Skip to the main content.

kameleon-symbol

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Mitä metatieto on ja miksi minä käyttäisin sitä?

Mitä metatieto on ja miksi minä käyttäisin sitä?

Vaikket arjessasi käytäkään sanaa ”metatieto” kovin usein, se on asia, jota ilman arkesi tai työpäiväsi ei rullaisi. Metatiedolla tarkoitetaan tietoa, joka kuvailee tietoa tai vaikkapa tiedostoa.

Kirjastot ja netin suoratoistopalvelut kuten Netflix tai Spotify ovat arkinen esimerkki metatiedon tärkeydestä, sillä niiden aineistohaut pohjautuvat metatiedoille. Kirjastossa (sekä ihan joka kerta kun googlaat) etsit kiinnostavaa luettavaa satojen tuhansien nimikkeiden joukosta erilaisilla hakusanoilla ja -rajauksilla, jotka osuvat kirjojen tai muun aineiston metatietoihin, joita on esim. teoksen nimi, julkaisuvuosi, teoksen tekijä, teostyyppi jne. Ilman metatietoja eri muodossa olevan tiedon järjestely ja löytäminen olisi mahdotonta.

Metatiedot helpottavat arkeasi myös töissä

Jos tarvittavan tiedon löytäminen tuottaa työpaikallasi haasteita, helpoin tapa laittaa asia kuntoon on metatiedon hyödyntäminen.

Organisaatiossa, joissa useat työntekijät käsittelevät, muokkaavat, tallentavat ja luovat uusia dokumentteja päivittäin, voidaan metatietojen käyttämisestä saada todella paljon hyötyä ja tehoja irti.

Metatieto tekee dokumentinkäsittelyn prosessien automatisoinnista ylipäätään mahdollista. Työnkulut pystyvät nappaamaan kiinni metatiedotetusta dokumentista, jolloin dokumentti ohjautuu soljuvasti oikeaan paikkaan.

Mahdollisimman suuri hyöty mahdollisimman vähällä vaivalla

Tyypillisesti erilaisten dokumenttien metatiedot kuvaavat luontitietoja, sisältörakennetta, käsittelysääntöjä ja työnkulkuja. Yksinkertainen tapa jakaa metatietoja on Wikipedian Metatieto-artikkelissakin mainittu karkea luokittelu:

  • Itseisarvoinen metatieto (tiedoston nimi tai koko)
  • Kuvaileva metatieto (aihe, otsikko, dokumentin tyyppi)
  • Hallinnollinen metatieto (luoto, viimeksi tallennettu, tekijän organisaatio).

Osan näistä metatiedoista vain sinä käyttäjänä pystyt antamaan luomallesi dokumentille. On kuitenkin suuri määrä metatietoja, joita yksittäisen käyttäjän on turha lähteä lisäilemään järjestelmien lisätietoikkunoihin.

Valtaosa metadatasta voidaan tallentaa automaattisesti jo silloin, kun dokumentti luodaan tai kun sitä muokataan. Edellytyksenä tälle on järjestelmä, joka huomioi työnkulut ja dokumentin erilaiset käyttötarkoitukset. Voidakseen hyödyntää esimerkiksi ohjattua tallennusta, täytyy metatietojen olla kunnossa ja mietittynä. Tämän voi ja tämä kannattaakin tehdä automatisoiden, niin tarvittavat tiedot tallentuvat automaattisesti tiedon mukana, oikeaan paikkaan tallennettuna ja oikeilla tiedoilla varustettuna.

Metatiedon tehokas hyödyntäminen voi helpottaa organisaatiosi arkea enemmän kuin uskotkaan. Tutustu metatietojen mahdollisuuksiin lataamalla oppaamme Metatieto: mitä ja miksi?.

Metatieto versus kansiorakenne

Metatieto versus kansiorakenne

Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja...

Read More
Miten tieto tehdään löydettäväksi

Miten tieto tehdään löydettäväksi

Viime aikoina tiedon löytymisen tärkeys on korostunut huomattavasti. Etätyö on monessa organisaatiossa tullut jäädäkseen, johtaminen ei enää ole...

Read More
Miksi dokumentit ei löydy?

Miksi dokumentit ei löydy?

Asiakkaillamme on usein investoitu esim. Office 365:een ja SharePoint olisi käytössä, jos sitä käytettäisiin. Olemme jo kauan sitten nähneet,...

Read More