2 minuuttia

Paras tapa tehdä asiakirjoja - mitä se tarkoittaa?

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen on 20. joulukuuta 2021 klo 14.50.34

Ahdistaako pelkkä ajatus tiedostopohjien uudistamisesta tai kansiorakenteiden viidakosta? Ymmärrämme yskän. Lupaamme, että paras tapa tehdä asiakirjoja ei työllistä sinua tai tiimiäsi tippaakaan enemmän – päinvastoin.

Asiakirjasisältöjen tekeminen on lähes jokaisen tietotyöläisen arkea. Pidämme usein itsestään selvänä sitä, että osaamme luoda, muokata ja tallentaa tiedostoja – mitä vaikeaa siinä muka on?

Todellisuudessa asiakirjasisällöt ja niiden hallinta ovat usein monitahoisempia kuin olemme tottuneet ajattelemaan. Väärin tai tehottomasti käytettynä, ne vievät tarkoitustaan enemmän aikaa ja energiaa. Turhautuminen ja väsyminen riskeeraavat työntekijöiden jaksamisen, työn laadun ja asiakirjojen tietoturvan.

Oikein käytettynä asiakirjasisältöjen hallinta helpottaa ja tehostaa työtä joka päivä, tarjoten tietotyöläisille mahdollisuuden keskittyä asiantuntijuuteensa. Mikä sitten on paras tapa tehdä asiakirjoja? Ymmärtääksemme sen, meidän on tehtävä läpileikkaus asiakirjasisältöihin ja löydettävä niiden ja arkemme hankauskohdat.

OTA KAIKKI IRTI ASIAKIRJASISÄLTÖJEN RAKENNUSPALIKOISTA

Asiakirjasisältö koostuu useista elementeistä, jotka toimivat laadukkaan sisällön rakennuspalikoina. Sisällönhallinnan näkökulmasta pakettiin kuuluvat graafinen ulkoasu, pohjatiedosto, tietorakenne ja itse sisältö. Tallennuksen ja löydettävyyden näkökulmasta siihen sisältyvät myös tallennuspolut, nimeäminen, metatiedot, tietoturva ja käyttöoikeudet. 

Kaikkien näiden rakennuspalikoiden ajan tasalla pitäminen käy helposti raskaaksi, puhumattakaan tiimin yhtenäisten toimintatapojen valvomisesta. Parhaaseen lopputulokseen päästään automaatiolla, jolla kokonaisuus pysyy hallinnassa kuin itsestään. Kameleon 365:n avulla asiakirjasisällöt päivittyvät automaattisesti, jolloin sisältöjä on helppo kehittää ja muokata niin yksilö-, kumppani- kuin yritystasolta.

Vaikuttava asiakirjasisältö syntyy,  kun asiakirjan teknisten ominaisuuksien
lisäksi
hyödynnetään sen työtehokkuutta lisäävä potentiaali.

UNOHDA OHJEISTUKSET, AUTOMATISOI ASIAKIRJOJEN TALLENNUS JA LÖYDETTÄVYYS

Asiakirjasisältöjä syntyy tietotyössä sellaisella vauhdilla, että kaiken sen tiedostomäärän hallintaan tarvitaan vankkumatonta järjestelmällisyyttä, piinkovaa taitoa ja rutkasti aikaa. Siksi tallennusten kohdalla turvaudutaan usein monitahoisiin ohjeistuksiin, joita on vaikea omaksua ja siksi niitä ei noudateta, etenkään kiireessä.

Kun tallennusvastuu siirretään pois yksittäisiltä käyttäjiltä, voidaan tehostaa niin asiantuntijoiden työtä kuin tiimien välistä yhteistyötä. Vaikuttava asiakirjasisältö syntyy, kun asiakirjan teknisten ominaisuuksien lisäksi hyödynnetään sen työtehokkuutta lisäävä potentiaali. Huomioimalla aineistojen elinkaari ja laatu, asiakirjasisältöjen muutokset sekä niiden saatavuus ja jakelu, voidaan tavoittaa asiakirjasisältöjen täysi potentiaali.

Kameleon 365 poistaa ohjeistusten tarpeen automatisoimalla ja yhdenmukaistamalla koko tiimisi toimintatavat. Se ohjaa löydettävyyteen liittyviä tallennuspolkuja ja nimeämiskäytänteitä sekä metatiedottaa asiakirjat ja hallinnoi käyttöoikeuksia.

Näyttökuva 2021-12-2 kello 16.00.32

TARJOA TASAVERTAISET ONNISTUMISEN MAHDOLLISUUDET AUTOMAATIOLLA

Tarvitsemme työssä onnistumiseen ajantasaisia, laadukkaita ja tietoturvallisia sisältöjä. Siksi asiakirjasisältöjen parissa käytetään runsaasti arvokasta työaikaa. Yksittäisiä tiedostoja käsittelemällä muutoksenhallinta tiimin tai koko yrityksen tasolla on kuitenkin turhan työlästä ja hankalaa. Ei ihme, että asiakirjasisällöt ovat harvoin ajan tasalla. 

Kameleon 365 tukee asiakirjasisältöjen pohjatiedostojen kehitystä sekä vähentää merkittävästi tiedostoihin käytettyä työaikaa, muuttuvan tiedon päivittämistä sekä löydettävyyteen ja jakeluun käytettyä työaikaa. Kameleon on tasavertaisuuden lähettiläs, joka mahdollistaa uusimpien sisältöjen jalkautumisen kaikille, yhdenmukaisina taitotasosta riippumatta.

Kameleon 365 on paras tapa tehdä asiakirjoja. Varaa 15 minuuttia kanssamme, niin kerromme miten saat tiimillesi taiottua lisää tehokasta työaikaa ja käännät turhautumisen tehokkaaksi ja mielekkääksi työksi! Varaa tapaaminen täältä!

Work like Kameleon!

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.