Satuin kysymään kollegani Mettalan Timon tuntemuksia siitä, minkälaisena hän kokee Kameleon-ohjelmistomme ja mitä se päällimmäisenä hänessä herättää. Sain nimittäin niin hyvän tarinan vastaukseksi, että se oli pakko kirjoittaa auki mahdollisimman autenttisessa muodossaan:  

kysyin timolta - ja varmasti kysyn toistekin

 Pikkupoikana asuimme rintamamiestalossa, jossa liinavaatekaappi oli puolikylmässä eteisessä. Voi sitä tunnetta ja tuoksua, kun laittoi puhtaat, raikkaat lakanat lauantaina saunan jälkeen ja pujahti nukkumaan! Sama fiilis tulee toki monesta muustakin asiasta kuten aamukahvin tuoksu, hyvin nukuttu yö, maailman mukavin villapaita, ekat moottoripyöräilyt tai purjehdus keväällä, uuden auton tuoksu. Mitä näitä nyt on! Onneksi sama fiilis tulee myös Kamelenonilla, sillä asiakirja on just eikä melkein. Siinä ei ole mitään vanhaa mitä pitäisi tarkistaa tai huolehtia. Voin keskittyä asiakirjan kokoamiseeen ja viimeistelyyn. Jos menee pieleen, niin voin helposti aloittaa uudelleen. Jos on tarve muokata asiakirjaa, saada vaikkapa uusin logo asiakirjaan tai tarkistaa asiakirjan metatiedot, niin se onnistuu yhdellä napsautuksella. Kuin taikaa. Näinhän sen pitääkin toimia, levollisesti kaiken kiireenkin keskellä. Mä osaan, mä oon pro! 

Oma fiilikseni toimitusjohtajan roolissa

Tätähän itsekin haluan omalle tiimilleni tarjota, tunteen siitä, että mä osaan, mä oon pro!Se, että voin tarjota puhtaat ja hyvin "johdetut" ajantasaiset sisällöt ja että tiimillä on aina parhaat ja yhtenevät käytänteet asiakirjoja tehdessään. Oma porukka tekee laadukasta työtä, eikä käytä aikaansa tietojen kopioimiseen vanhan "jo vähän käytetyn" dokkarin pohjalle. Tässä yhdistyy sekä compliance, tietoturva, tuottavuus ja tyytyväisyys, että laatu. 

Ei maksettu mainos

Jokainen organisaatio haluaa olla tuottava, tavalla tai toisella. Mittareita löytyy pilvin pimein, joilla tuottavuutta mitataan, mutta miten usein tuottavuutta kehitetään henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta?

Joskus ratkaisu olisi lähempänä kuin arvaakaan, mutta silti meillä tehtiin manuaalista copy/paste-työtä pitkään, ennen kuin eräs asiantuntijamme esitti simppelin ratkaisun meille omaan käyttöön.

Osassa organisaatioita etätöitä on tehty jo parikymmentä vuotta, enemmän tai vähemmän. Työntekijän roolista riippuen, etätyö vaatii erilaisia ratkaisuja. Joillekin riittää tietokone työn tekemiseen ja puhelin viestintään. Mutta miten varsinkin dokumenttikeskeistä työtä voidaan helpottaa? Ei enää olla konttorilla sisäverkossa, arkistojen äärellä ja osaavien kollegojen parissa. Silti tarvitaan pääsy tietoon ja keinot hoitaa työnsä, etänä.

 

Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?

Tarkoitus ei ole tehdä historian luentoa tai muistella sen enempää menneitä. Mutta on se vaan niin, että joskus pitää antaa omalle tiimille myös sulka hattuun!

Arkiston digitoiminen helpottaa tiedon saavutettavuutta ja tuo kustannussäästöjä. Kun fyysisesti säilytetyt aineistot digitoidaan, ne ovat käytettävissä missä ja milloin vain. Samalla tiedonhakuun käytetty aika lyhenee merkittävästi.

”Mapit tuovat toimistoon tunnelmaa. Arkistomapeista on nopea etsiä tietoa. Selaan mappejani päivittäin.” Monenko lauseen kohdalla nyökyttelit? Todellisuudessa tuskin edes ajattelet toimistonne mappeja kovin usein. Ne vain ovat olemassa, tavan vuoksi, tilaa viemässä ja pölyä keräämässä.