Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen luontia, muokkausta, tallennusta ja hakua. Vaikka nämä toiminnot ovat korvaamattomia, on yksi usein huomiotta jäänyt sankari. Tässä kirjoituksessa tarkastelemmekin, kuinka asiakirjamallienhallinta liittyy laajempaan asiakirjanhallinnan kenttään ja analysoimme arvoketjua tunnistaaksemme keskeiset toimijat ja heidän roolinsa.

Asiakirjamallien hallinnan keskeinen rooli  

1. Asiakirjan luominen: Uuden asiakirjamallin luomisessa voidaan hyödyntää monipuolisesti toimialakohtaisia malleja ja ehdollisia kenttiä. Asiakirjamalleja pystytään rikastuttamaan automaation avulla perusmalleja paremmin, ja sen informaation myötä tehostamaan koko asiakirjaprosessin hallintaa. 

Asiakirjan luominen on asiakirjahallinnan perusta ja kivijalka. Kameleonin kaltaisen asiakirjamallien hallintajärjestelmän vahvuus on juuri se, että se helpottaa työtä heti asiakirjan elinkaaren alussa. Kun asiakirja on luotu johdonmukaisesti alusta alkaen, se mahdollistaa sujuvamman käsittelyn myöhemmissä vaiheissa. Asiakirjaprosessit ovat tehokkaita ja virheettömiä.
 
2. Muokkaus ja työskentely: Asiakirjamallit luovat yhtenäisen perustan, mikä nopeuttaa uusien käyttäjien perehdytystä ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Mallit standardisoivat muokkaus- ja yhteistyöprosessit, mikä on erityisen arvokasta, kun useampi henkilö työskentelee saman asiakirjan parissa. 

Nostetaan esimerkiksi yleinen projekti- tai palvelusopimusmalli, joka vaatii monen osapuolen tai eri tiimin jäsenten työpanoksen. Keskitettyjen asiakirjamallien avulla voidaan tuottaa, hallinnoida ja hyväksyä sisältöön liittyviä toimenpiteitä. Työskentely on tehokasta ja johdonmukaista, se etenee virheettömästi useiden tiimien yhteistyönä.

3. Tallennus ja haku: Asiakirjamallien avulla voidaan yhdenmukaistaa metatiedon käyttöä ja käytäntöjä. Metatietojen ansiosta asiakirjojen hakeminen on entistä helpompaa ja nopeampaa. Optimoimalla hakuprosessit pystytään säästämään merkittävästi aikaa ja resursseja. Asiakirja, joka sisältää tietyn avainsanan tai metatietokentän, voidaan löytää hetkessä.

4. Työnkulun automatisointi: Mallien hallintajärjestelmät integroituvat sujuvasti muihin järjestelmiin mahdollistaen työnkulun automatisoinnin ja tehokkuuden maksimoinnin toistuvissa tehtävissä. Erilaisten sopimusten hyväksyntäprosessit voidaan automatisoida, mikä puolestaan nopeuttaa käsittelyaikoja ja vähentää manuaalista työtä.

Useissa organisaatioissa sähköinen allekirjoitus on muuttunut välttämättömyydeksi. Sopimuksia solmitaan, allekirjoitetaan ja lähetetään. Esimerkiksi Visma Sign on nyt osana Kameleon kokonaisuutta ja voit yhdistää sähköisen allekirjoituksen organisaation asiakirjoihin. Sekä allekirjoittaminen, että asiakirjan lähettäminen hoituvat suoraan Office-ohjelmasta.

5. Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Keskitetty asiakirjamallien hallinta varmistaa, että jokainen asiakirja on organisaation määräysten ja ohjeistusten mukainen. Organisaation sisäiset sisäiset turvallisuus- ja tietosuojastandardit voidaan upottaa suoraan malliin, mikä takaa johdonmukaisuuden ja minimoi riskit.

Tässä yhteydessä keskitetty mallien hallinta vähentää myös tietoturvariskejä, jotka liittyvät työntekijöiden liikkumiseen eri organisaatioiden välillä. Jos työntekijä vaihtaa työpaikkaa ja käyttää edellisen työnantajansa asiakirjamalleja, se voi aiheuttaa vakavia tietoturvauhkia ja tietovuotoja. Keskitetty hallinta mahdollistaa ajan tasalla olevat, vaatimustenmukaiset ja turvalliset organisaatiokohtaiset mallit - eikä työntekijöillä ole tarvetta kuljettaa mukanaan vanhoja malleja.

6. Arkistointi ja tietojen poistaminen: Standardoitujen mallien avulla asiakirjojen arkistointi ja tietojen poistaminen on yksinkertaisempaa ja järjestelmällisempää. Esimerkiksi asiakirjat, jotka on luotu tietyllä ajanjaksolla, voidaan arkistoida yhdellä kertaa, ja tiedonhaku arkistoista käy selkeämmin ja nopeammin.

Ketkä ovat mukana arvoketjussa?

Arvoketjun ymmärtäminen on avainasemassa asiakirjanhallinnan prosessin optimoinnissa. Asiakirjan elinkaaren aikana on monia eri toimijoita mukana, kukin omalla erityisalueellaan. Sisällön luojat muodostavat asiakirjan alkuperäisen rungon. He luovat mallipohjat, joita loppukäyttäjät, esimerkiksi myyntitiimit ja eri osastojen asiantuntijat soveltavat päivittäisessä työssään.

Usein organisaatiossa IT-tiimi ja tietohallintojohtaja varmistavat, että nämä mallit integroituvat saumattomasti järjestelmiin. Markkinointi, viestintä tai jokin muu organisaation sisäinen tarkastus kontrolloivat, että asiakirjamallit ovat vaatimusten mukaisia. Organisaation toimialasta ja koosta riippuen, tässä ketjussa saattaa olla mukana myös data-analyytikkoja. He tarkastelevat työnkulun tehokkuutta, käyttäjien toimintaa ja optimoivat prosesseja entisestään.

Johtoporras vastaa tämän kaiken strategisesta toimeenpanosta. Ohjelmistotoimittajat, kuten Document House ja Kameleon, toimittavat tarvittavat teknologiset ratkaisut. Lisäksi arvoketjun ulkopuolella, mutta siihen vaikuttavia toimijoita, ovat tilintarkastajat ja valvovat viranomaiset. He arvioivat järjestelmän vaatimuksia, eheyttä ja sen noudattamista. Lopulta on sitten asiakkaat, jotka käyttävät tai vastaanottavat näitä valmiita asiakirjoja.

Aika antaa tunnustusta sinne, missä arvo syntyy 

Asiakirjamallien hallinta ei ole vain ominaisuus, se on välttämättömyys kaikille organisaatioille, jotka tavoittelevat tehokkuutta, yhdenmukaisuutta, selkeyttä ja skaalautuvuutta asiakirjahallintastrategiassaan. Tunnistamalla sen rooli ja ymmärtämällä arvoketju, yritys voi tehostaa operatiivista toimintaansa ja parantaa kilpailukykyään. Annetaan asiakirjamallien hallintajärjestelmälle tunnustus, jonka se ansaitsee. 

Jos haluat kuulla lisää, varaa vartin keskustelu kanssamme!