Osassa organisaatioita etätöitä on tehty jo parikymmentä vuotta, enemmän tai vähemmän. Työntekijän roolista riippuen, etätyö vaatii erilaisia ratkaisuja. Joillekin riittää tietokone työn tekemiseen ja puhelin viestintään. Mutta miten varsinkin dokumenttikeskeistä työtä voidaan helpottaa? Ei enää olla konttorilla sisäverkossa, arkistojen äärellä ja osaavien kollegojen parissa. Silti tarvitaan pääsy tietoon ja keinot hoitaa työnsä, etänä.

Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?

Tarkoitus ei ole tehdä historian luentoa tai muistella sen enempää menneitä. Mutta on se vaan niin, että joskus pitää antaa omalle tiimille myös sulka hattuun!

Arkiston digitoiminen helpottaa tiedon saavutettavuutta ja tuo kustannussäästöjä. Kun fyysisesti säilytetyt aineistot digitoidaan, ne ovat käytettävissä missä ja milloin vain. Samalla tiedonhakuun käytetty aika lyhenee merkittävästi.

”Mapit tuovat toimistoon tunnelmaa. Arkistomapeista on nopea etsiä tietoa. Selaan mappejani päivittäin.” Monenko lauseen kohdalla nyökyttelit? Todellisuudessa tuskin edes ajattelet toimistonne mappeja kovin usein. Ne vain ovat olemassa, tavan vuoksi, tilaa viemässä ja pölyä keräämässä.

Sähköposti on nimensä mukaisesti tarkoitettu viestien vaihtoon, ei tiedon säilyttämiseen. Turhan usein organisaatioissa sähköpostilaatikoita kuitenkin käytetään henkilökohtaisina arkistoina. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja syö organisaationne resursseja?

Viimeisen kymmenen vuoden aikana teknologinen kehitys on ollut nopeampaa kuin koskaan aiemmin. Vauhti ei ole hidastumaan päin. Se ei ole uutta kenellekään. Teknologiat on otettu onnistuneesti käyttöön työyhteisöissä, koska niiden on oikeasti huomattu helpottavan työskentelyä.