Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Asiantuntijatyön uusi elämä – ota haltuun paras tapa tehdä asiakirjoja

Asiantuntijatyön uusi elämä – ota haltuun paras tapa tehdä asiakirjoja

Työelämän puitteet kehittyvät hurrikaanin vauhdilla, mutta silti vanhat tietotyön tekemisen tavat vaikeuttavat sujuvaa ja tehokasta työtä. Yksittäinen asiakirja kätkee sisäänsä paljon tietoa – myös ratkaisun avaimen.

Pilvipalvelut ja etätyö mullistivat työn arjen, mutta arkiset toimintatapamme eivät ole pysyneet jatkuvasti muuttuvan tietotyön vauhdissa. Merkittävän iso osa asiantuntijan työajasta kuluu asiakirjasisältöjen hallintaan eikä itse asiantuntijatyöhön. Samalla kun turhaudumme ja teemme kiireessä virheitä, yritysten tietoturva, työteho ja asiakaskokemus ovat uhattuna. 

Huolimatta pilvipalvelujen käyttöönotosta itse sisällöt eivät ole halutulla tasolla ja niitä säilytetään edelleen hajautettuina pilvessä, verkkolevyillä, sähköposteissa ja työpöydällä. Pienillä työtapojen muutoksilla voidaan kuitenkin saada aikaan suuri muutos niin työtehossa, kannattavuudessa, tietoturvallisuudessa kuin arvokkaan tietopääoman hallinnassa.

Mikä siis mättää?

  • Sisällöt ovat edelleen eri järjestelmissä – siksi niitä vaikea löytää ja ylläpitää.
  • Sisältöjen elinkaari on lyhentynyt – sisältöjen muutos on jatkuvaa ja siksi niiden hallintaan tarvitaan enemmän systemaattisuutta.
  • Sisältöjen kehittäminen laahaa perässä – ilman prosesseja kehitystyö ei siirry organisaation sisällä vaan jää yksilötasolle.
  • Tiedostot liikkuvat eri järjestelmissä – jokainen järjestelmä lisää dokumentteihin omia tietojaan ja arvojaan rikkoen tiedostoja.
  • Vanhat sisällöt eivät poistu – vanhojen sisältöjen kopiointi uuden pohjaksi kasvattaa tietoturvariskiä, koska pohjatiedostoja ei usein ole ehditty päivittää.
  • Ohjeistukset eivät edelleenkään toimi – ohjeet oikaistaan yksilöllisillä toimintatavoilla.
  • Työaikaa käytetään turhaan työhön – laadukkaan sisällön sijaan aikaa hukkaantuu tiedon etsimiseen, korjailuun ja päivittämiseen.
  • Sisältöjen laatu on edelleen liikaa yksilöiden vastuulla – taidot ja laadun käsite vaihtelevat.

Ratkaisuna asiakirja – lisää tietotyön tehoa jopa 30 %

Kun ongelma on tunnistettu, on aika etsiä sopiva ratkaisu. Sisällön laatua voidaan johtaa yritystasolta ja osallistaa silti jokaista yksilöä laadukkaiden sisältöjen kehittämisessä. Arvokasta aikaa vapautuu, kun yhteisten työtapojen, prosessien ja asiakirjasisältöjen hallinta on automatisoitu.

Kameleon huolehtii tiimisi asiakirjasisältöjen hallinnasta ja tehostaa yhteisiä työtapoja jopa 30 %:lla. Se auttaa asiantuntijoitasi suoriutumaan tehokkaammin ja antaa jokaiselle mahdollisuuden luoda brändisi mukaista, laadukasta sisältöä.

Kameleon yhtenäistää tiimisi toiminnan
jo kahdessa viikossa ja
maksaa itsensä takaisin kuukaudessa.

Kameleonin sisäinen äly ohjaa sisältöjen tallennusta ja kehittää niiden löydettävyyttä. Siksi se poistaa tehokkaasti turhaa työtä ja inhimillisiä virheitä sekä pitää huolta ajantasaisuudesta, sovituista tallennuspaikoista sekä tietoturvasta. Kameleon yhtenäistää tiimisi toiminnan jo kahdessa viikossa ja maksaa itsensä takaisin kuukaudessa.

Moderni tietotyö ei tarvitse enempää laitteita, vaan sisällön laadukasta hallintaa.

Kameleon nostaa tiimisi suorituskykyä ja pitää asiakirjasisältösi tehokkaasti ajan tasalla. Lue lisää Kameleonin hyödyistä!

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...

Read More
Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...

Read More
Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...

Read More