2 minuuttia

Miten asiakirjojen laatu vaikuttaa tehokkuuteen ja tuottavuuteen?

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 5. elokuuta 2021 klo 13.20.45

Jokaisessa organisaatiossa on prosesseja, joissa liikutellaan dokumentteja / asiakirjoja. Valtaosalla on käytössään dokumentinhallintajärjestelmä, tai ainakin jokin ohjeistettu tallennuspaikka liiketoiminnan asiakirjoille.

Aiheet: prosessien tehostaminen tuottavuus metatiedot tehokkuus tiedon löydettävyys
2 minuuttia

Prosessien tehostaminen ja työn tuottavuus

Kirjoittaja Tommi Kiukkonen pvm 26. tammikuuta 2021 klo 13.59.10

Jokainen organisaatio haluaa olla tuottava, tavalla tai toisella. Mittareita löytyy pilvin pimein, joilla tuottavuutta mitataan, mutta miten usein tuottavuutta kehitetään henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta?

Aiheet: prosessien tehostaminen tuottavuus tulostamisen vähentäminen metatiedot työnkulut työn tehostaminen kameleon dokumentinhallinta
2 minuuttia

Miten tieto tehdään löydettäväksi

Kirjoittaja Elina Rastas pvm 30. lokakuuta 2020 klo 10.05.50

Viime aikoina tiedon löytymisen tärkeys on korostunut huomattavasti. Etätyö on monessa organisaatiossa tullut jäädäkseen, johtaminen ei enää ole läsnä tapahtuvaa sparrausta ja tukemista, eikä uusien perehdyttäminenkään enää ole entisten tapojen mukaista. Kaiken tämän lisäksi yksi iso keskustelua herättävä osa-alue on tietoturva. 

Aiheet: documentinhallinta metatiedot tiedonhallinta kameleon tiedon löydettävyys
2 minuuttia

Metatieto versus kansiorakenne

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 5. kesäkuuta 2020 klo 9.07.40

Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja suunnitelmien mukaisesti. Usein kuitenkin asiakirjat tallennetaan sovitulla kansiorakenteella, ilman täydentäviä metatietoja. Usein asiakirjat tallennetaan omien työtapojen mukaan, kun ohjeistuksia ei muisteta tai niitä ei ole.

Aiheet: asiakirjahallinta työnkulku metatiedot työnkulut metatieto kameleon
3 minuuttia

metatiedot kiinnostaa - ja syystäkin

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 7. toukokuuta 2020 klo 15.47.14

Sekä myyntitiimien keräämien asiakkaiden kommenttien pohjalta, että Googlen analytiikan mukaan, eniten meiltä kysytään ja meiltä googlataan metatiedoista ja metatietojen hyödyntämisestä ja metatiedotuksen automatisoimisesta. Käytännössä siis tiedonhallinta halutaan kuntoon, sekä tiedon löydettävyys. Koska teemme päivittäin töitä yhteisten tietomallien ja metatietomallien luomisessa asiakkaillemme, lienee reilua avata tätä keskustelua vähän laajemminkin.

Aiheet: metatiedot tiedonhallinta gdpr dokumentinhallintajärjestelmä ohjaa tekemistä
1 minuuttia

Kun tiedostoja säilytetään omassa sähköpostissa

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 17. tammikuuta 2020 klo 11.29.09

 

Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?

Aiheet: metatiedot työn tehostaminen tiedonhallinta sähköpostiongelma
2 minuuttia

Tunnistatko nämä kuusi väitettä tiedonhallinnan sudenkuopista?

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 2. marraskuuta 2018 klo 9.32.27

Näennäisesti moderni työympäristö ei vielä takaa, että työt sujuisivat ripeästi. Kokosimme kuusi kohtaa, joita jokaisen prosessien tehostamista miettivän olisi hyvä pysähtyä miettimään.

Aiheet: metatiedot metatieto eroon papereista ohjaa tekemistä tietojohtaminen asiakirja-anarkia
2 minuuttia

Fiksu tiedonhallinta tuo helpotusta työntekoon

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 8. maaliskuuta 2018 klo 13.30.05

Mitä mielikuvia uuden tiedon- tai asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto herättää: Pitkittynyt prosessi ja puolitiehen jääneet saavutukset vai sutjakasti maaliin ohjattu projekti, jossa parannukset näkyvät heti arjessa?

Aiheet: metatiedot metatieto dokumentinhallintajärjestelmä tiedonhallintajärjestelmä