”Mapit tuovat toimistoon tunnelmaa. Arkistomapeista on nopea etsiä tietoa. Selaan mappejani päivittäin.” Monenko lauseen kohdalla nyökyttelit? Todellisuudessa tuskin edes ajattelet toimistonne mappeja kovin usein. Ne vain ovat olemassa, tavan vuoksi, tilaa viemässä ja pölyä keräämässä.

Paperiarkistojen digitointia olisi hyvä harkita:

    1. Mappien säilöminen ei ole ilmaista
      Jokainen mappikaappi ja arkistohylly vievät neliöitä toimistosta tai varastosta. Laajojen paperiarkistojen ylläpito vaatii kymmeniä ellei satoja neliömetrejä tilaa. Rahaa säästyisi, jos toimistotilaa vapautuisi hyödyllisempään käyttöön tai jos paperiarkiston tilavuokran maksamisen voisi kokonaan lopettaa.

    2. Paperiarkistoissa tieto on hankalasti löydettävissä
      Tietokoneelta dokumentti löytyy sekunneissa, paperisesta arkistosta tiedon hakemiseen voi kulua tunteja. Toimistotyöläiseltä kuluukin eri tutkimuksien mukaan pahimmillaan jopa päivä työviikosta tietojen etsimiseen ja käsittelyyn. Skannaamalla dokumentit sähköiseen muotoon säästät tiedon hakuun käytettyä aikaa.

    3. Jos tieto on paperin sijaan digitoituna, kaikki pääsevät siihen käsiksi
      Tehokkuus kärsii, jos tieto ei ole kaikkien saatavilla. Mappiin tai arkistoon ei pääse käsiksi toisessa toimipisteessä oleva kollegasi etkä sinä etätyöpäiväsi aikana. Jos paperi olisi skannattu tiedostoksi, kaikilla sitä tarvitsevilla työntekijöillä olisi siihen pääsy missä ja milloin vain.

    4. Paperiarkiston digitointi maksaa itsensä takaisin

Paperisten arkistojen muuttaminen sähköiseen muotoon on kertakustannus. Paperiarkiston digitointi maksaa itsensä takaisin, kun juoksevat toimitilakustannukset vähenevät. Dokumenttien skannauksen jälkeen prosessit tehostuvat, mikä puolestaan vapauttaa työaikaa ydintoimintoihin.

Digitoimalla paperiset arkistosi säästät sekä tilakustannuksissa että työajassa ja saat hyödynnettyä arkistojesi tietoja paremmin. Katso webinaaritallenteestamme, kuinka voit helposti skannata paperiarkistosi digitaalisiksi.

Katso webinaari

 

Tuuli Krekelä

Kirjoittaja Tuuli Krekelä

Document Housen sisältömarkkinoija, joka innostuu teknologiasta, viestinnästä ja uusien asioiden oppimisesta.