Tiedonkulun haasteet

Vuonna 2015 on olemassa enemmän erilaisia viestintävälineitä ja –tapoja kuin koskaan aiemmin. Arkielämässä viestit kulkevat kätevästi niin meilin, WhatsAppin kuin Facebookin kautta. Työpaikalla meilit riittävät työkavereiden kanssa viestimiseen ja tapaamisten sopimiseen asiakkaiden kanssa. Jotkut asiat kuitenkin vaativat edelleen kirjeiden postittamista, rahtikirjojen toimittamista tai sopimusten arkistoimista. Vai vaativatko? Olisiko jo mahdollista käyttää arjessa välttämättömiksi vakiintuneita digitaalisia keinoja myös työelämässä viestien välittämiseen?

Tehokas tiedonkulku on liiketoiminnassa edellytys sille, että asiat etenevät ja mieluiten ASAP. Tiedonkulku on kuitenkin haastavaa erityisesti toimialoilla, joissa paperia käytetään edelleen paljon. Tyypillisesti tällaisia aloja ovat mm. pankki- ja vakuutustoiminta, rakentaminen, kauppa ja julkishallinto.

Paperiton toimisto on saattanut olla 1970-luvulla maalailtu tulevaisuudenkuva, joka ei koskaan tule täysin toteutumaan. Eikä tarvitsekaan. Oma pöytäni on ainakin kirjojen, post it –lappujen ja vihkojen peittämä. Ihminen tarvitsee paperia ja kynää oman muistinsa tueksi ja ajatustensa jatkeeksi. Yrityksen prosesseista kuitenkin suuren osan voi hoitaa digitaalisin keinoin - muunkin kuin sähköisen arkistoinnin.

Jos paperilla oleva tieto vaatii myöhemmin jatkojalostusta jossain muodossa, se on järkevää tehdä digitaalisesti. Otetaan esimerkki arjesta. Olet ehkä jo tilannut palkkakuittisi sähköisenä versiona. Et varmaan halua arkistoida kuukausittain postilaatikosta tippuvaa A4:sta mappiin ja säilyttää sitä vuosia siltä varalta, että verottaja, ammattiliitto tai vastaava saattaa haluta vilkaista sitä myöhemmin. Kun se on sähköisenä versiona, voit selata tietojasi milloin vain ja tarvittaessa hakea sieltä tietyt ajanjaksot ja toimittaa vain niistä tiedot eteenpäin.

Sama toimintamalli olisi mahdollista monistaa myös moniin yrityksen prosesseihin. Tietoja ei enää tarvitsisi poimia paperiselta dokumentilta ja kopioida erilaisiin järjestelmiin ja lähettää dokumentteja postitse. Näin arvokkaat tiedot eivät pääsisi katoamaankaan prosessin eri vaiheissa ja ne olisivat heti käytettävissä – eivätkä esimerkiksi postissa jemmassa pahimmillaan useita päiviä.

Haastavaksi tiedonkulun tekee se, että se voi liikkua hitaasti, muuttua matkan varrella ja olla huonosti saatavilla. Silloin sen vaikutukset näkyvät liiketoiminnassa. Tieto on kuitenkin osa yrityksen pääomaa ja siksi mittaamattoman arvokasta. Tavoitteena pitäisi olla tiedon liikkuminen nopeasti ja muuttumattomana. Plussaa tulee vielä siitä, jos tieto on ajasta ja paikasta riippumatta saatavilla.

Kuulostavatko yllämainitut haasteet ikävästi tutuilta? Jos olet valmis kehityksen kelkkaan hyppäämiseen, katso oheinen video. Asiantuntijamme käyvät läpi, millaisia vaikutuksia tiedonkulun tehostamisella on ollut asiakkaan bisnekseen.

Mitä prosessien digitalisoinnissa pitää ottaa huomioon?