Skip to the main content.

kameleon-symbol

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Tiedon johtamista vai jahtaamista?

Tiedon johtamista vai jahtaamista?

Kun asiakirjat sisältöineen sekä niihin liittyvät toimintamallit ovat hallinnassa, tietoturva, työtehokkuus ja työn kustannustehokkuus paranevat. Jotta asiakirjasisältöjä voidaan hallita, täytyy tietää, mistä tieto on peräisin. Tässä blogissa kerromme, kuinka otat yrityksessäsi tiedon haltuun.

Tiedätkö, mistä teidän yrityksenne asiakirjat ovat peräisin? Kurkistus dokumentin konepellin alle metatietoihin voi tarjota yllättävää tietoa dokumentin alkuperästä. Kopioimalla vanhoja dokumentteja uusien pohjaksi tullaan helposti siirtäneeksi pitkä lista luottamuksellista tietoa metatiedoissa.

Metatietoja tarvitaan tiedon uudelleen hyödyntämiseen ja löytämiseen. Jokainen dokumenttiin tehty muokkaus tai uusittu tallennuspaikka kasvattavat metatietojen usein näkymättömäksi jäävää listaa. Jos asiakirjan metatietoja ei pidetä silmällä, voi tieto kulkeutua sille kuulumattomiin paikkoihin ja olla näin iso tietoturvariski.

Miten saada asiakirjasisällöt sitten haltuun? Miten katkaista dokumenttipohjien kopioimisen kierre?

Asiakirjapohjat pitävät sisällöt ruodussa

Asiakirjapohjat tarjoavat helpon ja kustannustehokkaan tavan pitää huolta asiakirjasisällöistä niiden metatietoja myöten. Asiakirjapohjat nopeuttavat, tasalaatuistavat ja turvaavat tiedon käsittelyä. Laadukkaasti valmistellun, tyhjän asiakirjapohjan hyödyntäminen asiakirjasisältöjä luodessa on tietoturvallisempi vaihtoehto kuin kopioida käytetty dokumentti uuden tiedoston pohjaksi.

Asiakirjapohjien Akilleen kantapää on kuitenkin niiden löydettävyys. Jos asiakirjapohja ei ole helposti saatavilla, turvaudutaan kiireessä usein tiedostojen kopiointiin. Siksi on tärkeää huolehtia paitsi asiakirjasisältöjen tasapuolisesta saavutettavuudesta mutta myös niiden käsittelyä koskettavista yhteisistä toimintamalleista.

Yhteiset toimintamallit turvaavat tiedon kulkua

Toimintamallien puuttuessa käytänteet astuvat kuvaan. Kun yhteisiä toimintamalleja ei ole, yritykseen muodostuu käytänteitä, joiden tietoturvallisuudesta tai tehokkuudesta ei ole takeita. Käytänteet voivat sammaloittaa kokonaisen yrityksen ja juurtua syvälle sen perimään. Pahimmassa tapauksessa toimintamallit tulevat yrityksen ulkopuolelta muiden yritysten käytänteistä. Toisen yrityksen toimintamallit sopivat harvoin sellaisenaan toiselle yritykselle.

Asiakirjasisältöjen hallintaa koskevilla toimintamalleilla voidaan turvata tiedon kulkua, saavutettavuutta ja laatua. Kun asiakirjat luodaan, muokataan ja tallennetaan sovitusti, myös niiden metatiedot pysyvät kunnossa. Toimintamalleja voidaan rakentaa automaation avulla, jolloin inhimillisten virheiden osuus vähenee ja asiantuntija voi keskittyä häneen omaan ydinosaamiseensa.

Näin tunnistat hyvän toimintamallin:

  1. Toimintamalli auttaa työssä, ei rasita sitä. Toimintamallit on suunniteltava laadukkaasti, jotta ne voivat tehdä tehtävänsä.
  2. Hyvä toimintamalli on selkeä ja yksinkertainen. Selkeistä käytänteistä on helppo pitää kiinni myös ilman ohjeistuksia.
  3. Jokainen työntekijä tuntee toimintamallin ja heillä on tasavertainen tekninen osaaminen sen toteuttamiseen. Liian vaikeat, moninaiset ja tulkinnanvaraiset toimintamallit voivat johtaa luovuttamiseen ja yksilöllisten toimintamallien kehittymiseen.

Lue lisää, miten tämä onnistuu Kameleonin avulla! Voit myös varata 15 minuuttia kanssamme, niin kerromme miten saat tiimillesi taiottua lisää tehokasta työaikaa ja käännät turhautumisen tehokkaaksi ja mielekkääksi työksi.

Work like Kameleon!

Asiantuntijatyön uusi elämä – ota haltuun paras tapa tehdä asiakirjoja

Asiantuntijatyön uusi elämä – ota haltuun paras tapa tehdä asiakirjoja

Työelämän puitteet kehittyvät hurrikaanin vauhdilla, mutta silti vanhat tietotyön tekemisen tavat vaikeuttavat sujuvaa ja tehokasta työtä....

Read More
Tulostaminen ja tietoturva

Tulostaminen ja tietoturva

Tietoturvalla tarkoitetaan erilaisten tietojen, palveluiden ja järjestelmien suojaamista siten, että niissä käsitelty tieto säilyy...

Read More
Neljä syytä, miksi paperiarkisto kannattaa digitoida

Neljä syytä, miksi paperiarkisto kannattaa digitoida

”Mapit tuovat toimistoon tunnelmaa. Arkistomapeista on nopea etsiä tietoa. Selaan mappejani päivittäin.” Monenko lauseen kohdalla nyökyttelit?...

Read More