Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

• Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
• Laatimispäivä: 30.9.2016 / Päivitetty 1.6.2018

REKISTERINPITÄJÄ

• Document House Oy
• Itsehallintokuja 6, 02600 Espoo
• 0207 888 200 / asiakaspalvelu@documenthouse.fi

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

• Jarkko Ollikainen 0207 888 210

REKISTERIN NIMI

• Document House | Markkinointirekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisiin tarkoituksiin, kuten

• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito

• Asiakaskirjeet ja tiedotteet

• Asiakaskyselyt ja asiakasinformaation kerääminen

• Document House Oy:n ja yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja tuotteiden/palveluiden markkinointi sekä palvelujen kehittäminen

• Document House Oy:llä ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltua käyttötarkoitusta varten (esim. suoramainonta, etämyynti, mielipide- ja markkinatutkimukset) henkilötietolain ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

• Yhteystiedot: Yrityksen nimi, nimi, titteli ja osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet

• Asiakkaan antamat markkinointiluvat/kiellot sähköiseen suoramarkkinointiin

• Asiakkaan antamat profilointitiedot sekä asiakassuhdetta ja palvelujen käyttöä koskevat tiedot (esim. palautteet, sekä palveluiden hankintaan tai yrityksen strategiaan liittyvät tiedot)

• XXX henkilöön liittyvä muu tunnistetieto sekä yhteystiedot voidaan siirtää markkinointirekisteriin käytettäväksi suoramarkkinointiin myös asiakkuuden päättymisen jälkeen

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

• Document House.fi:n asiakasrekisteri

• Asiakkaan antamat tiedot ja palvelun yhteydessä muodostuneet tiedot.

Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot tai käyttäessään www.documenthouse.fi -palvelua.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

• Suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain 19§ mukaisesti.

• Mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä vastaaviin selvityksiin.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

• Tiedot voidaan luovuttaa myös EUn tai ETA ulkopuolelle.

• Tiedot sijaitsevat Suomen rajojen ulkopuolella tai EU:ssa Document House Oy:n vuokraamien palveluiden omistajien tietovarastoissa.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto

• Manuaalista aineistoa ei ole

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

• Rekisteri on suojattu ulkoisilta tunkeutumisilta käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

• Näihin tietokantoihin pääsevät vain ne, joilla siihen on työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat salasanat.

• Käyttäjistä jää käyttäjäloki.

• Yrityksessä on myös kulunvalvonta ko. tietojärjestelmätiloihin.

TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa ja pyyntöä esitettäessä henkilön on todistettava oma henkilöllisyytensä joko luotettavaa tunnistusta käyttävällä sähköisellä varmennejärjestelmällä (esim. sähköisellä henkilötunnuskortilla), henkilökohtaisesti asiakaspalvelussa esittämällä henkilöllisyystodistus tai omakohtaisesti allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tiedot annetaan pyydettäessä sähköisesti tai kirjallisesti. Henkilökohtaiset tarkistuspyynnöt voi jättää Document House.fi:n asiakaspalvelupisteeseen, josta ne toimitetaan edelleen ym. yhteyshenkilölle.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti.

OIKEUS VAATIA TIETOJEN POISTAMISTA

Jokaisella on oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kirjallisesta pyynnöstä kaikki tietomme koskien rekisteröityä.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia ja henkilömatrikkelia varten. Kielto tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

EVÄSTEET JA OHJEET EVÄSTEIDEN KÄYTTÖÖN

Käytämme evästeitä (cookies) verkkoliikenteen seuraamiseen ja verkkovierailijoiden tunnistamiseen ja palvelumme kehittämiseen asiakaskokemuksen parantamiseksi. Jokaisella on mahdollisuus valita asennetaanko eväste vierailun yhteydessä selaimeen vai ei. Ensimmäisen kerran kun vierailet sivuilla niin kysymme sinulta evästeen käytöstä.

Evästettä ei asenneta käyttäjän koneelle ilman suostumusta. Eväste asennetaan vain käyttäjän hyväksyessä evästeen "Kyllä sopii"-nappulaa painettaessa. Mikäli käyttäjä kieltäytyy evästeiden asentamisesta tulee hänen painaa "Ei sovi"-nappulaa. Tällöin evästettä ei asenneta.

Mikäli olet aikaisemmin hyväksynyt evästeet emme näytä uudelleen evästeilmoitusta. Halutessasi voit tulla sivuillemme ns. incognito-tilassa. Tällöin emme rekisteröi vierailuasi. Jos haluat poistaa kaikki koneellasi olevat evästeet suosittelemme tutustumaan verkkoselaimesi käyttöohjeisiin ja poistamaan asennetut evästeet itse.