Miten tieto tehdään löydettäväksi

Viime aikoina tiedon löytymisen tärkeys on korostunut huomattavasti. Etätyö on monessa organisaatiossa tullut jäädäkseen, johtaminen ei enää ole läsnä tapahtuvaa sparrausta ja tukemista, eikä uusien perehdyttäminenkään enää ole entisten tapojen mukaista. Kaiken tämän lisäksi yksi iso keskustelua herättävä osa-alue on tietoturva. 

Asiakirjojen metatietostandardi

Metatiedoista on SFS:n luotsaamana syntymässä oma asiakirjojen metatietostandardi, jonka ansioista eri järjestelmät voivat jatkossa hyödyntää samoja vakioituja metatietoja. Tavoitteena on edistää dokumenttien laatua, löydettävyyttä ja siirrettävyyttä.

Meille metatiedot ovat varsin arkinen asia, ja hyödynnämme omia, tähän tulevaan metatietostandardiin pohjautuvia metatietofilttereitä. Tätä termiä käytämme, kun tuomme organisaation tärkeimpiin asiakirjoihin parhaisiin käytänteisiin pohjautuvat metatiedot, joiden avulla asiakirjaan saadaan riittävä määrä tietoa, ja näillä tiedoilla ohjaamme asiakirjat organisaation määrittämään tallennuspaikkaan. Tässä esimerkki metatietofilttereistämme:

Tiedonhallinta tuottavaksi, asiakirja kerrallaan

Tämän sanonnan taustalla on se, että lähes jokaisessa organisaatiossa on kourallinen tärkeitä dokumentteja / asiakirjoja, joiden löydettävyys pitää olla kunnossa. Tuomme nuo tarvittavat metatiedot tärkeimpiin asiakirjoihin niin, ettei tarvita laajoja ohjeistuksia. Kun käytämme tähän omaa Kameleon-ohjelmistoamme, voimme samalla automatisoida tallennuksen.

Tietoturva on tärkeä 

Jos tietoa tallennetaan mihin sattuu, eikä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ohjata vaatimusten mukaisesti turvalliseen säilytyspaikkaan, voi käydä hyvinkin huonosti. Me huomioimme nämä asiat jo tiedonohjaussuunnitelman alussa. Jos asiakirja(n metatiedot) sisältää henkilötietoja tai on luottamuksellinen, nämä tiedot vaikuttavat myös tiedon ohjaukseen ja tallentamiseen. Nämä yksin eivät ratkaise kaikkea, mutta askel kerrallaan, kuten myös asiakirja kerrallaan asiat kuntoon.

Onko asiakirjojen tallennuspaikka päätetty ja käytössä?

Usein organisaatioissa on esim. SharePoint olemassa, mutta sen rakennetta ei ole mietitty, eikä tallennusta ole ohjattu suoraan haluttuihin kirjastoihin. Tämä juuri johtaa siihen, että tietoa tallennetaan omien tottumuksien mukaan omalle kovalevylle, verkkolevylle, tai sekä että.

Miten siis tieto tehdään löydettäväksi? 

1. Aloita tärkeimmistä asiakirjoista, valitse viisi tärkeintä
2. Päätä tärkeimmät hakutermit (metatiedot), joilla nämä asiakirjat pitää löytyä. Tai pyydä meiltä parhaisiin käytänteisiin pohjautuvat, valmiit metatietofiltterit
3. Mieti mikä eniten aiheuttaa haasteita tiedon löytymisessä tällä hetkellä
4. Kysy henkilöstöltä, (myös uudemmilta) löytävätkö he helposti kaikki tarvitsemansa tärkeät asiakirjat ja tietävätkö he aina mihin ne kuuluisi tallentaa?
5. Kerro meille, miten vastasit näihin neljään kysymykseen ja sparraamme eteenpäin

Jos et vielä tiedä, miten Kameleon voisi kahdessa viikossa tuoda tuottavuutta tiedonhallintaan, kannattaa tutustua Kameleoniin sivuillamme.

Lopuksi, kannattaa tilata uutiskirjeemme, joissa kerromme sekä asiakastarinoistamme, että Kameleonin tuomista hyödyistä.