Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?
Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...
Moikka,
Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.
Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.
Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi.
ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.
Termi on vasta teini-iässä, syntynyt v. 2000 ja silloin sillä tarkoitettiin juuri IT-palveluntarjoajia. Toimittajien hallinta on kuitenkin välttämätöntä kaikessa bisneksessä toimialaan katsomatta.
Mitä paremmin hallitset omat toimittajasuhteesi, sitä paremmin pystyt keskittymään omaan core-bisnekseesi.
Toimittajasuhteiden hallinta (engl. vendor management) on prosessi, jonka tarkoitus on tehdä yhteistyöstä tuottavaa sekä palveluntuottajalle että –ostajalle. Toimivan suhteen tulisi hyödyttää tasapuolisesti kumpaakin osapuolta.
Ota ainakin nämä huomioon omien toimittajiesi hallinnassa:
Jos perinteisestä palveluntuottaja- ja ostaja-mallista siirrytään kohti tasavertaista kumppanuusasetel-maa, yhteistyön summa on enemmän kuin pelkästään osiensa summa. Nostamalla palveluntuottajasi vertaiseksesi saat useimmiten esimerkiksi henkilökohtaisempaa ja laadukkaampaa palvelua. Tämä pe-rustuu siihen, että silloin teillä kummallakin on yhteiset tavoitteet, joiden eteen kannattaa ponnistella yhdessä määrämuotoisesti.
Tavoitteet kannattaa määritellä mahdollisimman konkreettisiksi ja samalla päättää myös mittarit, joilla tavoitteisiin pääsyä seurataan. Samassa yhteydessä on järkevää kysyä omilta kumppaneilta, miten he aikovat tukea sinua näiden tavoitteisen saavuttamisessa. Avoimella keskustelulla ja aktiivisella yhtey-denpidolla koko kumppanuussuhteen ajan pidät huolen siitä, että kumppanisi edistää liiketoimintaasi jatkuvasti.
Kumppanuudesta huolimatta, ole valmis ajoittain kilpailuttamaan palveluntarjoajia. Näin pysyt itse objek-tiivisesti kartalla markkinatarjonnasta ja hinnoittelusta. Muista kuitenkin pitkäjänteisyys ja yhteistyön kehit-täminen – usein nopeiden säästöjen tavoittelu kostautuu myöhemmin.
Jos otat nämä asiat huomioon omien kumppaneidesi kanssa, lapsenkengät toimittajasuhteiden hallinnassa voi jättää eteiseen. Sinulle jää enemmän aikaa keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi ja lisäksi olet saanut pal-veluntuottajistasi arvokkaita kumppaneita, jotka ovat valmiita kehittämään juuri sinun yrityksesi prosesseja.
Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...
Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...
Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...