Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?
Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...
Moikka,
Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.
Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.
Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi.
ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.
1 min read
Tuuli Krekelä
:
14. elokuuta 2018 klo 16.08.39
Dokumentinhallinnassa oleellisinta on keskittyä hetkiin, joissa uutta tietoa luodaan. Alussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat suoraan siihen, kuinka turvallisesti tieto kulkeutuu ja tallentuu tai miten helposti se löytyy myöhempää käyttöä varten.
Esimerkiksi yrityksen asiakaspalvelijan pitää pystyä reagoimaan kysymyksiin nopeasti, joten työohjeiden ja muiden tarpeellisten dokumenttien on löydyttävä heti –usein jo yhden puhelinsoiton aikana. Viimeisimmän ohjeversion tai tiedon löytyminen kiireessä on vaikeaa tai jopa mahdotonta, jos organisaatiossa ei ole sovittuja käytäntöjä tai asiakaspalvelijalla käytössään toimivaa hakua, joka löytää nopeasti halutut dokumentit. Sähköpostin syövereistä ohjeita etsivä usein hukkuu sille tielleen.
Paras tapa tehostaa yrityksen toimintaa ovat uudelleen mietityt toimintatavat ja ketterät ratkaisut, joista hyödyt realisoituvat heti. Järjestelmien tehtävä on mukautua työnteon tarpeisiin, ei toisin päin.
Uudistusinnon aikana kannattaa muistaa, että pelkillä hankinnoilla päästään harvoin parempaan lopputulokseen. Oleellisempaa on tekemisen ja toimintatapojen uudistaminen. Tarkoitus on, että järjestelmähankinnalla tuetaan työtapojen ja prosessien tehostamista.
Toukokuun webinaarissamme esittelimme, kuinka ratkoa kolme tyypillistä dokumenttienhallinnan haastetta: asiakirjoja luodaan isoja määriä, tietoa vastaanotetaan eri muodoissa ja papereita on mapeittain hyllyissä.
Vaikka asiakirjahallintaan liittyvät muutokset tuntuvat isoilta ja haastavilta ongelmilta, suuren urakan edessä ei kannata lamaantua. Toimintatapojen uudistaminen kannattaa aloittaa vaiheittain.
Olemme tuottaneet aiheesta oppaan, jonka avulla tarjoamme välineitä organisaationne tiedonhallinnan toimintasuunnitelman tueksi. Oppaan avulla voit muun muassa selvittää, minkälainen on organisaationne tiedonhallinnan kypsyystaso. Oppaassa on myös lueteltu etenemisen askeleet, joiden avulla pääsette liikkeelle tiedonhallinnan laadun parantamisessa.
Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan...
Asiakirjat ovat yrityksen sydän ja sielu. Asiakirjamallit ovat yhä tärkeämmässä roolissa, koska ne auttavat automatisoimaan ja virtaviivaistamaan...
Asiakirjojen tietoturvan varmistaminen on osa järkevää riskienhallintaa. Millä tavalla organisaatiossasi huolehditaan siitä? Onko olemassa...