Skip to the main content.

kameleon-symbol

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Tietosuoja toteutuu itsestään, kun toimitapa on kunnossa

Tietosuoja toteutuu itsestään, kun toimitapa on kunnossa

Uusi tietosuoja-asetus eli GDPR tulee väistämättä vaikuttamaan yritysten arkeen ja prosesseihin, sillä se edellyttää muutoksia tietoturvaan ja tietosuojaan. Jokaisessa organisaatiossa on huolehdittava, että lainsäädäntöä noudatetaan.

Tässä vaiheessa valmistautumisaikaa on oleellisinta miettiä, miten tietosuoja-asetuksen tuottamat vaatimukset saadaan rakennettua organisaation prosesseihin mahdollisimman ketterästi ja fiksusti.

Dokumentin tallennuspaikka on vain osa kokonaisuutta

Usein törmää ajatteluun, että tiedon tallentaminen oikeaan paikkaan olisi dokumentinhallinnan tärkein vaihe. Keskittyminen pelkkään dokumentin tallennuspaikkaan on suorastaan takapajuista, mikäli samalla prosessin muut, tärkeämmät vaiheet jätetään huomiotta. Eihän liukuhihnallakaan laadunvarmistusta jätetä pelkästään valmistuneiden tuotteiden tarkkailun varaan.

Todellisuudessa dokumentinhallinnan kannalta lopullista talletuspaikkaa tärkeämpää on prosessin alkupää. Kun tieto saapuu organisaatioon ja tai kun organisaatiossa luodaan uusi dokumentti, ydintietojen on tultava alusta alkaen oikein. Muuten järjestelmiin jää dataa, joka on vanhentunutta tai virheellistä. Huonolaatuinen tieto voi puolestaan aiheuttaa organisaatiolle merkittäviä taloudellisia menetyksiä.

Mitä paremmin tämä tietojenkäsittelyprosessin alkupää eli dokumentin luominen, luokittelu ja eteenpäin ohjaus on organisoitu ja jopa automatisoitu, varianssi on loppupäässä joko hyvin pieni tai olematon.

Prosessin alkupää ratkaisee — myös GDPR:n kohdalla

Jatkossa rekisterinpitäjällä on velvollisuus vastata kansalaisen tietopyyntöön ilman aiheetonta viivytystä tai joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Viranomaisen tietopyyntöön on vastattava vielä nopeammin. Mikäli dokumentinhallinnan alkupää on laiminlyöty, hajallaan olevia tietoja on erittäin työlästä ja hidasta lähteä jäljittämään.

Tämän takia organisaatio, joka panostaa dokumentinhallinnan ensimmäisiin vaiheisiin, noudattaa suoraan GDPR:n tavoitteita. Suunnitelmallisuudella ja oikeilla välineillä tietosuoja-asetuksen vaatima taso rakentuu osaksi yrityksen toimintatapoja.

Jos haluat aloittaa organisaatiossasi valmistautumisen tietosuoja-asetuksen tuloon, lataa alta avuksesi tarkistuslistamme Yritykseen tulevien henkilötiejojen hallinta.

EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR tuo mahdollisuuden parantaa organisaation prosesseja

EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR tuo mahdollisuuden parantaa organisaation prosesseja

Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden on toimittava EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimusten mukaisesti 25.5.2018 jälkeen,...

Read More
EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR muuttaa yritysten käytäntöjä

EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR muuttaa yritysten käytäntöjä

Lyhenne GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation ja sillä tarkoitetaan EU:n uutta tietosuoja-asetusta. EU:n tietosuoja-asetuksen...

Read More
Compliance - valtava kilpailuvaltti vai rasite?

Compliance - valtava kilpailuvaltti vai rasite?

"Vaatimuksenmukaisuus” vastannee parhaiten yrityksissä viljeltyä compliance-termiä. Tarkasti kääntäen tämä muodikkaaksi noussut sana tarkoittaa...

Read More