Jokainen organisaatio haluaa olla tuottava, tavalla tai toisella. Mittareita löytyy pilvin pimein, joilla tuottavuutta mitataan, mutta miten usein tuottavuutta kehitetään henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta?

Johto ja henkilöstö haluavat usein tuottavuutta eri näkövinkkelistä ja eri syistä, mutta loppupeleissä, oikein toteutettuna johto saa mitä haluaa ja henkilöstö kokee tekevänsä merkityksellistä työtä ja työn tuottavuus kohenee.

Etätyö kiihdyttää prosessien tehostamista

Johdolta kysyttäessä tunnistetaan usein, että manuaalisia prosesseja tulisi automatisoida / digitalisoida tuottavuuden lisäämiseksi, mutta liikkeellelähtö ei sitten olekaan aina niin yksiselitteinen. Monessa paikassa on lisätty etätyötä sen mahdollistamissa rajoissa ja se on jo yksin pakottanut meitä hiomaan perinteisiä prosesseja.

Cap Geminin tekemässä tutkimuksessa "The future of work - from remote to hybrid" esille nousevat asiat, kuten ajansäästön tuoma tuottavuus. Tämän kääntöpuoli on, että henkilöstö kokee jäävänsä yksin ja koko ajan tavoitettavissa olemisen paine aiheuttaa stressiä. Toimintamalleja on siis kehitettävä ja varmistettava, että organisaation rakenne ei tue siiloutumista, vaan avaa rajoja ja antaa avoimen keskustelu- ja vuorovaikutusympäristön tuottavuuden tukemiseksi.Toimintamalleista ja prosesseista voi siis lähteä liikkeelle kysymällä henkilöstöltä mitä toivotaan ja tarvitaan. 

Monilla toimialoilla nähdään, että toimitilojen tarpeet pienenevät, tulostamisen määrät laskevat ja sähköisten prosessien tarve kasvaa. Siksi saamamme tulokset omista asiakkaistamme kertovat haluttua suuntaa varsinkin tiedonhallinnan ja dokumentteihin liittyvien prosessien kehittämisestä.

Jos siis luemme Cap Geminin tutkimuksessa esille nousseita asioita, ja pistämme painoarvoa työntekijöiden antamaan palautteeseen, voidaan lopputuloksena todeta, että edessämme oleva hybridimalli työnteosta antaa meille aihetta miettiä, olisiko syytä kehittää asiakirjahallintaan, tiedonhallintaan ja/tai dokumentinhallintaan liittyviä prosesseja ja antaa henkilöstölle mahdollisuus hoitaa työnsä, tuottavasti.

Palvelun laatumittarit 

Käytämme itse enenevissä määrin sopimusasiakkaidemme tyytyväisyyden ja tuottavuuden mittaamiseen PRO 100-mallia. Tässä vakioidussa mallissa palvelun laatumittarit on tarkkaan mietitty ja näitä käydään sovituin väliajoin läpi yhdessä. Malliin liittyy myös asiakkaidemme henkilöstölle tehtävä lyhyt kysely, jossa haemme äänen ja tarpeen niiltä käyttäjiltä, joiden palaute on ainoa oikea sekä meille, että asiakkaan johtoportaalle.

Yhtenä osa-alueena kysymme, mikä helpottaisi työntekijän omaa arkea ja työstä suoriutumista eniten. Kolmannes kertoi näiden yksittäisten asioiden helpottavan arkea (eli parantavan tuottavuutta):

  • Dokumenttien automaattinen tallennus haluttuun järjestelmään (31%)
  • Paperisen tiedon skannaus haluttuun järjestelmään (40%)
  • Asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen (36%)

Meidän tehtävämme tässä muuttuvassa maailmassa on mahdollistaa asiakkaidemme menestys, luomalla tuottavat puitteet, joiden toimivuutta ja laatua mitataan säännöllisesti.

Mikäli haluat keskustella kanssamme käyttämästämme PRO 100-mallista, tai pohdit mistä olisi hyvä lähteä liikkeelle varsinkin tiedon liikkumiseen liittyvissä haasteissa, olemme yhden kalenterivarauksen päässä yhteisestä etätapaamisesta.

Varaa kanssamme puolen tunnin etäkokous

 

Tommi Kiukkonen

Kirjoittaja Tommi Kiukkonen

Tommi on Document Housen Customer Success, vice president ja asiakastyytyväisyyteen vankkumattomasti uskova kehittäjäluonne.