Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.

Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa. 

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi. 

ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.

Ideation Brainstorming Tips Infographic Graph-6

1 min read

Miten tieto löytyisi nopeammin? Lähde liikkeelle oikeasta suunnasta

Miten tieto löytyisi nopeammin? Lähde liikkeelle oikeasta suunnasta

Dokumentinhallinnassa oleellisinta on keskittyä hetkiin, joissa uutta tietoa luodaan. Alussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat suoraan siihen, kuinka turvallisesti tieto kulkeutuu ja tallentuu tai miten helposti se löytyy myöhempää käyttöä varten.

Esimerkiksi yrityksen asiakaspalvelijan pitää pystyä reagoimaan kysymyksiin nopeasti, joten työohjeiden ja muiden tarpeellisten dokumenttien on löydyttävä heti –usein jo yhden puhelinsoiton aikana. Viimeisimmän ohjeversion tai tiedon löytyminen kiireessä on vaikeaa tai jopa mahdotonta, jos organisaatiossa ei ole sovittuja käytäntöjä tai asiakaspalvelijalla käytössään toimivaa hakua, joka löytää nopeasti halutut dokumentit. Sähköpostin syövereistä ohjeita etsivä usein hukkuu sille tielleen.

Paras tapa tehostaa yrityksen toimintaa ovat uudelleen mietityt toimintatavat ja ketterät ratkaisut, joista hyödyt realisoituvat heti. Järjestelmien tehtävä on mukautua työnteon tarpeisiin, ei toisin päin.

Ratkeaako dokumentinhallinta uudella järjestelmällä vai pitäisikö sittenkin muuttaa toimintatapoja?

Uudistusinnon aikana kannattaa muistaa, että pelkillä hankinnoilla päästään harvoin parempaan lopputulokseen. Oleellisempaa on tekemisen ja toimintatapojen uudistaminen. Tarkoitus on, että järjestelmähankinnalla tuetaan työtapojen ja prosessien tehostamista.

Toukokuun webinaarissamme esittelimme, kuinka ratkoa kolme tyypillistä dokumenttienhallinnan haastetta: asiakirjoja luodaan isoja määriä, tietoa vastaanotetaan eri muodoissa ja papereita on mapeittain hyllyissä.

Ota avuksi toimintasuunnitelma työtapojen nykyaikaistamiseksi

Vaikka asiakirjahallintaan liittyvät muutokset tuntuvat isoilta ja haastavilta ongelmilta, suuren urakan edessä ei kannata lamaantua. Toimintatapojen uudistaminen kannattaa aloittaa vaiheittain.

Olemme tuottaneet aiheesta oppaan, jonka avulla tarjoamme välineitä organisaationne tiedonhallinnan toimintasuunnitelman tueksi. Oppaan avulla voit muun muassa selvittää, minkälainen on organisaationne tiedonhallinnan kypsyystaso. Oppaassa on myös lueteltu etenemisen askeleet, joiden avulla pääsette liikkeelle tiedonhallinnan laadun parantamisessa.

johtajan opas

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Tunnetko asiakirjanhallinnan ekosysteemin ja sen roolit?

Asiakirjanhallinnan ekosysteemi on laaja ja monimutkainen, ja siihen kuuluu lukematon määrä työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan asiakirjojen...

Read More
Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...

Read More
Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Haasteita asiakirjanhallinnassa? Aika tutustua Kameleoniin tarkemmin

Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...

Read More