Sähköposti ei ole tärkeän tiedon säilytyspaikka

Sähköposti on nimensä mukaisesti tarkoitettu viestien vaihtoon, ei tiedon säilyttämiseen. Turhan usein organisaatioissa sähköpostilaatikoita kuitenkin käytetään henkilökohtaisina arkistoina. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja syö organisaationne resursseja?

Sähköpostiarkistoinnin ongelmat ovat yleensä kaikille tuttuja

• Henkilökohtaisessa sähköpostissa tieto on vain yhden työntekijän käytössä. Tällöin organisaatiota koskeva tieto ei ole koko organisaation saatavilla ja hyödynnettävissä. Ongelmia syntyy viimeistään silloin, kun sähköpostin käyttäjä on pidemmällä lomalla, eikä sähköpostiin unohtuneita tietoja saada muun tiimin käyttöön.
• Sähköposteissa tiedon indeksointi- ja hakuominaisuudet ovat hyvin rajallisia, minkä takia tärkeiden liitteiden tai yksittäisten tietojen etsiminen kansioista on usein hankalaa, turhauttavaa tai jopa mahdotonta. Pahimmillaan hukattuja tietoja joudutaan pyytelemään uudestaan lähettäjältä.
• Ydintehtäviin tarkoitettua työaikaa kuluu turhaan tiedon etsimiseen. Liian vähälle huomiolle jätetty tiedonhallinta lisää kavalasti piilokustannuksia varsinkin silloin, kun dokumentteja on paljon ja työntekijöitä useita. Toisaalta asiaa voi miettiä myös näin: panostukset tiedonhallintaan nopeuttavat prosesseja, mikä puolestaan maksaa itsensä takaisin selvinä säästöinä.

Miten oleelliset sähköpostit liitteineen saadaan talteen ja kaikkien löydettäväksi?

Sähköpostitse tulleiden tietojen tarkoitus on edetä käyttöön. Jos tiedon jättää lojumaan Saapuneet-kansioon, tai omaan henkilökohtaiseen kansiorakenteeseen, sinne se myös unohtuu.

Onneksi organisaation tiedonhallinta on usein näppärintä aloittaa sähköpostien käytön järkevöittämisestä. Ohjattu tiedon siirtäminen, eli ohjattu tallennus sähköpostista saattaa yllättää vaivattomuudellaan: Yksinkertaisimmillaan sinun tarvitsee vain kertoa, mitä tallennetaan. Sijoituspaikan ja metatietojen kirjaaminen tapahtuu taustalla. Esimerkiksi sähköposteissa valmiina olevat metatiedot saadaan suoraan käyttöön, jolloin käyttäjältä jää ”turhan kirjaamisen” työvaiheet pois.

Kannattaa tehdä lyhyt testi, jonka tulokset kertovat teidän tilanteestanne lyhyen yhteenvedon. Mistä olisi hyvä lähteä liikkeelle ja mistä voisi olla eniten hyötyä juuri teidän organisaatiossanne.