Dokumenttien ja arkistojen digitointi on suositeltavaa, tietoturvallista ja kustannustehokasta. Tiedon käytettävyys paranee ja haku arkistoista nopeutuu. Tietoa digitoitaessa löytyy usein myös ne kadonneet asiakirjat, jotka digitoinnin jälkeen ovat taas luettavissa ja hyödynnettävissä. 

Tiedonhallinnan ja asiakirjojen näkökulmasta kyse on analogisten tiedonhallinnan prosessien digitoinnista ja muuttamisesta sähköiseen muotoon. Usein tavoitteena on koko prosessin sähköistäminen niin, että siihen liittyvissä dokumenteissa oleva tieto ei enää kävisi ollenkaan paperilla. Mitä enemmän työtä tehdään etänä ja eri paikkakunnilla, sitä suurempi tarve tälle on.

Näin tieto kulkee sähköisessä muodossa järjestelmästä toiseen ja myös ihmiset pääsevät käsiksi siihen vaivattomasti. Tiedon seurattavuus paranee ja se liikkuu organisaatiossa nopeammin. Myös inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun tietoa ei enää siirrellä manuaalisesti paperilla paikasta toiseen. Näin on ainakin suunnittelupöydällä – käytännössä prosessien sähköistäminen ja tiedonhallinnan digitointi vaatii malttia ja valmistelua.

Tärkeimmät prosessit ensin

Se, mistä tiedonhallinnan ja dokumenttien sähköistämisessä kannattaa lähteä liikkeelle, riippuu paljon toimialasta. Hyötyä on yleensä parhaiten saatavilla liiketoiminnan ja asiakkaan kannalta suurinta arvoa omaavissa prosesseissa. Myös suuret volyymit, sekä aikaa vievä manuaalinen työ puoltavat prosessin digitointia.

Tällaisia kohtia löytyy monesti esimerkiksi asiakaspalvelun, myynnin ja logistiikan toiminnoista, joissa liikutetaan paljon informaatiota, aiemmin siis paperia. Myös henkilötietojen kuljettaminen läpi organisaation on monissa yrityksissä digitoitu. Julkiset instanssit niin ikään digitalisoivat ahkerasti prosessejaan ja vievät tietoa sähköiseen muotoon. Hyvä esimerkki informaation digitoinnista on kansallinen potilastietorekisteri.

Ahkerasta tiedonhallinnan sähköistämisestä ja dokumenttien digitoinnista huolimatta prosessit eivät aina kuitenkaan tehostu ja käyttäjät saattavat tuskastella sähköisten järjestelmien keskellä. Jossain kohtaa organisaatiossa palataan vanhoihin manuaalisiin rutiineihin, tai tietoa makaa yhä työntekijöiden sähköpostissa, samaan tapaan kuin ennen paperit seisoivat työpöydillä.

Kun prosessi ei tehostukaan

Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijältä kuluu keskimäärin kokonainen työpäivä viikossa pelkästään tiedon etsimiseen. Tiedonhallinnan digitointi voikin olla kivulias prosessi, jos sähköistämisessä itse käyttäjiä on kuunneltu heikosti ja sille ei löydy organisaatiosta vastuuhenkilöä. Lähtötilanteessa on tärkeää hahmottaa kokonaisuus ja määritellä tarkasti tavoitteet ja sekä se, miten tavoitteisiin päästään.

Sitoutuminen prosessien sähköistämiseen ja dokumenttienhallinnan digitointiin vaatii osallistumista ja osallistamista. Määrittelyyn tulee ottaa mukaan myös liiketoiminnan käytännön työn edustajia, jotka tietävät, mitä prosessin sähköistäminen päivittäisessä työssä merkitsee. Mikäli kaikkia prosessin osia ei ole pystytty määrittelemään ja ottamaan huomioon, käy helposti niin, että jalkauttamisvaiheessa ilmenee koko prosessin jumiuttavia ongelmia.

Usein dokumenttienhallinnan digitointiin lähdetään tilanteessa, jossa ei vielä ole edes tunnistettu kaikkia taklattavia haasteita ja tehokkuuteen liittyviä ongelmia. Ilmeisimmät syyt liittyvät vaikkapa dokumenttien ulkoasuun tai GDPR:n mukaisiin vaatimustenmukaisuuksiin liittyviin seikkoihin – esimerkiksi tarjouspyyntöjä ja tiedotteita laaditaan aina vain alusta lähtien, tai sitten kopioidaan jokin vanha dokumentti pohjaksi. 

Onnistuneen tiedonallinnan sähköistäminen

Lähtötilanteessa kannattaa kartoittaa, mitä paperisia asiakirjoja organisaatiossa liikkuu ja miksi, jotta ymmärretään mitä ollaan tekemässä. Tämän pohjalta voidaan lähteä arvioimaan, minkä dokumenttien ja prosessien sähköistäminen on ylipäänsä mahdollista, mihin dokumentit sähköisessä muodossa päätyvät ja mitä tietoa dokumenteista on tarkoitus hyödyntää. Yhteinen tietomalli auttaa sekä tiedonohjauksessa, että metatietojen määrittämisessä.

Onnistumisen kannalta on myös tärkeää, että digitoitavalle prosessille löytyy selkeä omistajuus organisaatiosta. Ilman vastuuhenkilöä ei asia etene ja rönsyää helposti yli laidan. Tiedonohjaussuunnitelma tehdään niin, että ohjattu tallennus sujuu halutusti ja vastuuhenkilöt tietävät miten ja minne tieto jatkossa tallentuu.

Projektin voi pilkkoa pienempiin osa-alueisiin ja aloittaa siitä, missä kipuilua juuri nyt on eniten. Sellainen voi olla helposti ja nopeasti digitoitava kohta prosessissa tai vaikkapa liiketoiminnan kannalta elintärkeä ja kriittinen tehostamisen paikka. Esimerkiksi sähköpostin liitetiedostot voivat olla projektiliiketoiminnassa tärkeitä dokumentteja, joihin koko tiimin pitäisi päästä käsiksi.

Digitointiin kannattaa lähteä maltilla. Liian laajoissa digitointihankkeissa, joissa pyritään ratkaisemaan kaikki maailman ongelmat kerralla, on vaarana, etteivät ne lopulta valmistu koskaan ja haettua tehokkuushyötyä ei saadakaan. Neuvoa ja näkemystä kannattaa hakea paitsi oman talon sisältä, myös talon ulkopuolelta, asiantuntijoilta ja toisilta digitalisaatiohankkeita läpivieneiltä yrityksiltä ja yhteistyökumppaneilta.

Mutta kun digitointiin on lähdetty, voikin seuraavaksi miettiä kuinka suuri hyöty olisi ottaa mukaan myös sähköiset allekirjoitukset? Se on oma lukunsa, mutta luonnollinen jatkumo liiketoimintaprosessien tehostamisessa.

Meidän viestimme on siis, että liiketoimintaa tulee kehittää ja tehostaa, mutta ei missään nimessä kaikkea kerralla, eikä ilman malttia ja osaavaa kumppania, jonka projektinjohtamisessa käytetään toimivia viitekehyksiä.

 

 

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.