostoa.
Aiheet: asiakirjahallinta työnkulku metatiedot työnkulut metatieto kameleon
1 minuuttia
Johda aktiviteetteja, älä tuloksia ja tavoitteita
Kirjoittaja Kaj Seeste pvm 6. syyskuuta 2017 klo 15.06.55
Johtamisen perusperiaatteet ovat samoja jo vuosien takaa. ”Hajota ja hallitse” ei ehkä sellaisenaan toimi nykypäivän yrityksessä samalla tavalla kuin Roomassa, mutta ainakin Peter F. Druckerin ajatukset 60-luvulta kolahtavat edelleen. Mielestäni ne ovat nyt 2010-luvulla jopa tärkeämpiä kuin Druckerin kirjoitushetkellä. Kellotaajuus käy hurjalla nopeudella.
Aiheet: asiakirjahallinta johtaminen tietosuoja-asetus
1 minuuttia
Compliance - valtava kilpailuvaltti vai rasite?
Kirjoittaja Kaj Seeste pvm 7. elokuuta 2017 klo 15.06.00
"Vaatimuksenmukaisuus” vastannee parhaiten yrityksissä viljeltyä compliance-termiä. Tarkasti kääntäen tämä muodikkaaksi noussut sana tarkoittaa toimimista lakien, säädösten, asetusten ja organisaation sisäisten ohjeiden mukaan.
Aiheet: asiakirjahallinta prosessien digitalisointi tiedonhallinta tietosuoja-asetus gdpr compliance kameleon
1 minuuttia
Tietosuoja toteutuu itsestään, kun toimitapa on kunnossa
Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 29. kesäkuuta 2017 klo 9.53.24
Uusi tietosuoja-asetus eli GDPR tulee väistämättä vaikuttamaan yritysten arkeen ja prosesseihin, sillä se edellyttää muutoksia tietoturvaan ja tietosuojaan. Jokaisessa organisaatiossa on huolehdittava, että lainsäädäntöä noudatetaan.
Aiheet: asiakirjahallinta prosessien digitalisointi tiedonhallinta tietosuoja-asetus gdpr henkilötiedot
2 minuuttia
EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR tuo mahdollisuuden parantaa organisaation prosesseja
Kirjoittaja Kaj Seeste pvm 1. kesäkuuta 2017 klo 10.34.06
Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden on toimittava EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimusten mukaisesti 25.5.2018 jälkeen, jolloin siirtymäaika päättyy. Uusi tietosuoja-asetus on tervetullut uudistus, joka tuo aiempaa selkeämmät ja yhdenmukaisemmat raamit henkilötietojen käsittelylle EU:n sisällä.