Tiedonkulun haasteet
Vuonna 2015 on olemassa enemmän erilaisia viestintävälineitä ja –tapoja kuin koskaan aiemmin. Arkielämässä viestit kulkevat kätevästi niin meilin,...
Moikka,
Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.
Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.
Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi.
ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.
2 min read
Kaj Seeste
:
29. kesäkuuta 2015 klo 16.48.22
Pilvipalveluiden kanssa on käynyt ”ei nähdä metsää puilta” –ilmiö. Termiä viljellään niin ahkerasti, ettemme enää kiinnitä siihen huomiota.
Pilvipalvelut saattaa olla yksi monista 2010-luvun hypetermeistä. Siihen kiinnittää huomiota vasta jos/kun se liippaa läheltä omia mielenkiinnon kohteita tai asioita, joiden kanssa on jatkuvasti tekemisissä. Jos sinä olet tekemisissä asiakirjojen, niiden sisältämien tietojen tai tietoa/dokumentteja liikuttavien työnkulkujen kanssa, tälle kirjoitukselle kannattaa antaa 5 minuuttia ajastasi.
Miksi pilvellä sitten on merkitystä dokumenttien työnkulkuja organisoidessa? Yritykset ovat jo tunnistaneet useita haasteita, jotka liittyvät dokumenttien hallintaan. Pilvipalveluissa on ratkaisu, mikäli ongelmia on seuraavissa asioissa:
Pilvipalveluista on tullut ratkaisu, jolla poistetaan paperipohjaisten työnkulkujen monimutkaisuutta. Siirtämällä asiakirjahallinnan sekä niihin liittyvät työnkulut pilvipalveluun, saat itsellesi enemmän aikaa ydinbisnekselle. Tuottavuutesi kasvaa yksinkertaisia työnkulkuja käyttämällä, jolloin operatiiviset kulut samalla laskevat. Kukapa ei tätä haluaisi?
Pilvipohjaisista dokumentinhallintapalveluista on liiketoiminnalle iso etu. Usein toistuvat paperipohjaiset prosessit on järkevää automatisoida, koska se säästää ennen kaikkea organisaation kustannuksia. Standardisoidut prosessit tukevat työnkulkujen optimointia, riskien hallintaa sekä auditointeja.
Tämän lisäksi panostus automatisointiin näkyy myös loppuasiakkaalle. Tiedot kulkevat nopeammin niin asiakkaille, tavarantoimittajille kuin sidosryhmille. Se vaikuttaa suoraan asiakastyytyväisyyteen ja –uskollisuuteen.
Hyödyt ovat selkeät, mutta entä ominaisuudet? Millaisia asioita pitää löytyä järjestelmästä, joka hoitaa dokumentteihin liittyvät työnkulut? Tässä on listaus muutamista välttämättömyyksistä:
Konfiguraatiot, käyttöönotot ja tukipalvelut kuuluvat tällä hetkellä joihinkin markkinoilla tarjolla olevin järjestelmiin. Nämä ratkaisut tukevat prosessien optimointia, riskien arviointia ja raportointia.
Järjestelmien moninaisuuden vuoksi kannattaa etsiä näihin ratkaisuihin perehtynyt asiantuntija. Asiantuntija osaa arvioida, onko paperipohjaisten prosessien digitalisoiminen teille oikea ratkaisu ja mitä sen toteuttaminen edellyttää.
Yhdistämällä resursseja – laitteet, järjestelmät ja ammattitaidon, oikea kumppani voi sujuvoittaa prosessien automatisointia merkittävästi. Pilvipalvelu-termi pitää nykyään sisällään kaikki digitaalisen murroksen aspektit: mobiiliuden, ”big datan”, sosiaalisuuden, IoTin ja niin edelleen. Sen takia siihen kannattaa edelleen kiinnittää huomiota.
Vuonna 2015 on olemassa enemmän erilaisia viestintävälineitä ja –tapoja kuin koskaan aiemmin. Arkielämässä viestit kulkevat kätevästi niin meilin,...
Vielä hetki sitten digitalisaatioksi miellettiin lähinnä nuoremman sukupolven suosimat sosiaalisen median kanavat ja niiden päivittäminen...
Viime viikolla kerroimme, että asiantuntijoiden mukaan tulostuksenhallintapalveluiden markkinat ovat kypsät. Suurin osa asiakkaista ymmärtää jo...