Kuinka ratkoa kolme yleistä ajankäytön ongelmaa

Täydellistä tehokkuutta ja ihanteellista ajankäyttöä on hyvin vaikea saavuttaa. Listasimme kolme työpäivien aikasyöppöä ja teknologian ratkaisut, joiden avulla pääset ajankäytössäsi takaisin oikeille raiteille.

Aikasyöppö no. 1: Liiallinen ja vääränlainen sähköpostin käyttö

Kukaan ei tietenkään voi poistaa sähköpostin käyttöä kokonaisuudessaan. Voit kuitenkin vaikuttaa – tai ainakin vähentää – tapaasi tarkistella mailiasi ja reagoida jokaiseen herätteeseen. Aseta sähköpostisi hälyttämään vain tärkeiden sähköpostien osalta, kuten lähettäjiltä, joiden tiedät olevan asiakkaitasi tai muita ”VIP”-listan yhteystietoja. Tarkista muita viestejä muutama kerta päivässä.

Keskustele tiimisi kanssa sisäisen sähköpostin käytöstä. Välttäkää yhdessä tavan vuoksi ”kaikille vastaamista” ja ”cc”:tä aina kun mahdollista. Jos mahdollista, hoida nopeat tiedoksiannot kasvotusten.

Älä myöskään käytä sähköpostiasi arkistona, sillä siitä seuraa helposti hankaluuksia ja ongelmia.

Aikasyöppö no. 2: Netin häiriötekijät

Sosiaalinen media on osa yrityksen viestintää, markkinoinnin strategiaa ja omien kontaktien ylläpitoa, joten monen meistä täytyy olla Twitterissä, LinkedInissä, Facebookissa tai Instagrammissa päivittäin. Sivustojen alaspäin vierittämisen mustaan aukkoon on kuitenkin turhankin helppo imeytyä.

Kun haluat asettaa rajat päivittäiselle sosiaalisen median käytöllesi, hyödynnä palveluita kuten puhelimeen ladattavaa Freedom ’ia tai selaimeen asennettavaa StayFocusd -lisäosaa, jotta voit estää valitsemiesi sivustojen käytön haluaminasi ajankohtina.

Aikasyöppö no. 3: Paperiviidakko ja digitaalinen epäjärjestys

Tuoreessa tutkimuksessa 46 prosenttia vastanneista pk-yrityksistä kertoi paperiasiakirjoihin liittyvien rutiinitöiden tuhlaavan ”paljon” päivittäistä työaikaa.

Vaikka kaikki tiedostosi olisivat pilvipalvelussa, se ei vielä tarkoita, että ne olisivat välttämättä järjestyksessä. Sinä ja tiimisi saatatte hukata paljon aikaa etsimällä olennaista tietoa, mikäli tapanne tallentaa tai arkistoida ei ole järjestelmällistä. Määritelkää yhteinen käytäntö tiedostojenne nimeämiselle ja kansioille.

Usein epäjärjestyksen alkupiste on löydettävissä tiedoston skannauksesta, tiedoston nimeämisestä ja tallennuskansion päätöksessä. Automatisoi tallentaminen ja työnkulut aina kun mahdollista.

Ratkaisemalla nämä ajankäytön ongelmat niin samalla kehität toimistotyöntekijöiden tuottavuutta sekä ratkot EU:n tietosuoja-asetukseen liittyviä asioita. Katso webinaaritallenteestamme, kuinka sujuvoitat toimistotyöntekijöiden arkea.