Jokainen on varmasti itse tilannut, tai ollut mukana projektissa joka ei mennyt ihan toiveiden ja tavoitteiden mukaan. On tullut opittua itsekin puolihuolimattomasti ostetun projektin kautta, ettei laatua saa sattumalta.
Jäin pohtimaan tätä, kun eräs asiakkaamme kääntyi puoleemme pieleen menneen dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönoton jälkeen.

Metodit ja asiantuntijuus

Itse arvostan asiantuntijoita alasta riippumatta korkealle, kunhan asiantuntijuuden voi todentaa, joko sertifioinneilla tai muiden asiakkaiden suosituksilla. Näiden lisäksi käytettävät metodit muutoksen johtamisessa nousevat arvoon korkeaan jos kyseessä on liiketoiminnalle kriittiinen projekti. Lienee itsestäänselvää, että tiimiläisten sitoutuminen ja asenne, sekä aito välittäminen asiakkaasta tulee tuntua ja näkyä. Projektista tulisi tehdä ja ilmaista sen kautta asiakkaan tiimille projektin merkityksellisyys, jossa on todennettavat ja mitattavissa olevat hyödyt projektin päättyessä. Kirkkaampi tavoite on aina helpompi saavuttaa.

Kun keskustelimme asiakkaan kanssa, kävi ilmi ettei projekti mennyt pieleen kumppanin osaamattomuuden takia, vaan sen takia, ettei heidän käyttämänsä menetelmät projekteissa olleet riittävät ja asiantuntijoiden jättäminen yksin projektiin ei toiminut, vaikka asiantuntijat olivat osaavia. "Oman työn ohella" tehdyt projektit tahtovat jäädä vaillinaisiksi ja niitä on hankala päättää. Projektiin täytyy panostaa, jotta se saadaan maaliin sille tarkoitetulla tavalla.

Keskustelin myyntimme vetäjän, sekä palveluhallinnan vetäjämme kanssa ja he molemmat totesivat yhteen ääneen, että onnistuneen projektin edellytyksenä on asiakkaan liiketoiminnan ymmärryksen lisäksi yhdistelmä hyväksi havaittuja projektin- ja muutoksen johtamisen metodeja, sekä sertifioidut, kokeneet ja sitoutuneet asiantuntijat projektitiimissä. Projektin ammatillisuuden kasvattaminen vähentää kitkaa ja parantaa projektin sujuvuutta.

Document House tekee hyvin erityyppisiä projekteja asiakkaiden kanssa ja jokaiseen on omat toimivimmiksi havaitut tavat toimia. Emme niinkään puhu tiukasti projektinhallintametodeista, vaan erilaisista viitekehyksistä, joissa keskiössä on innovatiivisuus, sidosryhmien kanssa yhdessä työskentely, muutoksen johtaminen ja yhteistyöllä saatu kilpailuetu. Esim. ohjelmistoprojekteissa toimitaan käyttäen Scrum-viitekehystä:

  • Tähän meillä on Certified ScrumMaster ja Advanced Certified Scrum Product Owner 
  • Scrumin ansiosta ohjelmistosta saadaan hyötyä aikaisessa vaiheessa ja toisaalta huomataan myös mahdolliset virheet hyvissä ajoin
  • Avoimuus, läpinäkyvyys ja yhdessä työskentely on kaiken perustana

Läpinäkyvyys alusta loppuun

Projektin tavoitteet, vaiheet, aikataulut, vastuuhenkilöt ja kaikki tärkeimmät asiat kirjataan yhteiseen projektisuunnitelmaan. Sen ei tarvitse olla raskas eikä työläs, mutta sen on oltava ajan tasalla, oikealla tavalla ohjaava, sekä läpinäkyvä toimittajan ja asiakkaan välillä. Ei tule väärinymmärryksiä, olettamuksia tai poikkeamia, joita ei haluta. Läpinäkyvyyden parantamiseksi on olemassa hyviä työkaluja, kuten esimerkiksi MS Teams. Parhaimmillaan hyvät työkalut ovat projektin "liima", jotka pitävät projektin jäsenet samalla työalustalla, tehokkaasti viestien keskenään ja josta projektin ohjausryhmä tai jäsenet voivat tarkistaa, missä projektin osalta ollaan menossa ja missä aikataulussa.

Toki riippuen projektin laajuudesta, projektiin valitusta kumppanista ja toimitettavan ratkaisun kompleksisuudesta voi metodit ja viitekehykset olla erilaisia, mutta tärkeintä on osata priorisoida ja vaiheistaa projektit niin, että asiakas saa projektin läpiviemisestä suurimman hyödyn omaan liiketoimintaansa ilman, että luodaan koko ympäristö kerralla uusiksi. Joskus voidaan todeta, että asiakkaan tarve on itseasiassa pienempi ja kevyempi, kuin mitä oletuksena alun perin on ollut. Siinäkin on oltava läpinäkyvyyttä riittävästi, että asiakas tietää mitä haluaa, mitä tarvitsee ja sen, mikä kannattaa tehdä. Projektin ketteryys tehostaa projektin läpimenoaikaa, mahdollisiin ongelmiin voidaan reagoida nopeammin ja näin hallita kokonaisprojektia paremmin.

Omalta osaltamme voimme todeta, että olemme pääsääntöisesti onnistuneet projekteissamme hyvin. Siitä on todisteena pitkä lista referenssiasiakkaitamme, sekä asiakkaat, jotka ovat projektin aikana tai sen jälkeen tehneet kanssamme palvelusopimuksen ja sitoutuneet kumppanuuteen kanssamme. Tehokas projektin läpivieminen kasvattaa luottamusta palvelun tarjoajan ja asiakkaan välillä. Päätetty hyvin mennyt projekti jättää jälkensä ja sen jälkeen on aina helpompi ponnistaa eteenpäin tuotettaessa asiakkaille lisäarvoa liiketoimintaan.

Mikäli mielessäsi on teidän liiketoimintanne kehitys ja pohdit miten kannattaisi lähteä liikkeelle mahdollisen tulevan projektin kanssa, sparraamme mielellämme myös uusia asiakkaita tarjoamalla ilmaisen tilannekartoituksen, johon voit valita sinulle parhaiten sopivan ajankohdan. Asiantuntijamme hoitavat loput. Varaa aika yhteiseen tilannekartoitukseen sivuiltamme.

 

Veli-Matti Ohenoja

Kirjoittaja Veli-Matti Ohenoja

Veli-Matti toimii projekti- ja asiakkuuspäällikkönä DocumentHousella