Jokaisessa organisaatiossa on prosesseja, joissa liikutellaan dokumentteja / asiakirjoja. Valtaosalla on käytössään dokumentinhallintajärjestelmä, tai ainakin jokin ohjeistettu tallennuspaikka liiketoiminnan asiakirjoille.

Dokumenttien ja arkistojen digitointi on suositeltavaa, tietoturvallista ja kustannustehokasta. Tiedon käytettävyys paranee ja haku arkistoista nopeutuu. Tietoa digitoitaessa löytyy usein myös ne kadonneet asiakirjat, jotka digitoinnin jälkeen ovat taas luettavissa ja hyödynnettävissä. 

Viimeisen kymmenen vuoden aikana teknologinen kehitys on ollut nopeampaa kuin koskaan aiemmin. Vauhti ei ole hidastumaan päin. Se ei ole uutta kenellekään. Teknologiat on otettu onnistuneesti käyttöön työyhteisöissä, koska niiden on oikeasti huomattu helpottavan työskentelyä.