Tukitoimintoja ulkoistamalla lisää tehoja

Jokin aika sitten sain tilaisuuden keskustella erään asiakkaamme kanssa, joka oli pohtinut palautteen antamisen tärkeyttä. Hän kiteytti hyvin, että vain avoimen palautteen antaminen puolin ja toisin kehittää yhteistyötä. Silloin molemmilla osapuolilla on parhaimmat mahdolliset eväät kehittää omaa toimintaansa siten, että se palvelee myös toista parhaiten.

Tässä tapauksessa puhuimme tietysti tulostuspalveluiden toimittajan ja –ostajan yhteistyöstä. Yhtälailla samat lainalaisuudet pätevät muihinkin palveluntuottajiin ja –ostajiin.

Usein pääoman vapauttaminen juuri esimerkiksi koneista, laitteista tai kiinteistöistä on syy siihen, että yritys ulkoistaa jonkin palvelun palveluntuottajalle. Silti yrityksellä on oltava valmiudet palveluntuottajan kehittämiseen, jotta laatu vähintäänkin säilyy. Mieluummin sen toki soisi parantuvan!

Seuraavaksi pohdin, millaisilla keinoilla yritys voi varmistaa toimivan ja koko ajan kehittyvän yhteistyön palveluntoimittajansa kanssa. Näkökulmana on se, että hankintaprosessi ei ole päättynyt sopimuksen allekirjoitukseen. Osa onnistunutta hankintaa on toimittajan ohjaaminen sopimuskauden aikana.

Toimittajien hallinta

Sekä palvelunostajaa että –toimittajaa hyödyttää, jos yhteisistä pelisäännöistä sovitaan ennen hankintaa. Sopimuskauden aikana on kuitenkin tarpeen ajoittain tarkastaa, miten pelikentällä on toimittu ja onko jotain tarpeen muuttaa.

Parhaiten varmistat tämän dokumentoimalla yhdessä palveluntoimittajan kanssa

• mitä tarvitset
• mitä odotat palveluntoimittajalta
• miten onnistumista mitataan
• miten epäonnistumisesta sanktioidaan
• miten ongelman ratkaistaan

Sopimuskauden aikana sinun on helppo verrata toteumaa näihin. Tästä saat myös hyvät työkalut palautteen keräämiselle ja antamiselle. Se taas ruokkii jatkuvaa kehitystä ja näin muodostuu positiivinen onnistumisen kierre.

Toimittajan ohjaamisessa ja kehittämisessä kriittistä on juuri se, että toimittajalle kerrotaan täsmällisesti, mitä siltä odotetaan nyt ja tulevaisuudessa. Tämän toteavat Kari Iloranta ja Hanna Pajunen-Muhonen kirjassaan Hankintojen johtaminen.

Kuten ihmissuhteissa, myös toimittajasuhteissa luottamus on tärkeää. Ilman sitä jatkoa yhteistyölle ei ole luvassa. Luottamuksellisessa palveluntoimittaja-ostaja –suhteessa kummatkin osapuolet voivat luottaa siihen, että yhdessä mennään kohti samansuuntaisia tavoitteita.

Ulkoistaminen ei ole uhka

Palvelun tai toiminnon ulkoistaminen kuulostaa edelleen monen korvaan uhkaavalta. Itse näen tämän niin, että se on mahdollisuus organisaatiolle keskityttyä paremmin siihen, missä se on erityinen. Ulkoistamalla tukitoimintoja organisaatio voi panostaa enemmän siihen osa-alueeseen, jossa se todella tekee bisnestä.

Tässä on myös psykologinen pointti: mitä kapeampaan sektoriin keskittyy, sen paremmin sen voi hallita. Näin asiantuntijuus syvenee ja koko organisaatio hyötyy tästä osaamisen kasvusta. Se taas näkyy asiakkaille esimerkiksi laadukkaampana palveluna tai nopeampina tuotanto- ja toimitusaikoina.

Tulostusympäristön hallinnan ulkoistamisella on mahdollista saada nopeasti tehoa bisnekseen, etenkin jos palveluntoimittaja on fiksusti valittu. Tarkista oppaamme avulla, miten olet onnistunut oman IT-palveluntoimittajasi valinnassa.