Tulostaminen ja tietoturva

Tietoturvalla tarkoitetaan erilaisten tietojen, palveluiden ja järjestelmien suojaamista siten, että niissä käsitelty tieto säilyy luottamuksellisena, eheänä ja saatavilla olevana.

Tämän päivän monitoimilaitteet ovat rinnastettavissa työntekijöiden läppäreihin. Työasemien tapaan monitoimilaitteissa on omat kovalevyt, käyttöjärjestelmät ja verkkoyhteydet sekä yhteys mm. organisaation sähköpostipalvelimelle ja pilviympäristöön.

Miksi tulostamisen tietoturvasta ei kuitenkaan ymmärretä olla yhtä huolissaan kuin rakennuksen kuluvalvonnasta tai työasemien suojaamisesta?

Tulostusympäristöön liittyviä riskejä aliarvioidaan

Monitoimilaitteet ovat yleensä toimineet yritysten sisäverkoissa, eikä niiden erillistä suojaamista ole aina nähty tarpeellisena. Tulostamiseen liittyvät eri työvaiheet ovat kuitenkin yllättävän helppoja kohtia tahalliselle tai tahattomalle tietovuodolle, mikäli tulostusympäristön tietoturvasta ei ole huolehdittu kokonaisvaltaisesti. Lisäksi jokainen verkkoon kytketty laite on potentiaalinen portti ilkivallalle, kuten vaikkapa haittaohjelman asentamiselle.

Tulostimien ja monitoimilaitteiden kautta kulkee jatkuvasti dataa. Jos tulostinympäristön tietoturva pettää, tietomurron seurauksena voi olla liikesalaisuuksien vuotaminen tai vaikkapa sensitiivisten henkilötietojen paljastuminen.

Tietoturvan pettämisellä on yleensä kauaskantoisia seurauksia, jotka aiheuttavat yritykselle sekä taloudellisia menetyksiä että kolhun maineeseen ja luotettavuuteen.

Mihin tulostimien tietoturvassa pitää kiinnittää huomiota?

Tulostusympäristön suojaamisessa pätevät tutut tietoturvan periaatteet: ennakointi ja ennaltaehkäisy. Tulostamisen tietoturva koostuu eri skenaarioiden tunnistamisesta ja eri tilanteisiin varautumisesta.

4 + 1 vinkkiä tulostamisen tietoturvaan

1. Estä tunkeutuminen ja laitteen haltuun otto. Suojaamattomien USB-porttien tai protokollien kautta on mahdollista muodostaa yhteys monitoimilaitteeseen. Siepattu monitoimilaite voi ohjata tietoja vääriin paikkoihin.
   
   
2. Pidä käyttöjärjestelmät päivitettyinä. Haittaohjelmien tekijät etsivät käyttöjärjestelmistä koko ajan uusia tietoturva-aukkoja. Tietokoneiden tapaan myös tulostimien ja monitoimilaitteiden käyttöjärjestelmien säännöllinen päivittäminen on erittäin tärkeää, sillä käyttöjärjestelmien päivitykset paikkaavat muun muassa tietoturva-aukkoja.
   
   
3. Luovuta asiakirjat monitoimilaitteesta vain käyttäjille, jotka on tunnistettu. Todentamisessa kannattaa käyttää henkilökohtaista tunnistetta, kuten kulkulupaa, salasanaa tai PIN-koodia. Ohjeista työntekijät tuhoamaan turvallisesti heti sellaiset tulosteet, joita ei enää tarvita.
   
   
4. Suojaa yhteys pilvipalveluihin ja sähköpostipalvelimelle. Jos laite on yhteydessä internettiin, se on aina syytä suojata huolellisesti.

Plus: Muista vaihtaa monitoimilaitteen oletussalasana, sillä suosituimpien laitteiden oletussalasanat ovat kaikkien löydettävissä netistä. Fiksuinta on antaa eri laitteille uniikit salasanat.

Jos haluat asiantuntijan apua tulostusympäristösi suojaamiseen, jätä yhteystietosi ja tulemme auttamaan mielellämme.