Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Säästöjä ja tehokkuutta asiakirjahallinnan avulla

Säästöjä ja tehokkuutta asiakirjahallinnan avulla

  Asiakirjahallinta

 

Tiesitkö, että kun IT-johtajia pyydettiin arvioimaan toimistossaan olevien tulostinten ja monitoimilaitteiden lukumäärää, suurin osa heistä arvioi määrän yli 70 % pieleen? Virhemarginaali on suuri - ja myös kallis.
Jos et tiedä, kuinka monta laitetta sinulla on ja miten tehokkaasti ne toimivat, menetät todennäköisesti jopa kymmenen prosenttia yrityksesi tuloksesta. Kuulostaako tämä sinusta hyväksyttävältä? Meidän mielestämme ei.

 

Toimivan asiakirjahallinnan merkitys

 

Suurin osa yrityksistä käyttää keskimäärin 10 % liikevaihdostaan asiakirjahallintaan. Suurin osa näistä yrityksistä ei kuitenkaan tiedä tarkasti, miten nämä rahat käytetään. Kuten kerroimme yllä, suurin osa IT-johtajista ei ole varma siitä, kuinka monta laitetta heillä on ja kuinka tehokkaasti ne toimivat. Tehottoman asiakirjahallinnan kustannukset ovat huomattavat. Niihin lukeutuu sekä kovia (paperi, muste, alikäytetyt tulostimet) sekä pehmeitä (tuottavuus, IT-tuki) kuluja, mikä tarkoittaa sitä, että kulut kumuloituvat nopeasti.

Meillä on sinulle hyviä uutisia: oikein toteutettuna asiakirjahallinnalla saadaan aikaan suuria säästöjä ja lisää tehokkuutta. Mikä vielä parempaa, se on myös huomattavasti helpompaa kuin ehkä luulet.

 

Arvion tekeminen

 

Kuten kaikkien isojen muutosten kohdalla, ensimmäinen askel on ongelman myöntäminen. Jos jätät asiakirjahallinnan huomiotta, siitä seuraa vääjäämättä tarpeettomia kuluja ja odottamattomia ongelmia. Paitsi että tienaat vähemmän, tämä vaikuttaa myös tiimisi tehokkuuteen alentavasti.

 

Yksinkertainen tulostusympäristön arviointi kertoo, kuinka monta tulostinta ja monitoimilaitetta sinulla on, missä ne fyysisesti sijaitsevat sekä miten ja kuka niitä käyttää. Arviointi voi myös auttaa tunnistamaan kulloisetkin asiakirjojen tulostusprosessit ja huomaamaan tehokkuusongelmat sekä tarpeettomat kulut, joista oli puhe jo aikaisemmin.

 

Hyvien käytänteiden omaksuminen

 

Kun sinulla on hyvä kuva tilanteestasi ja siitä, mihin sinun tulee muutoksilla pyrkiä, olet valmis omaksumaan hyviä käytänteitä, joilla saadaan aikaan säästöjä ja parannetaan tehokkuutta. Näitä ovat mm. vinkit, joilla parannetaan tiimisi työtulosta. Osa muutoksista on sellaisia, jotka sinun on ollut tarkoitus toteuttaa muutenkin, kuten tietoturvan parantaminen.

 

Onnistunut asiakirjahallinta nimittäin ottaa huomioon myös tietoturvan ja auttaa sinua tekemään tarvittavat parannukset. Seuraava askel on työprosessien digitointi ja integrointi mobiiliin ja pilveen. Nämä muutokset mahdollistavat räätälöityjen työprosessien luomisen ja tarpeettomien välivaiheiden eliminoimisen. Lisäksi työntekijät pystyvät niiden avulla tulostamaan asiakirjoja helposti mistä tahansa.

 

Asiakirjahallinnan työkirja

 

Olemme nyt kertoneet asiakirjahallinnan arvon yrityksellesi ja olet ehkä kuullut asioita, joista pidät. Olet nyt valmis aloittamaan työpaikkasi tietoturvan ja tehokkuuden parantamisen sekä luomaan samalla kustannussäästöjä. Me tarjoamme tähän loistavan mahdollisuuden! Lataa itsellesi Xeroxin Document Management Workbook, joka johdattaa sinut fiksumman asiakirjahallinnan saloihin käytännönläheisesti. Löydät oppaasta paljon hyödyllistä tietoa, kuten asiakirjahallinnan muistilistan. Lataa opas nyt ja aloita asiakirjaprosessien parantaminen jo tänään!

 

 Asiakirjahallinta

 

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...

Read More
Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...

Read More
Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...

Read More