Tehokkuuden lisääminen on yritysten ikuisuustavoite. Ilmiselvistä, tutuista ja helpoista kohdista osataan jo ottaa kaikkialla tehot irti. Miksi kuitenkin IT-kustannusten hallinta niin usein loistaa poissaolollaan organisaatioiden kehityslistalla?

Muuta yksittäiset printterit tulostuksenhallintapalveluksi

Oikeanlainen, toimintaa taustalla ylläpitävä kokonaisuus auttaa organisaatiotanne priorisoimaan työaikaa juuri sinne, missä sitä tarvitaan eniten.

Hyviä uutisia: tulostuksenhallintapalvelu ei ole koskaan aikaisemmin ollut yhtä käyttäjäläheinen ja älykäs kuin tänä päivänä. Tulostimet ja monitoimilaitteet (MFP, Multi Functional Printer) ovat kasvaneet toimistojen omiksi assistenteiksi, joiden tehtävät ovat laajemmat kuin perustoiminnot (printtaus, skannaus ja kopiointi) antaisivat ymmärtää. Laitteiden suunnittelussa, yhdisteltävyydessä ja ohjelmistoissa tapahtunut kehitys on asettanut monitoimilaitteiden käytettävyydelle kokonaan uuden tason.

Tulostuksenhallintapalvelun käytännön hyödyt

  • Uudet ohjelmistot on luotu helppokäyttöisiksi. Niiden oppiminen ja käyttöönotto ei siis laske työntekijöiden tehokkuutta. Tehokkuus kasvaakin kokonaisuudessaan, sillä ohjelmistot on luotu vähentämään häiriöaikaa.
  • Seuraamalla sekä kohdentamalla tulostusta, vähennätte kulujanne ja varmistatte dokumentinhallinnan turvallisuutta.
  • Kestävän kehityksen tavoitteisiin pyrkiminen saa piristysruiskeen, kun laitteiden käyttöastetta pystyy seuraamaan.
  • Uusiin mahdollisuuksiin tarttumalla yrityksenne työrytmi tehostuu sekä työmuodot virtaviivaistuvat. Helpompi työprosessi = parempi tehokkuus.

Työ vaatii oikeanlaiset työkalut

Tulostuksenhallintapalvelu tarvitsee tietyt työkalunsa, jotka ovat uniikkeja laitteillenne, tuotteillenne ja palveluittenne tarjoajille. Palveluntarjoajan tulisi ymmärtää nämä tarpeet ja osata sisällyttää eri osat ja niiden käytettävyys osaksi käytäntöä.

Kun tulostuksenhallintapalvelu on otettu huolellisesti käyttöön, se pitää osaltaan huolen laitteiden, datan ja dokumenttien turvallisesta sekä salatusta kommunikaatiosta. Varmista, että laitetoimittajasi tarjoaa riittävästi tukea käyttöönottoon.

Kuinka paljon tulostimesi välittää sinulle tietoa?

Tieto ja raportit, jotka saat laitteistasi, ovat kriittisiä laitteiden tehokkaalle hyödyntämiselle. Hyvien raporttien avulla seuraat muun muassa:
  • Laitteen käyttöaika ja käytön seuranta
  • Tarvikkeiden käyttö ja hallinta
  • Palvelutason raportointi tehdyn sopimuksen mukaan
  • Sivukohtainen ja metrimitoitettu raportointi

Laitteista saatavien raporttien tulisi sisältää sekä yleiset raportit että organisaationne tarpeiden ja halujen mukaan räätälöidyt raportit. Raporttien data on oiva työväline tulevien strategioiden ja toiminnan kohdentamiselle.

Milloin viimeksi teillä on tarkasteltu tulostamisen ja skannauksen laitteistoa yhtenä kokonaisuutena? Lataa tästä tarkistuslistamme Kuinka valita oikea MPS-kumppani?, jonka avulla selvität helposti teidän toimintaanne sopivan palveluntarjoajan.

Lataa tarkistuslista

Kaj Seeste

Kirjoittaja Kaj Seeste

Document Housen markkinointijohtaja, jolla on aktiivinen ote myyntityöhön.