Etätyö, se vanha ja uusi tapa

Osassa organisaatioita etätöitä on tehty jo parikymmentä vuotta, enemmän tai vähemmän. Työntekijän roolista riippuen, etätyö vaatii erilaisia ratkaisuja. Joillekin riittää tietokone työn tekemiseen ja puhelin viestintään. Mutta miten varsinkin dokumenttikeskeistä työtä voidaan helpottaa? Ei enää olla konttorilla sisäverkossa, arkistojen äärellä ja osaavien kollegojen parissa. Silti tarvitaan pääsy tietoon ja keinot hoitaa työnsä, etänä.

Miten nyt saadaan työt tehtyä?

Itse joudun tunnustamaan, että vaikka meillä on jo vuosia ollut kaikki tarvittava teknologia ja työvälineet kunnossa, olemme mekin vasta nyt ottaneet ryhtiliikkeen asiassa. Seuraavassa pari käytännön esimerkkiä viime viikolta.

Teimme liikekumppanin kanssa sopimuksen heidän meille tuottamista palveluista. Se koostui pääsopimuksesta ja kolmesta liitteestä. Aiemmin tällainen operatiivinen asiakirja olisi ensin tulostettu kahtena kappaleena ja sitten käyty hakemassa siihen nimi. Nyt käytin Power PDF -ohjelmistoa tiedostojen koostamiseen yhdeksi PDF.ksi. Sen jälkeen lähetin sopimuksen allekirjoitettavaksi VismaSign -palvelun kautta osapuolille (käytin Vismaa, koska haluamme vahvan tunnistautumisen). Tiedoston koostamiseen ja lähettämiseen meni arviolta 5 minuuttia. Päivän päätteeksi osapuolet olivat käyneet allekirjoittamassa sopimuksen. Tehty.

Vanhalla tavalla tämä olisi mahdollisesti vielä vaiheessa. Sähköinen allekirjoitus on ollut meillä käytössä jo muutaman vuoden, mutta sen käyttö on ollut rajoitettua. Meillä käyttö alkoi hallituksen pöytäkirjoista. Kokouspöytäkirjoihin oli työlästä saada nimet kokousten ulkopuolella, kun henkilöt ovat kiireisiä ja eri paikkakunnilla. Nyt saamme nimet nopeasti heti kokouksen jälkeen.

Kaikki tapaamiset ovat nyt Teams-kokouksia. Hyvälaatuiset asiakirjat ovat tärkeä osa luottamuksen herättämiseksi verkkopalavereissa. Meidän ja yli 60000 muun Kameleon-käyttäjän tavoin Word -asiakirjat ja PowerPoint -esitykset tehdään Kameleonilla, tai siis normaalisti Office-ohjelmistoja käyttäen, mutta Kameleonin valmiilla pohjilla ja sisältöelementeillä.

Sisällön ja ilmeen manageerauksen lisäksi voimme asiakirjakohtaisesti automatisoida minne asiakirja tallentuu. Ohjattu tallennus -ominaisuus siirtää tiedoston ja valitut metatiedot haluttuun Teams -työtilaan tai Sharepointin kansioon. Käytämme tätä erityisesti myynnin dokumenteissa, että kaikki myyjien tekemät ratkaisuesitykset tallennetaan automaattisesti Sharepointiin. Äärimmäisen kätevää ja erityisen tärkeää nyt etätyössä. Tiedostot ovat myös muiden löydettävissä.    

Muita asioita, joita tehtyjen havaintojen pohjalta on muokattu viimeisten viikkojen varrella työn sujuvoittamiseksi:

• Microsoft Teamsin käytön uudet tuulet
  • 15-30min kestäviä Teamsin käyttö- ja vinkkikoulutuksia on pidetty koko porukalle tarpeiden mukaan
  • Avasimme uusia keskustelukanavia, kuten esim. "Etäajatuksia ja kokemuksia"-kanavan, jossa saa kertoa fiiliksistä ja tuoda onnistumisia ja toiveita koko porukalle
  • Järkeistimme Teams -kanavien ryhmiä ja hälytyksiä, ettei kaikkien tarvitse olla jokaisessa keskustelussa mukana
  • Pidetään virtuaalisia "kaffepausseja"
• Nopeutimme sähköisen allekirjoituksen (Visma Sign) integraatiota omaan Kameleon-palveluumme
  • Näin sekä asiakkaamme että me voimme varmistaa myyntiprosessin etenemisen etänä: Aineiston kokoaminen > Verkkokokous > Muistio > Tarjous  + Sähköinen allekirjoitus = Sopimus  > Sähköinen arkisto
• Siirryimme kaikki enemmän valmentajan rooliin
  • Ennen käytiin paljon enemmän 1-1 -keskusteluja, joita jälkeenpäin katsottuna olisi pitänyt jo aiemmin käydä enemmän Teamsissa. Nyt jokainen voi kantaa oman kortensa kekoon jo keskusteluiden aikana ja joukkoäly se vasta tuokin hyvää kehitystä!
  • Myynnissä on oma-aloitteisesti tiimiydytty ja haettu aisapareja, joiden kesken voi jakaa vahvuuksiaan ja oppia toisiltaan. Tässä opitaan toisiltamme ja jaamme hyväksi havaittuja tekemisiä, onnistumisia ja vinkkejä onnistumiseen

Teknologia ja työtavat

Yksi yhdistävä tekijä näissä kaikissa yllä mainituissa on myös teknologian lisäksi se, että kun normaali tilanne yhtäkkiä onkin uusi ja erilainen, muuttuu myös moni olemassa ollut prosessi. Esim. myynnissä tapaamisten muoto, etänä käytettävät materiaalit, sopimuspohjat ja tapa toimia asiakkaiden kanssa muuttui hetkessä. Näiden muutosten jalkauttaminen koko porukalle on ollut todella tärkeää.

Tänään jutellessani asiakkaan kanssa, todettiin molemmat, että olemassa olevan teknologian ansiosta muutos on ollut hanskattavissa. Moni muuttunut asia on liittynyt siihen, miten teknologia valjastetaan palvelemaan meitä paremmin, ja miten nyt tehdyillä muutoksilla saadaan arkipäiväiset työtehtävät hoidettua, itse asiassa entistä sujuvammin.

Tiedostan toki, että jokaisella tilanne, työkalut, teknologia ja kulttuuri ovat erilaisia, mutta monella kuitenkin on jo ainakin välineet valmiina käyttöä varten (Esim. Office 365). Muutamat perusasiat voi saada nopeastikin kuntoon, kun hetkeksi istuu miettimään, miten tästä mennään eteenpäin onnistuen ja muita tukien. Toivon, että näistä meidän omista esimerkeistämme on hyötyä myös muille tässä uudessa tilanteessa.

Sparraan mielelläni ja vaihdan ajatuksia näiden asioiden äärellä pohdiskelevien kanssa.