Prosessien automatisoinnista liiketoiminnan kehittämiseen

Jo vuosituhannen vaihteesta lähtien yrityksissä on havahduttu siihen, että heidän IT-palveluidensa rooli on muutakin kuin toimiston laitteiden, kuten tietokoneiden, tulostimien ja kopiokoneiden huoltoa ja käyttäjien opastusta. 2010-luvulla puolestaan on ymmärretty, että IT-osastolla voi olla merkittävä rooli liiketoiminnan kehittämisessä.

IT-teknologia on kehittynyt viime vuosikymmeninä valtavaa vauhtia. Kehitysnopeutta kuvaa hyvin seuraava esimerkki. Vuonna 1978 New York – Pariisi -lento kesti 7 tuntia ja maksoi 900 dollaria. Nyt saman matkan pitäisi taittua 1 sekunnissa ja maksaa yhden pennin verran, jos lentoliikenteen tehon ja hinnan kehitys olisi sama kuin tietokoneissa. (Lähde: Wired for innovation: how information technology is reshaping the economy, Cambridge, MA: MIT Press)

Kehityksen myötä on tullut paljon uusia palveluita, joiden avulla IT-osasto voi automatisoida koko yrityksen prosesseja. Oletko esimerkiksi ajatellut, kuinka paljon hallinnossa työskentelevät käyttävät aikaa erilaisten dokumenttien skannaamiseen ja jälleen samojen tietojen näpyttämiseen erilaisiin tietojärjestelmiin? Kuinka kauan kestää, että vaikkapa jokin lomake on skannattu ja tallennettu johonkin pilveen ja samat tiedot kirjattu CRM-järjestelmään?

Käytännössä se voi kestää jopa 5 päivää, jos tietty paperidokumentti pitää lähettää postitse pääkonttorille, jossa Neiti Näpsä avaa kirjeen, etsii vapaan skannerin (joka ei pahimmillaan edes toimi, koska IT-tuki ei ole ehtinyt käydä korjaamassa sitä), ja sitten skannaa dokumentin omalle koneelleen. Tämän jälkeen samainen neiti syöttää dokumentin tiedot pariin eri tietokantaan tai järjestelmään, jonka jälkeen tallentaa dokumentin yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään ja vielä arkistoi sen sähköisesti. Huh, ei tässä vaiheessa käy kateeksi!

Onneksi trenditermi automatisointi auttaa tässäkin. Vain taivas on rajana eri tarkoituksiin kehitettyjen pilvipalveluiden määrässä ja nykyään ne ovat käytettävissä myös perinteisissä toimistolaitteissa. Tulostimiin, kopiokoneisiin ja monitoimilaitteisiin voidaan liittää monia ominaisuuksia, jotka automatisoivat prosesseja (lue: säästävät Neiti Näpsän ja monen muun aikaa ja hermoja).

Tulostusympäristön optimoinnista ja nykyisen toiminnan pullonkaulojen tunnistamisesta on paras lähteä liikkeelle. Se ei välttämättä edes tarkoita uusia laitehankintoja! Ensimmäiseksi olisi tärkeää tunnistaa omassa liiketoiminnassa ne rutiininomaiset toiminnot

• joihin kuluu jatkuvasti paljon aikaa
• jotka ovat pääsääntöisesti hoidettavissa samalla tavalla
• jotka ovat tähän asti edellyttäneet paperisia dokumentteja.

Jos löydät omasta työympäristöstäsi tällaisia toimintoja, suosittelen lukemaan seuraavaksi aiemman blogimme: Mitä jää viivan alle tulostamisen jälkeen? Jos prosessien automatisointi ei (vielä) tunnu oikealta vaihtoehdolta, niin mieti kuitenkin rutiinien ja niiden aiheuttamien kustannuksien vähentämistä. Aloita vaikka tulostamisesta.