Työelämän puitteet kehittyvät hurrikaanin vauhdilla, mutta silti vanhat tietotyön tekemisen tavat vaikeuttavat sujuvaa ja tehokasta työtä. Yksittäinen asiakirja kätkee sisäänsä paljon tietoa – myös ratkaisun avaimen.

Pilvipalvelut ja etätyö mullistivat työn arjen, mutta arkiset toimintatapamme eivät ole pysyneet jatkuvasti muuttuvan tietotyön vauhdissa. Merkittävän iso osa asiantuntijan työajasta kuluu asiakirjasisältöjen hallintaan eikä itse asiantuntijatyöhön. Samalla kun turhaudumme ja teemme kiireessä virheitä, yritysten tietoturva, työteho ja asiakaskokemus ovat uhattuna. 

Huolimatta pilvipalvelujen käyttöönotosta itse sisällöt eivät ole halutulla tasolla ja niitä säilytetään edelleen hajautettuina pilvessä, verkkolevyillä, sähköposteissa ja työpöydällä. Pienillä työtapojen muutoksilla voidaan kuitenkin saada aikaan suuri muutos niin työtehossa, kannattavuudessa, tietoturvallisuudessa kuin arvokkaan tietopääoman hallinnassa.

Mikä siis mättää?

Sisällöt ovat edelleen eri järjestelmissä – siksi niitä vaikea löytää ja ylläpitää.
Sisältöjen elinkaari on lyhentynyt – sisältöjen muutos on jatkuvaa ja siksi niiden hallintaan tarvitaan enemmän systemaattisuutta.
Sisältöjen kehittäminen laahaa perässä – ilman prosesseja kehitystyö ei siirry organisaation sisällä vaan jää yksilötasolle.
Tiedostot liikkuvat eri järjestelmissä – jokainen järjestelmä lisää dokumentteihin omia tietojaan ja arvojaan rikkoen tiedostoja.
Vanhat sisällöt eivät poistu – vanhojen sisältöjen kopiointi uuden pohjaksi kasvattaa tietoturvariskiä, koska pohjatiedostoja ei usein ole ehditty päivittää.
Ohjeistukset eivät edelleenkään toimi – ohjeet oikaistaan yksilöllisillä toimintatavoilla.
Työaikaa käytetään turhaan työhön – laadukkaan sisällön sijaan aikaa hukkaantuu tiedon etsimiseen, korjailuun ja päivittämiseen.
Sisältöjen laatu on edelleen liikaa yksilöiden vastuulla – taidot ja laadun käsite vaihtelevat.

Ratkaisuna asiakirja - lisää tietotyön tehoa jopa 30%

Kun ongelma on tunnistettu, on aika etsiä sopiva ratkaisu. Sisällön laatua voidaan johtaa yritystasolta ja osallistaa silti jokaista yksilöä laadukkaiden sisältöjen kehittämisessä.  Arvokasta aikaa vapautuu, kun yhteisten työtapojen, prosessien ja asiakirjasisältöjen hallinta on automatisoitu.

Kameleon 365 huolehtii tiimisi asiakirjasisältöjen hallinnasta ja tehostaa yhteisiä työtapoja jopa 30 %:lla. Se auttaa asiantuntijoitasi suoriutumaan tehokkaammin ja antaa jokaiselle mahdollisuuden luoda brändisi mukaista, laadukasta sisältöä.

Kameleon yhtenäistää tiimisi toiminnan
jo kahdessa viikossa ja
maksaa itsensä takaisin kuukaudessa.

Kameleonin sisäinen äly ohjaa sisältöjen tallennusta ja kehittää niiden löydettävyyttä. Siksi se poistaa tehokkaasti turhaa työtä ja inhimillisiä virheitä sekä pitää huolta ajantasaisuudesta, sovituista tallennuspaikoista sekä tietoturvasta. Kameleon yhtenäistää tiimisi toiminnan jo kahdessa viikossa ja maksaa itsensä takaisin kuukaudessa.

Moderni tietotyö ei tarvitse enempää laitteita, vaan sisällön laadukasta hallintaa.

Paras tapa tehdä asiakirjoja – Kameleon nostaa tiimisi suorituskykyä ja pitää asiakirjasisältösi tehokkaasti ajan tasalla. Lue lisää Kameleonista täältä ja ota yhteyttä!

Work like Kameleon!

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.