Tulostuksenhallinta

 

Kuinka mittaat palveluntarjonnan tasoa? Hyvä palvelumalli tuo sijoitukselle tuottoa useammalla tavalla kuin tulee ajatelleeksi. Kun seuraavan kerran keskustelet tulostuksenhallintapalveluntarjoajasi kanssa heidän palvelutiiminsä tämän hetkisestä arvosta, käytä joitakin näistä tasomittareista. Parhaat palveluntarjoajat tietävät täsmälleen, mitä tarkoitat, ja osaavat selittää, kuinka he tuottavat tätä arvoa.


Mihin tulostuksenhallintapalveluntarjoajasi tuo lisäarvoa?
Tässä on 20 tapaa, joilla hyvä palvelutiimi tuo lisäarvoa ulkoistettuun tulostuksenhallintaan. Kysy palveluntarjoajaltasi, miten he pärjäävät näillä palvelutasomittareilla:

  1. Arvioinnit – Selvitä määrällinen tilannekuva nykytilanteesta, mukaan lukien loppukäyttäjien tarpeet, asiakirjaintensiiviset liiketoimintaprosessit, laitteet (alihankkijan ja muiden) ja paikat. Arviointien täytyy olla tarkkoja, laaja-alaisia ja johdonmukaisia.
  2. Siirtymien ja muutosten hallinta – Jos siirtymä ei suju hyvin, sinulla on ongelma. Yksityiskohtaisten, vaiheittaisten siirtymäsuunnitelmien tulee sisältää perustelut muutoksille, niiden aikataulut sekä säännöllinen viestintä kaikkien toimipaikkojen välillä.
  3. Integraation helppous – Kukaan ei halua häiritä olemassa olevia järjestelmiä ottaessaan käyttöön palveluja ja ratkaisuja. Hyvä palvelutiimi hoitaa integraation sujuvasti ja kivuttomasti.
  4. Päivittäisen palveluntarjonnan taso – Tämä on perusvaatimuksia, mutta älä oleta, että kaikki alihankkijat olisivat yhdenvertaisia.
  5. Ajantasaisuus – Tämä ei liity ainoastaan palvelun nopeuteen, vaan myös liiketoiminnan sykleihin ja mahdollisiin kausittaisiin vaihteluihin. Oikea palveluntarjoaja tietää, miten hoitaa asiat tulematta yrityksesi tielle.
  6. Ymmärrys yrityksesi tavoitteista ja alasta – Mitä paremmin palvelutiimi ymmärtää yritystäsi, sitä paremmin he voivat esittää suosituksia sen parantamiseksi.
  7. Infrastruktuuri – Onko palveluntarjoajallasi valmiina ennakoivan valvonnan infrastruktuuri mahdollisten ongelmien välttämiseksi? Perustuuko se tunnustettuihin tietotekniikkastandardeihin?
  8. Vähemmän paperia ja printtejä – Paperittomaan toimistoon on vielä pitkä matka, mutta paperin määrää voi silti vähentää huomattavasti. Palveluntarjonnan ammattilaiset auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi ja ehkä jopa ylittämään ne.
  9. Enemmän työntekijöitä laitetta kohden – Yksi ihanteellisesti toimivan ryhmän mittareista on järkevä määrä käyttäjiä yhtä laitetta kohti. Tähän pisteeseen pääseminen on palveluntarjonnan alkeita.
  10. Tyytyväisemmät työntekijät – Kun työntekijöiden ei tarvitse sietää laitteiden häiriöaikaa ja työnkulkujen viivästyksiä, he ovat tyytyväisempiä työympäristöönsä.
  11. Vähemmän kuormitusta tietotekniikalle – Kun ulkoistat asiakirjojen käsittelyn, tietotekniikkatiimeillä on enemmän aikaa innovointiin ja ydinliiketoimintasi hoitoon.
  12. Automatisoidut prosessit – Kun palvelutiimi käyttää automaatiota sopimuksesi hoidossa, he tietävät, miten käyttää teknologiaa ajan säästämiseen, tarkkuuden lisäämiseen, tiedonkeruun laajentamiseen ja tuottavuuden lisäämiseen.
  13. Kustannussäästöt ja tehokkuus – Tämä on edelleen tärkein tekijä useimmissa ulkoistussopimuksissa. Kuinka hyvin palveluntarjoaja pitää tämän lupauksen? Etsivätkö he jatkuvasti uusia tapoja säästää?
  14. Päämäärän suunnittelu – Etsi palveluntarjoaja, joka suunnittelee ja pitää yllä jatkuvaa innovaatiotiekarttaa, joka ohjaa tietoista laajentamista perustuen jatkuvaan yrityksesi tarpeiden arviointiin. Älä myöskään unohda sitä tukevaa teknologiaa.
  15. Jatkuva kehitys – Etsi palveluntarjoaja, jolla on pitkäjänteinen katsantokanta ja joka tarjoaa innovaatiotiekartan tulostusinfrastruktuuriin ja asiakirjatyönkulkuihin.
  16. Luotettava, kattava yhteistyö ja viestintä – Hyvä palveluntarjoaja rakentaa yritykseesi läheisen suhteen ja viestii ja tekee yhteistyötä innokkaasti ja ennakoivasti.
  17. Työntekijöiden tuottavuuden parantaminen – Koska palvelutiimi on säännöllisesti paikalla yrityksessäsi, he näkevät, kuinka työntekijät ja prosessit toimivat, ja voivat suositella tapoja saada niistä tuottavampia.
  18. Tiedon ja asiakirjojen parempi turvallisuus – Turvallisuus on tärkeimpiä asioita useimmille yrityksille ja niiden tietotekniikkaosastoille. Ulkoistettujen dokumentointipalvelujen tarjoajien pitäisi esittää tapoja, joilla tietosi säilyvät takuulla turvassa.
  19. Pienemmät riskit ja parempi ohjeidenmukaisuus – Kun asiakirjatyönkulku automatisoidaan ja digitalisoidaan, on helpompaa noudattaa ohjeidenmukaisuusvaatimuksia ja välttää asiakirjaongelmiin liittyviä riskejä.
  20. Ympäristötavoitteiden saavuttaminen – Paperin ja jätteen vähentämisestä käyttäjien käyttäytymisen muokkaamiseen – palveluntarjoaja voi esittää toteuttamiskelpoisia parannuksia ympäristön säästämiseksi.

Jokainen sopimus tulostuksenhallintapalvelusta sisältää palvelua, mutta kaikki palveluntarjoajat eivät ole samanlaisia. Kiinnitä huomiota näihin asioihin varmistaaksesi, että valitset palveluntarjoajan, joka tuo yrityksellesi todellista arvoa.

 

Lisää aiheesta voit lukea oppaastamme Onnistunut palveluntoimittajan valinta.  Sen avulla voit selvittää, miten olet onnistunut oman IT-palveluntoimittajasi valinnassa.


 Lataa opas nyt

 

 

Kaj Seeste

Kirjoittaja Kaj Seeste

Document Housen markkinointijohtaja, jolla on aktiivinen ote myyntityöhön.