Kolme osa-aluetta, kuinka mitata tulostusympäristön tehokkuutta?

Useimmat PK-yrittäjät keskittyvät työntekijöidensä palkkoihin, varastokuluihin ja muihin koviin kuluihin pyrkiessään parantamaan taloutensa hallintaa. Korkeat tulostuskulut ovat harvoin asialistan kärjessä, kun mietitään toimintojen tehostamista. Tulostuskuluihin kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota.

Kun huomio on suuren kokoluokan päämäärissä, kuten tuoton ja kasvun tavoitteissa, vähäpätöisemmät budjettikohdat jäävät helposti täysin huomiotta. Harvat PK-yrittäjät ovat tietoisia siitä, että tulostus ja asiakirjahallinta kattavat yhdessä noin 15 % PK-yritysten IT-budjetista ja vähintään 12 % niiden IT-resursseista. Nämä eivät suinkaan ole pieniä prosenttilukuja, ja niillä voikin olla merkittävä vaikutus budjettiin – sekä hyvässä että pahassa.

Kuinka mitata tulostusympäristön tehokkuutta?

Tulostusympäristön tehokkuuden mittaaminen voi tuntua ylivoimaiselta, mutta helpottuu, kun tehtävän jakaa kolmeen osa-alueeseen. Jos haluat varmistua siitä, että saat tulostusympäristöstäsi parhaan mahdollisen hyödyn irti, aloita tarkastelemalla tiedonkulkua organisaatiossasi. Onko siinä aukkoja, jotka tulee paikata? Entä toiminnallisia alueita, jotka hyötyisivät yksinkertaisista parannuksista? Mitkä tuotoista ovat sellaisia, joilla voi olla todellista vaikutusta? Useimmissa organisaatioissa kysymysten tulisi näyttää tältä:

1. ROI - Sijoitetun pääoman tuotto
   Käytätkö tulostukseen oikean summan rahaa? Jos et ole varma vastauksesta, se on todennäköisesti kielteinen. Oikeanlainen tulostuksenhallintapalvelu auttaa sinua säästämään jopa 30 % tulostuskuluissasi. Laitekantasi arvioidaan (tulostusmääristä ja laitemerkistä aina siihen, kuka laitteita käyttää ja miten) ja sinulle annetaan yksityiskohtaista tietoa ja suosituksia, jotka vaikuttavat perustavanlaatuisesti tiimisi tulostustottumuksiin (ja samalla varastosi tyhjenee vanhoista pölyttyneistä tarvikkeista sekä tulostimista).
2. Paranna loppukäyttäjän työskentelytehokkuutta
   Jokainen haluaa päästä työssään helpommalla, mutta kukaan ei halua opetella käyttämään uusia monimutkaisia järjestelmiä tai että työ keskeytyy toistuvasti. Kokenut tulostushallintapalveluiden tarjoaja pystyy yhdistämään tiimisi oikeisiin järjestelmiin ja prosesseihin kitkattomasti ja stressittömästi, mikä säästää aikaa ja energiaa. He auttavat sinua myös haasteissa, kuten mobiilin ja pilvipalvelun integroinnissa.
3. Kehitä IT-osaston ajankäyttöä
   Tiesitkö, että jopa 40-60 % kaikista helpdesk-puheluista liittyy tulostukseen? Tämä tarkoittaa, että IT-osastosi käyttää puolet ajastaan mm. vianetsintään ja ärtyneiden ihmisten kanssa kommunikointiin. Toimiva hallittujen tulostuspalveluiden ohjelma varmistaa, että sinulla on käytössäsi oikeat työkalut, jotka minimoivat tulostukseen liittyvien asioiden selvittämiseen kuluvan ajan. Tällöin aikaa jää enemmän tärkeämpiin asioihin.

Voimme auttaa sinua ratkaisemaan ainakin yhden kolmesta haasteesta. Lataa Xeroxin opas Anatomy of An Intelligent Print Environment ja saat selville, kuinka saat hoidettua tulostusympäristönhallinnan oikein omassa organisaatiossasi. Tämä opas sukeltaa syvälle kolmeen tärkeimpään hyötyyn, mitkä tulee huomioida tulostusympäristön suunnittelussa. Lataa se jo tänään.