Ammattiostaja palveluita hankkimassa – mitä silloin pitää huomioida?

Palveluiden hankinta – on se sitten it-palvelua, kirjanpitopalvelua tai mitä tahansa muuta – koetaan hankalaksi. Asia on aivan sama kuin kuluttajapuolella. Et mielellään vaihda auton huoltoliikettä, kampaajaa tai lastenhoitajaa, jos homma toimii. Jos vaihtaisit, niin joutuisit taas uudestaan kertomaan jollekin mitä tarvitset tai toivot.

Bisnesmaailmassa asiantuntijapalvelun ostamisen tekee hankalaksi juuri se, että ongelman hahmottaminen on vaikeaa ja sen määrittely selkokielellä ulkopuoliselle vielä vaikeampaa. Hankintaprosessin alussa onkin hyvä miettiä, mihin palvelulla haetaan ratkaisua.

Alkuvaiheessa apua voi olla näistä kysymyksistä:

• Auttaako palvelu ongelman tunnistamisessa?
• Onko palvelusta apua käytännön toteuttamisessa?
• Auttaako palvelu pääsemään taloudellisiin tuloksiin?
• Onko palvelusta hyötyä uusien asioiden keksimisessä ja innovoinnissa?

Myöhemmin hankintaprosessissa tulee eteen neuvottelut potentiaalisten palveluntoimittajien kanssa. Silloin on ostajan etu mitä paremmin oman liiketoiminnan ongelma tai haaste on itse osattu määritellä. Neuvottelutilanne kannattaa käyttää hyödyksi ja haastaa siinä palveluntoimittajaa. Tässäkin etukäteen mietitty kysymyslista voi olla oiva työkalu.

Omaan tilanteeseesi sopivimmat kysymykset voit poimia tästä.

• Mikä on mielestänne ongelmamme/haasteemme suurin syy? Mistä tilanne johtuu?
• Mitä meidän pitäisi tehdä, jotta ongelma ratkeaa?
• Minkälaiset resurssit tarvittaisiin ongelman korjaamiseksi?
• Mikä olisi realistinen aikataulu?
• Mitä meidän oma organisaationne voisi tehdä asian ratkaisemiseksi?
• Mitkä osa-alueet olisi järkevintä antaa ulkopuolisen hoidettaviksi?
• Miten oma henkilöstömme voisi silti oppia tilanteesta?
• Minkälaisia tuloksia yhteistyöstä olisi odotettavissa?
• Miten tuloksia mitataan?
• Miten sitoutuisitte tuloksien saavuttamiseen?
• Mitä riskejä yhteistyöprojektissa olisi?
• Miten estäisitte riskien toteutumisen?

Ilman perusteluja vastauksia ei kannata ottaa kuuleviin korviin. Palvelunhallinnalla on iso merkitys yhteistyön hyödyllisyyden kannalta. Siksi perustelut kannattaa kuunnella huolella ja miettiä, miten potentiaalinen toimittaja voi oikeasti toimia sinun eduksesi. Myyntimiesten kliseiden (säästää aikaa & rahaa, nostaa lopputuotteen arvoa ja niin edelleen) takana pitää olla muutakin kuin mahtipontisia sanoja.

Kun sopiva yhteistyökumppani on löytynyt ja ostettu palvelu on toiminnassa, ostaja ei kuitenkaan vielä voi huokaista helpotuksesta. Onko hankinta ollut onnistunut? Miten palvelu on toiminut? Ja ennen kaikkea: onko ongelma ratkennut?

Muista, että yleensä saat sitä, mitä mittaat. Siksi palveluntoimittajan ohjaaminen hankintaa suunniteltaessa sekä hankinnan toteutuessa on todella tärkeää! Kun neuvotteluvaiheessa kysyit toimittajalta, miten tuloksia mitataan ja millaisia tuloksia on luvassa, niin nyt on aika peilata tuloksia toteumaan. Jos ongelma ei ole ratkennut, kannattaa kyseenalaistaa, ovatko mittarit oikeita.

Voit lukea oppaastamme lisää hankinnoissa onnistumisesta: