Kun asiakirjat sisältöineen sekä niihin liittyvät toimintamallit ovat hallinnassa, tietoturva, työtehokkuus ja työn kustannustehokkuus paranevat. Jotta asiakirjasisältöjä voidaan hallita, täytyy tietää, mistä tieto on peräisin. Tässä blogissa kerromme, kuinka otat yrityksessäsi tiedon haltuun.
Tiedätkö, mistä teidän yrityksenne asiakirjat ovat peräisin? Kurkistus dokumentin konepellin alle metatietoihin voi tarjota yllättävää tietoa dokumentin alkuperästä. Kopioimalla vanhoja dokumentteja uusien pohjaksi tullaan helposti siirtäneeksi pitkä lista luottamuksellista tietoa metatiedoissa.
Metatietoja tarvitaan tiedon uudelleen hyödyntämiseen ja löytämiseen. Jokainen dokumenttiin tehty muokkaus tai uusittu tallennuspaikka kasvattavat metatietojen usein näkymättömäksi jäävää listaa. Jos asiakirjan metatietoja ei pidetä silmällä, voi tieto kulkeutua sille kuulumattomiin paikkoihin ja olla näin iso tietoturvariski.
Miten saada asiakirjasisällöt sitten haltuun? Miten katkaista dokumenttipohjien kopioimisen kierre?
Asiakirjapohjat pitävät sisällöt ruodussa
Asiakirjapohjat tarjoavat helpon ja kustannustehokkaan tavan pitää huolta asiakirjasisällöistä niiden metatietoja myöten. Asiakirjapohjat nopeuttavat, tasalaatuistavat ja turvaavat tiedon käsittelyä. Laadukkaasti valmistellun, tyhjän asiakirjapohjan hyödyntäminen asiakirjasisältöjä luodessa on tietoturvallisempi vaihtoehto kuin kopioida käytetty dokumentti uuden tiedoston pohjaksi.
Asiakirjapohjien Akilleen kantapää on kuitenkin niiden löydettävyys. Jos asiakirjapohja ei ole helposti saatavilla, turvaudutaan kiireessä usein tiedostojen kopiointiin. Siksi on tärkeää huolehtia paitsi asiakirjasisältöjen tasapuolisesta saavutettavuudesta mutta myös niiden käsittelyä koskettavista yhteisistä toimintamalleista.
Yhteiset toimintamallit turvaavat tiedon kulkua
Toimintamallien puuttuessa käytänteet astuvat kuvaan. Kun yhteisiä toimintamalleja ei ole, yritykseen muodostuu käytänteitä, joiden tietoturvallisuudesta tai tehokkuudesta ei ole takeita. Käytänteet voivat sammaloittaa kokonaisen yrityksen ja juurtua syvälle sen perimään. Pahimmassa tapauksessa toimintamallit tulevat yrityksen ulkopuolelta muiden yritysten käytänteistä. Toisen yrityksen toimintamallit sopivat harvoin sellaisenaan toiselle yritykselle.
Asiakirjasisältöjen hallintaa koskevilla toimintamalleilla voidaan turvata tiedon kulkua, saavutettavuutta ja laatua. Kun asiakirjat luodaan, muokataan ja tallennetaan sovitusti, myös niiden metatiedot pysyvät kunnossa. Toimintamalleja voidaan rakentaa automaation avulla, jolloin inhimillisten virheiden osuus vähenee ja asiantuntija voi keskittyä häneen omaan ydinosaamiseensa.
Näin tunnistat hyvän toimintamallin:
- Toimintamalli auttaa työssä, ei rasita sitä. Toimintamallit on suunniteltava laadukkaasti, jotta ne voivat tehdä tehtävänsä.
- Hyvä toimintamalli on selkeä ja yksinkertainen. Selkeistä käytänteistä on helppo pitää kiinni myös ilman ohjeistuksia.
- Jokainen työntekijä tuntee toimintamallin ja heillä on tasavertainen tekninen osaaminen sen toteuttamiseen. Liian vaikeat, moninaiset ja tulkinnanvaraiset toimintamallit voivat johtaa luovuttamiseen ja yksilöllisten toimintamallien kehittymiseen.
Lue lisää, miten tämä onnistuu Kameleonin avulla! Voit myös varata 15 minuuttia kanssamme, niin kerromme miten saat tiimillesi taiottua lisää tehokasta työaikaa ja käännät turhautumisen tehokkaaksi ja mielekkääksi työksi.
Work like Kameleon!
Jarkko Ollikainen : 4. tammikuuta 2023 klo 9.00.00
Elina Rastas : 30. lokakuuta 2020 klo 10.05.50
Jarkko Ollikainen