Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja suunnitelmien mukaisesti. Usein kuitenkin asiakirjat tallennetaan sovitulla kansiorakenteella, ilman täydentäviä metatietoja. Usein asiakirjat tallennetaan omien työtapojen mukaan, kun ohjeistuksia ei muisteta tai niitä ei ole.

Joskus ratkaisu olisi lähempänä kuin arvaakaan, mutta silti meillä tehtiin manuaalista copy/paste-työtä pitkään, ennen kuin eräs asiantuntijamme esitti simppelin ratkaisun meille omaan käyttöön.

Dokumenttien ja arkistojen digitointi on suositeltavaa, tietoturvallista ja kustannustehokasta. Tiedon käytettävyys paranee ja haku arkistoista nopeutuu. Tietoa digitoitaessa löytyy usein myös ne kadonneet asiakirjat, jotka digitoinnin jälkeen ovat taas luettavissa ja hyödynnettävissä. 

Fiksusti ja tuottavasti toimiva organisaatio keskittyy omaan liiketoimintaansa. Sama pätee työntekijöihin: Jos ihminen saa keskittyä omaan työhönsä, on todennäköistä, että työ sujuu laadukkaasti. Ollaan ammattilaisia ja annetaan ammattilaisten automatisoida ne prosessit, jotka eivät kuulu omiin ydinliiketoiminnan prosesseihin tai niiden tehostamiseen.

Asiakkaillamme on usein investoitu esim. Office 365:een ja SharePoint olisi käytössä, jos sitä käytettäisiin. Olemme jo kauan sitten nähneet, etteivät ohjeistukset ja ohjeistuksen ohjeistukset toimi. Se mitä haluamme tarjota jo tehdyn investoinnin takaisinmaksun toteuttamiseksi, on ohjattu tallennus.  Tähän liittyy paljon muutakin, mutta tämä yksi asia on jo pelkästään mainitsemisen arvoinen.

Roolivaihdokset ja ihmisten vaihtuvuus on luonnollinen osa minkä tahansa organisaation arkea. Silti prosessit harvoin tukevat tätä kovinkaan hyvin.

Näennäisesti moderni työympäristö ei vielä takaa, että työt sujuisivat ripeästi. Kokosimme kuusi kohtaa, joita jokaisen prosessien tehostamista miettivän olisi hyvä pysähtyä miettimään.

Liiketoimintamallien ja teknologian kehittyessä tietojohtamisen peruskysymykset saavat erilaisia sävyjä ja uusia vastauksia. Verkostomaiset liiketoimintamallit muuttavat asetelmaa yksinkertaisesta optimointitehtävästä vuoropuheluksi, jossa etsitään ratkaisuja hyötyjen oikeudenmukaiseksi jakamiseksi.