Moikka,
Asiakirjat ovat keskeisiä organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, skannataan, editoidaan. Niitä tallennetaan, etsitään, lähetetään, vastaanotetaan, tulostetaan. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.
Tavassa käsitellä asiakirjoja näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimaton suhtautuminen altistaa organisaation turhille riskeille.
Document Housen missio on tuoda älyä asiakirjoihin sen elinkaaren eri vaiheissa.
Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin käydään teidän tilannetta läpi.
ps. erityisen tärkeätä on varmistaa, että asiakirjan elinkaari lähtee heti alusta alkaen oikealle polulle - myöhemmässä vaiheessa alun virheitä on vaikea korjata.
Palveluiden hankinta – on se sitten it-palvelua, kirjanpitopalvelua tai mitä tahansa muuta – koetaan hankalaksi. Asia on aivan sama kuin kuluttajapuolella. Et mielellään vaihda auton huoltoliikettä, kampaajaa tai lastenhoitajaa, jos homma toimii. Jos vaihtaisit, niin joutuisit taas uudestaan kertomaan jollekin mitä tarvitset tai toivot.
Bisnesmaailmassa asiantuntijapalvelun ostamisen tekee hankalaksi juuri se, että ongelman hahmottaminen on vaikeaa ja sen määrittely selkokielellä ulkopuoliselle vielä vaikeampaa. Hankintaprosessin alussa onkin hyvä miettiä, mihin palvelulla haetaan ratkaisua.
Alkuvaiheessa apua voi olla näistä kysymyksistä:
Myöhemmin hankintaprosessissa tulee eteen neuvottelut potentiaalisten palveluntoimittajien kanssa. Silloin on ostajan etu mitä paremmin oman liiketoiminnan ongelma tai haaste on itse osattu määritellä. Neuvottelutilanne kannattaa käyttää hyödyksi ja haastaa siinä palveluntoimittajaa. Tässäkin etukäteen mietitty kysymyslista voi olla oiva työkalu.
Omaan tilanteeseesi sopivimmat kysymykset voit poimia tästä.
Ilman perusteluja vastauksia ei kannata ottaa kuuleviin korviin. Palvelunhallinnalla on iso merkitys yhteistyön hyödyllisyyden kannalta. Siksi perustelut kannattaa kuunnella huolella ja miettiä, miten potentiaalinen toimittaja voi oikeasti toimia sinun eduksesi. Myyntimiesten kliseiden (säästää aikaa & rahaa, nostaa lopputuotteen arvoa ja niin edelleen) takana pitää olla muutakin kuin mahtipontisia sanoja.
Kun sopiva yhteistyökumppani on löytynyt ja ostettu palvelu on toiminnassa, ostaja ei kuitenkaan vielä voi huokaista helpotuksesta. Onko hankinta ollut onnistunut? Miten palvelu on toiminut? Ja ennen kaikkea: onko ongelma ratkennut?
Muista, että yleensä saat sitä, mitä mittaat. Siksi palveluntoimittajan ohjaaminen hankintaa suunniteltaessa sekä hankinnan toteutuessa on todella tärkeää! Kun neuvotteluvaiheessa kysyit toimittajalta, miten tuloksia mitataan ja millaisia tuloksia on luvassa, niin nyt on aika peilata tuloksia toteumaan. Jos ongelma ei ole ratkennut, kannattaa kyseenalaistaa, ovatko mittarit oikeita.
Voit lukea oppaastamme lisää hankinnoissa onnistumisesta:
Kaj Seeste : 27. huhtikuuta 2016 klo 14.45.12
Kuinka mittaat palveluntarjonnan tasoa? Hyvä palvelumalli tuo sijoitukselle tuottoa useammalla tavalla kuin tulee ajatelleeksi. Kun seuraavan...
Kaj Seeste : 19. toukokuuta 2016 klo 8.50.29
Asiantuntijoiden mukaan tulostuksenhallintapalveluiden markkinat ovat kypsät, eli suurin osa asiakkaista ymmärtää laiteoptimoinnin ja laitekannan...
Kaj Seeste : 27. toukokuuta 2016 klo 13.53.47
Viime viikolla kerroimme, että asiantuntijoiden mukaan tulostuksenhallintapalveluiden markkinat ovat kypsät. Suurin osa asiakkaista ymmärtää jo...
Kaj Seeste