Digiaikaan siirtyminen on luontevaa tulostuksenhallintapalvelun avulla

Viime viikolla kerroimme, että asiantuntijoiden mukaan tulostuksenhallintapalveluiden markkinat ovat kypsät. Suurin osa asiakkaista ymmärtää jo laiteoptimoinnin ja laitekannan hallinnan kaltaisten palveluiden arvon, mutta huonommin ymmärretään tulostuksenhallintapalveluiden arvo astinlautana digiaikaan. Alla olemme listanneet seuraavat seitsemän tapaa, joilla tulostuksenhallintapalvelut tuottavat asiakkaillemme peruspalvelutason ylittävää arvoa heidän siirtyessään digiaikaan.

1. Liiketoimintaa kokonaisuutena katsova ratkaisu avaa ovet kattavalle, mutta holistiselle digitalisaatiolle

Siinä missä tyypillinen tulostuksenhallintapalveluiden käyttö käsittää ainoastaan toimiston tulostuksen, seuraavan sukupolven palveluntarjoaja voi viedä digitalisaation myös monille muille liiketoimintaprosessien osa-alueille, joissa syntyy ja käsitellään asiakirjoja. Seuraavan sukupolven tulostuspalveluntuottajat tarjoavat digitalisaatioratkaisun, joka kattaa paitsi toimiston tuottavuuden niin myös liiketoimintaprosessien kehityksen.

2. Tulostuksenhallintapalvelu pitää laitekannan liiketoiminnan todellisten tarpeiden mukaisena

Kun liiketoimintasi digitaalisuus ja automaatio lisääntyy, tulostustarpeesi saattavat pienentyä. Tulostuksenhallintapalvelut pienentävät laitekantaasi ja valmistavat sinua seuraavan sukupolven asiakirjatarpeisiin. Palveluntarjoajasi optimoi laitekantasi kokoa jatkuvasti, joten et ole vuosia kestävässä vuokrauskierteessä juuri, kun olisit valmis aloittamaan sisältöjesi digitoinnin ja vähentämään tulostamista. Tulostuspalveluntarjoajasi suunnittelee huolellisesti, mitä laitteita säilytetään, ja huolehtii sopimuksesi joustavuudesta.

3. Tulostuspalveluntarjoajat tuottavat asiakirjojen ja työtavan analyysipalveluita digitaalisten päätösten pohjaksi

Tulostuksenhallintapalvelu tarjoaa kattavasti tietoa mahdollisuuksista parantaa perinteistä tulostuksenhallinnan tilaa ja tuo esille mahdollisia eteenpäin vieviä asiakirjahallinnan innovaatioita. Näin siirtymisesi digiaikaan perustuu todellisuuteen, ei intuitioon.

4. Turvallisuus on ykkösasia

Kuten tulosteiden kohdalla, digitaalinen työtapa vaatii ratkaisuja asiakirjojen suojaamiseen, jakamiseen ja lukemiseen sekä organisaatiosi sisällä että sen ulkopuolella. Nämä vaatimukset ovat jo nyt osa tulostuksenhallintapalveluiden arvo-ominaisuuksia ja säilyvät, kun palvelu yhdistää laitetason turvallisuuden ja siirtymisen digitaaliseen työtapaan. Esimerkiksi yksi tulostuksenhallinnan yleinen turvallisuusmenetelmä on, että käyttäjät tunnistetaan heidän tutkiessaan tietoja jollakin laitteella. Palveluntarjoajasi on alusta asti huolehtinut asiakirjaturvallisuuden kaikista näkökohdista ja jatkaa samaa linjaa digiaikaan siirtymisesi edetessä. Asiakirja- ja tietoturvallisuus on integroitu jokaiseen vaiheeseen. Voit luottaa siihen, että tulostuspalvelukumppanisi suojaa liiketoimintaasi koskevat tiedot, kun automaation ja digitaalisten työkalujen määrä organisaatiossasi lisääntyy.

5. Saat tietoa tulostuksenhallintalähtöisten innovaatioiden ja digitalisaation vertailuarvoista

Yritykset joutuvat epäedulliseen asemaan, jos ne eivät tiedä, miten niiden liiketoiminnan prosessit vertautuvat muihin saman alan yrityksiin. Seuraavan sukupolven tulostuspalveluntarjoajat ovat ainutlaatuisessa asemassa, sillä he pystyvät antamaan asiakkailleen tietoa tulostuksenhallinta lähtöisten innovaatioiden ja digitalisaation vertailuarvoista. He pystyvät luomaan toimivan suunnitelman teknologioiden ja parhaiden käytänteiden parantamiseksi, jolloin yrityksesi pystyy kilpailemaan markkinoilla tehokkaammin.

6. Tulostuspalvelukumppanisi arvioi jatkuvasti nykyistä tilaasi ja edistää aktiivisesti jatkuvaa kehitystä ja innovaatioita

Seuraavan sukupolven tulostuspalveluntarjoajat tuottavat yrityksille muutosarvoa innovaatioiden kautta. Neljännesvuosikatsaus tekee tästä toistuvan ja tietopohjaisen prosessin. Järjestääkö palveluntarjoajasi tapaamiset aktiivisesti ja tarjoaako tuoreita ajatuksia tietoon ja juuri sinun yrityksesi tilanteen pohjalta?

7. Tulostuspalvelukumppanisi ei ole ensimmäistä kertaa asialla ja pystyy toimimaan oppaanasi

Digitalisaatio on uusi alue, mutta meidän kaikkien täytyy päästä sinne tavalla tai toisella. Kun aloitat matkasi, on tärkeää, että sinulla on opas. Seuraavan sukupolven tulostuspalvelukumppaneiden tavoitteena on ohjata sinua innovaatioiden rikastaman tiekartan läpi digitaaliseen työpaikkaan, joka on juuri sopiva sinun organisaatiollesi.

Me ymmärrämme digitaalisia työskentelytapoja ja tiedämme, miten tulostuksenhallintapalveluista saadaan muokattua innovaatioalusta. Jaamme vision digitaalisesti toimivasta työpaikasta ja työvoimasta. Vaikka jokaisen yrityksen siirtyminen digiaikaan on eri vaiheessa, voimme auttaa juuri sinun yritystäsi pääsemään siitä, missä se on nyt, sinne, missä haluatte sen olevan.

Lisää aiheesta voit lukea e-kirjastamme Miksi tulostuksen analysointi on avain menestykseen.  Sen avulla selviää, miksi liiketoimintaprosessien kehitys, joissa on asiakirjoja kannattaa aloittaa tulostuksen analysoinnista sekä kolme askelta sen toteuttamiseksi.