2 minuuttia

Tiedon johtamista vai jahtaamista?

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 31. tammikuuta 2022 klo 12.38.57

Kun asiakirjat sisältöineen sekä niihin liittyvät toimintamallit ovat hallinnassa, tietoturva, työtehokkuus ja työn kustannustehokkuus paranevat. Jotta asiakirjasisältöjä voidaan hallita, täytyy tietää, mistä tieto on peräisin. Lue alta, kuinka otat yrityksessäsi tiedon haltuun.

Aiheet: tietoturva työn tehostaminen tiedonhallinta
2 minuuttia

Paras tapa tehdä asiakirjoja - mitä se tarkoittaa?

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 20. joulukuuta 2021 klo 14.50.34

Ahdistaako pelkkä ajatus tiedostopohjien uudistamisesta tai kansiorakenteiden viidakosta? Ymmärrämme yskän. Lupaamme, että paras tapa tehdä asiakirjoja ei työllistä sinua tai tiimiäsi tippaakaan enemmän – päinvastoin.

Aiheet: työn tehostaminen tiedonhallinta
2 minuuttia

Asiantuntijatyön uusi elämä – ota haltuun paras tapa tehdä asiakirjoja

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 8. joulukuuta 2021 klo 12.32.14

Työelämän puitteet kehittyvät hurrikaanin vauhdilla, mutta silti vanhat tietotyön tekemisen tavat vaikeuttavat sujuvaa ja tehokasta työtä. Yksittäinen asiakirja kätkee sisäänsä paljon tietoa – myös ratkaisun avaimen.

Aiheet: työn tehostaminen tiedonhallinta
1 minuuttia

Puhdas, uuden tuoksuinen asiakirja

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 3. toukokuuta 2021 klo 9.27.48

Satuin kysymään kollegani Mettalan Timon tuntemuksia siitä, minkälaisena hän kokee Kameleon-ohjelmistomme ja mitä se päällimmäisenä hänessä herättää. Sain nimittäin niin hyvän tarinan vastaukseksi, että se oli pakko kirjoittaa auki mahdollisimman autenttisessa muodossaan:  

kysyin timolta - ja varmasti kysyn toistekin

 Pikkupoikana asuimme rintamamiestalossa, jossa liinavaatekaappi oli puolikylmässä eteisessä. Voi sitä tunnetta ja tuoksua, kun laittoi puhtaat, raikkaat lakanat lauantaina saunan jälkeen ja pujahti nukkumaan! Sama fiilis tulee toki monesta muustakin asiasta kuten aamukahvin tuoksu, hyvin nukuttu yö, maailman mukavin villapaita, ekat moottoripyöräilyt tai purjehdus keväällä, uuden auton tuoksu. Mitä näitä nyt on! Onneksi sama fiilis tulee myös Kamelenonilla, sillä asiakirja on just eikä melkein. Siinä ei ole mitään vanhaa mitä pitäisi tarkistaa tai huolehtia. Voin keskittyä asiakirjan kokoamiseeen ja viimeistelyyn. Jos menee pieleen, niin voin helposti aloittaa uudelleen. Jos on tarve muokata asiakirjaa, saada vaikkapa uusin logo asiakirjaan tai tarkistaa asiakirjan metatiedot, niin se onnistuu yhdellä napsautuksella. Kuin taikaa. Näinhän sen pitääkin toimia, levollisesti kaiken kiireenkin keskellä. Mä osaan, mä oon pro! 

Oma fiilikseni toimitusjohtajan roolissa

Tätähän itsekin haluan omalle tiimilleni tarjota, tunteen siitä, että mä osaan, mä oon pro!Se, että voin tarjota puhtaat ja hyvin "johdetut" ajantasaiset sisällöt ja että tiimillä on aina parhaat ja yhtenevät käytänteet asiakirjoja tehdessään. Oma porukka tekee laadukasta työtä, eikä käytä aikaansa tietojen kopioimiseen vanhan "jo vähän käytetyn" dokkarin pohjalle. Tässä yhdistyy sekä compliance, tietoturva, tuottavuus ja tyytyväisyys, että laatu. 

Ei maksettu mainos

Kameleonia käyttää noin 60.000 loppukäyttäjää. Meillä Document Housessa on ilo ja vastuu sujuvoittaa käyttäjien arkea  ja tukea liiketoiminnan prosesseja tarjoamalla ajantasaisia sisältöjä tärkeimpiin asiakirjoihin, tallennuksen ohjauksineen. Asiakirjat pidämme aina puhtaina, niissä ei ole mitään vanhan asiakirjan jäännettä. Voimme käyttää uusinta tekniikkaa ja käytettävyys on viimeisen päälle.
Aiheet: tuottavuus onnistuminen laatu tiedon luonti työn tehostaminen dokumentinhallinta
2 minuuttia

Prosessien tehostaminen ja työn tuottavuus

Kirjoittaja Tommi Kiukkonen pvm 26. tammikuuta 2021 klo 13.59.10

Jokainen organisaatio haluaa olla tuottava, tavalla tai toisella. Mittareita löytyy pilvin pimein, joilla tuottavuutta mitataan, mutta miten usein tuottavuutta kehitetään henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta?

Aiheet: prosessien tehostaminen tuottavuus tulostamisen vähentäminen metatiedot työnkulut työn tehostaminen kameleon dokumentinhallinta
1 minuuttia

oma oivallus metatiedon keräämiseen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 8. toukokuuta 2020 klo 14.19.23

Joskus ratkaisu olisi lähempänä kuin arvaakaan, mutta silti meillä tehtiin manuaalista copy/paste-työtä pitkään, ennen kuin eräs asiantuntijamme esitti simppelin ratkaisun meille omaan käyttöön.

Aiheet: työn tehostaminen metatieto tiedon johtaminen
3 minuuttia

Etätyö, se vanha ja uusi tapa

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 7. huhtikuuta 2020 klo 12.15.01

Osassa organisaatioita etätöitä on tehty jo parikymmentä vuotta, enemmän tai vähemmän. Työntekijän roolista riippuen, etätyö vaatii erilaisia ratkaisuja. Joillekin riittää tietokone työn tekemiseen ja puhelin viestintään. Mutta miten varsinkin dokumenttikeskeistä työtä voidaan helpottaa? Ei enää olla konttorilla sisäverkossa, arkistojen äärellä ja osaavien kollegojen parissa. Silti tarvitaan pääsy tietoon ja keinot hoitaa työnsä, etänä.

Aiheet: työn tehostaminen etätyö
1 minuuttia

Kun tiedostoja säilytetään omassa sähköpostissa

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen pvm 17. tammikuuta 2020 klo 11.29.09

 

Sähköpostitse kulkee paljon tärkeitä dokumentteja ja tietoa, jonka pitäisi olla luottamuksellisuudenkin takia säilöttynä ihan muualla kuin henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa. Oletko tullut ajatelleeksi, kuinka paljon sähköpostin pitäminen epävirallisena tiedon säilytyspaikkana kaiken kaikkiaan aiheuttaa hankaluuksia ja kuinka paljon tärkeää tietoa säilytetään tietoturvattomasti?

Aiheet: metatiedot työn tehostaminen tiedonhallinta sähköpostiongelma