Jokaisessa organisaatiossa on prosesseja, joissa liikutellaan dokumentteja / asiakirjoja. Valtaosalla on käytössään dokumentinhallintajärjestelmä, tai ainakin jokin ohjeistettu tallennuspaikka liiketoiminnan asiakirjoille.

Kuitenkin aina löytyy niitä "yksinäisiä susia", jotka käyttävät esim. sopimuksen pohjaksi toiselle asiakkaalle tehtyä sopimusta ja tallentavat vielä mahdollisesti tuon sopimuksen omalle kovalevylleen, tai henkilökohtaiseen One Driveen / Google Driveen.

Näin tapahtuu siksi, ettei viimeisintä ajantasaisinta pohjaa löydä, eikä sovittu tallennusohjekaan ole juuri nyt käden ulottuvilla.

Mitä tästä seuraa?

  • EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) tulee rikottua, kun uuden sopimuksen mukana kulkeutuu metatiedoissa toisen asiakkaan tietoja.
  • Jos sopimusehtoja on muutettu pohjaksi käytetyn sopimuksen teon jälkeen, menee uusi sopimus vanhoilla ehdoilla, ja tässä voi olla joko pieni tai suuri taloudellinen uhka.
  • Mikäli brändi, logo tai dokumenttipohja on muuttunut, kärsii laatu ja ilme jos pohjaksi käytetään ns. vanhalla pohjalla olevaa sopimusta.
  • Kun asiakas haluaa palata sopimusehtoihin myöhemmin, ei sopimusta välttämättä löydy. Sopimuksen tehnyt henkilö on voinut vaihtaa työpaikkaa, tai hän ei itsekään muista mihin sen on tallentanut.
  • Sopimukset ovat vaan yksi esimerkki, kyseinen dokumentti / asiakirja voi olla mikä tahansa muu tärkeä dokumentaatio, jonka sisältö ja laatu kärsii.

Erot suoritustasoissa on toinen iso pähkinä purtavaksi

Lähes kaikissa organisaatioissa, varsinkin asiakastyössä on niitä yksilöitä, jotka suoriutuvat erinomaisesti, mutta on myös niitä, joiden suoritustaso ei ole niinkään vielä huipussaan.

Yhtenä asiana tässä nousee pintaan se, mitä asiakkaille viestitään ja kuinka selkeästi asia esitetään. Huippusuoriutuja voi käyttää täysin eri viestiä ja sisältöä kuin uusi, ei vielä niin hyvin suoriutuva henkilö.

Ne organisaatiot joilla on käytössään Kameleon, liiketoiminnan asiakirjat (sopimukset, tarjoukset, pöytäkirjat ym.) ovat tasalaatuisia ja ajantasaisia, eikä näitä eroja pääse syntymään. Me puhumme yhtenäisistä asiakirjoista ja sillä tarkoitamme parhaisiin käytänteisiin pohjautuvia, laadullistettuja sisältöjä, joihin kaikilla on pääsy.

Lisäksi yllä kuvatut uhkakuvat hälvenevät, koska jokainen aloitettu dokumentti / asiakirja on aina puhdas, eli mitään muiden asiakkaiden tietoja ei kulkeudu asiakirjojen mukana.

Johdon näkövinkkelistä tämä tarkoittaa laadukkaampaa, tietoturvallisempaa, johdonmukaisempaa ja ajantasaisempaa sisältöä asiakkaille. Tämä taas tehostaa ja laadullistaa oman yhteisön toimintaa.

Miten tehokkuus ja tuottavuus optimoidaan?

Me esitämme yleensä kolme kysymystä asiakkaillemme;

  1. Luodaanko teillä paljon dokumentteja/asiakirjoja, joita esitetään tai lähetetään asiakkaille?
  2. Pitäisikö niiden sisältö ja ilme olla aina ammattimaista ja tasalaatuista?
  3. Onko joskus käynyt niin, ettei tehtyjä dokumentteja/asiakirjoja löydy jälkeenpäin?

Näiden kysymysten pohjalta saamme yhteisen käsityksen siitä missä voimme olla avuksi, jos voimme olla avuksi sisällön- ja tiedon hallitsemisessa.

Usein lähdetään liikeelle yhdestä prosessista. Se on helpoin tapa saada yksi tärkeä osa-alue nopeasti kuntoon. 1-2 viikon kuluttua kaikilla on Officessa parhaat sisällöt hyödynnettävissä, ja tarpeen mukaan valmiit metatietofiltterit* ja ohjattu tallennus asiakkaan omaan haluttuun kohteeseen. Kun yksi prosessi on tehty tuottavaksi ja tehokkaaksi, on helppo laajentaa toimintatapa myös muihin osa-alueisiin.

Ajantasaisen tiedon löytäminen ja hyödyntäminen on merkittävä tekijä organisaation tehokkuuteen ja tuottavuuteen.

Kameleonista voit lukea lisää verkkosivuiltamme. Alla oleva esittelyvideo löytyy myös kokonaisuudessaan sivulta.

Kameleon 365

*Metatietofiltterit ovat dokumenttien taustalle lisättäviä, toimintokohtaisia valmiita kokoelmia, jotka ohjaavat dokumentaation nimeämistä ja tiedon suodatettavuutta, eli löydettävyyttä.

Varaa vartti kalenteristamme, niin jutellaan kahvikupin ääressä lisää aiheesta.

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.