Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä monen organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, editoidaan. Niitä tallennetaan, lähetetään, etsitään. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Asiakirjoissa näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimattomasti laaditut tai tallennetut asiakirjat syövät sitä ja altistavat vastuuhenkilöt erilaisille riskeille.

Lue Kameleon -sivuiltamme kuinka säästämme tietotyöläisen asiakirjoihin käyttämää aikaa ja siinä samalla parannamme asiakirjojen laatua. Kameleon on helppo käyttää ja käyttöönottaa. Se on organisaation yhteinen toimitapa.

K10

Voit myös jättää yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella:

2 min read

Tunnistatko nämä kuusi väitettä tiedonhallinnan sudenkuopista?

Lakimies-854784-edited

Näennäisesti moderni työympäristö ei vielä takaa, että työt sujuisivat ripeästi. Kokosimme kuusi kohtaa, joita jokaisen prosessien tehostamista miettivän olisi hyvä pysähtyä miettimään.

Väite 1: Tiedonhallinnan haasteet ovat muuttaneet muotoaan viime vuosien aikana

Digitaalisessa maailmassa haasteet ovat osin erilaisia kuin silloin, kun prosessit vielä pyörivät alusta loppuun paperimuodossa. Vaikka aineistojen muuttuminen papereista sähköiseen muotoon on vapauttanut työn tekemisen rajatuista fyysistä paikoista lähes minne vain, samalla mukaan uinut digitaalinen epäjärjestys on pitänyt huolen siitä, etteivät ongelmat ole kokonaan loppuneet.

Väite 2: Digitaalinen kaaos on lisääntynyt

Tiedon ja prosessien siirtyminen digitaaliseen muotoon ei automaattisesti tarkoita, että tiedon löydettävyys olisi parantunut. Joskus digitalisaatiokehitys on jopa lisännyt kaaosta asiakirjahallinnassa. Sähköposteista muodostuu helposti henkilökohtaisia arkistoja, mikä ei ole ollenkaan hyvä asia. Heikoimmillaan raskas paperiprosessi ei ole “digitoinnin” myötä ollenkaan helpottunut; se on vain siirtynyt sähköposteihin, verkkolevyille ja introihin.

Väite 3: Relevantin datan löytäminen ja hyödyntäminen on entistä haastavampaa

Digitalisaatio on mahdollistanut räjähdysmäisen kasvun käytettävissä olevan tiedon määrässä. Organisaatioilla on vaikeuksia hahmottaa, mitä dataa niillä on käytössään, miten tietoa kannattaisi hyödyntää tai miten kokonaisuutta voisi hallita.

Veritasin raportissa ilmiötä kuvataan “datavuorina”, joissa organisaatiolle liiketoiminnallisesti merkittävä data on vain jäävuoren huippu kaikesta siitä datasta, minkä kanssa organisaatio on tekemisessä. Tämän vuoksi työaikaa tuhlaantuu sellaisen datan hallintaan, josta ei todellisuudessa ole organisaatiolle hyötyä.

Väite 4: Hunningolle jätetty tiedonhallinta tulee kalliiksi

Työskentelytavat, joissa syntyy toistuvasti virheitä, tulevat kalliiksi. Ohjelmistohankinnat, joilla ei onnistuta ratkomaan oikeita ongelmia, tulevat kalliiksi. Prosessit, joissa työaikaa kuluu tarpeettoman paljon toissijaiseen tekemiseen kuten ajantasaisen sopimuspohjan etsimiseen, tulevat kalliiksi.

Kaiken kaikkiaan perustoimintojen kuten tiedonhallinnan laiminlyönti tulee ajan myötä kalliiksi, kun työaikaa valuu muuhun kuin ydintekemiseen.

Väite 5: Pelkästään vanhojen arkistojen digitointi on lyhytnäköinen ratkaisu

Mikäli vanhat paperiarkistot digitoidaan, mutta jokapäiväisiin töihin ja prosesseihin ei samalla kertaa tuoda älyä ja yhtenäistä metatiedotuksen mallia, alkuperäistä ongelmaa eli aineistojen vaikeaa käytettävyyttä ei todellisuudessa ole vielä ratkaistu.

Haluttuun lopputulokseen päästään, kun paperiarkistojen digitoinnin yhteydessä mietitään myös uusien eli syntyvien ja saapuvien dokumenttien automaattinen metatiedotus kuntoon. Muuten aiemmin hyvin ylläpidetty paperiarkisto muuttuu ajan saatossa huonosti hallituksi digidokumenttien hautausmaaksi.

Väite 6: Asiakirjan tallennusvaihe on väärä kohta metatietojen täyttämiselle...

...jos ja kun metatietojen merkitys ei aukene valtaosalle työntekijöistä. Kouluttaminen ja ohjeistus eivät tässäkään korvaa helppokäyttöisyyttä. Oikeasti toimiva ratkaisu on automatisoida asiakirjojen metatiedotus mahdollisimman pitkälle, jotta tavoiteltu hyöty saavutetaan.

Metatietojen antaminen on ehdottomasti parasta tehdä aina alussa, eli dokumentin luomisen tai vastaanottamisen yhteydessä. Jos metatietoja kysytään vasta dokumentin tallennusvaiheessa, todella harva jaksaa niitä täyttää. Metatietojen yli hyppäämistä ratkotaan organisaatioissa helposti sillä, että metatiedot otetaan pois päältä häiritsemästä. Näin toimittuna prosessilla ei ole enää toivoakaan pysyä halutunlaisena.

Toimivan metatiedotuksen avulla haut toimivat ja sopimuspohjat ja muistiot löytyvät nopeasti silloin, kun niitä tarvitaan. Automaattisella ja toimivalla metatiedotuksella on yllättävän suuri merkitys työn tehokkuudelle ja mielekkyydelle ja siksi siihen kannattaa panostaa.

Aiheuttavatko metatiedot päänvaivaa tai tiedon löytyminen harmaita hiuksia? Lataa ilmainen oppaamme Metatieto: mitä ja miksi?

Metatieto opas

Valjasta asiakirjapohjassa piilevä kilpailuetu Kameleonin avulla

Näin valjastat asiakirjapohjassa piilevän kilpailuedun käyttöösi - kolme vinkkiä

Yrityksen kilpailuetu mitataan vain käytännössä. Tässä blogissa saat tietää, miksi asiakirjapohjat ovat palapelin ratkaiseva palanen rakennettaessa...

Read More
Kameleon auttaa asiantuntijoitasi suoriutumaan päivittäisestä asiakirjapohjien hallinnasta jopa 30 % tehokkaammin.

Näin Kameleon palvelee kaikkia tiimejäsi viestinnästä myyntiin ja hallintoon

Ethän jätä yrityksesi asiakirjoja tai sisältöjä yksilön tai sattuman varaan? Kameleon ohjaa yhdenmukaista toimintatapaa aina yritystasolta,...

Read More
Kameleon tuo mukanaan kestävät toimintamallit asiakirjasisältöjen hallintaan.

Millaiset toimintamallit Kameleon tuo mukanaan?

Kameleon tarjoaa yrityksellesi toimintamallit asiakirjojen hallintaan. Tiedämme, että toimivat ja kestävät tavat rakentuvat arjessa. Siksi myös...

Read More