Metatietojen merkitys tietojärjestelmähankkeissa

Kuinka monessa firmassa on jonkunlainen intra käytössä? Täällä ainakin käsi nousee heti. Entä kuinka moni on joskus kuullut, että ”katso intrasta” tai ”se lukee intrassa”? Taas käsi pystyssä. Entäs oletko joskus jäänyt ilman etsimääsi tietoa? Valitettavasti jälleen kyllä. Joka kerta se on myös yhtä turhauttavaa.

Intranetistä, on se sitten SharePointin, tiedonhallintajärjestelmän tai jonkin muun alustan päällä, tulee helposti tiedon hautausmaa. Johdolla on yleensä kaunis ajatus siinä, että hankitaan yritykselle intranetti, jotta kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, keskitetysti ja helposti kaikkien saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.

Helppous häviää siinä vaiheessa, kun käyttäjät eivät osaa tallentaa tai hakea tietoa järjestelmästä. Missä vaiheessa järjestelmän kaupanneen myyntiveijarin luomat visiot jäävät vain haavekuvaksi?

Miksi metadata on tärkeää?

Intranetissä ei sinänsä ole mitään vikaa. Onhan se kätevää katsoa vaikka firman ajankohtaiset asiat nopeasti yhdestä paikasta, olit sitten konttorilla tai reissun päällä. Ainakin helpompaa kuin meilien läpikahlaaminen!

Ajatus on hyvä ja on helppo keksiä perusteluja, miksi sellainen järjestelmä tarvitaan. Intrahankkeissa olisi kuitenkin tärkeää hyödyntää tietoa tiedosta.

Metatietojen avulla tiedon tallennus muuttuu paljon organisoidummaksi ja sitä kautta tieto on jälkeenpäin myös löydettävissä. Parhaimmillaan intran tai muun tiedonhallintajärjestelmän käyttäjän ei tarvitse välittää metatiedoista lainkaan – älykäs järjestelmä osaa hyödyntää niitä ilman käyttäjän vaivaamista.

Tietohallinnosta vastaavien tehtäväksi jää ohjata metatietojen käyttöä, jotta pakka ei leviä käsiin. Tietohallinto voi määritellä, mitkä tiedot ovat tarpeellisia tiedon löydettävyyden kannalta.

Uuden tiedon luontivaiheessa (esimerkiksi uuden sopimuksen luonti) älykäs järjestelmä voi hakea metatietoja yrityksen muista taustajärjestelmistä. Sopimusesimerkissä sopimuksen kohdetiedot voidaan hakea suoraan CRM:stä tai sopimuksen laatijan tiedot AD:stä.

Vastaavasti luotuja tietoja voidaan tämän jälkeen viedä taustajärjestelmiin. Tämä nopeuttaa tiedon jatkojalostusta, koska kerran kirjoitettua tietoa ei tarvitse myöhemmin toistaa. Alkuperäinen tieto on useammassa paikassa käytettävissä.

Mitä enemmän metatietojen syöttöä voidaan automatisoida, sitä helpommaksi homma muuttuu käyttäjän kannalta.

Miten varmistat seuraavan projektin onnistumisen?

Jotta tiedon hautausmaita ei tulisi yhtään enempää, niin millä se sitten vältetään? Projektin huolellinen valmistelu on puoli voittoa. Mieti siinä loppukäyttäjää: jos lopputulos ei ole helppokäyttöinen ja tarkoitusta palveleva, sitä ei a) käytetä tai b) koeta hyödylliseksi. Silloin hankinta on ollut turhaa rahanmenoa.

Valmistele hanke yhdessä tietohallinnon kanssa (ja mahdollisen palveluntuottajan kanssa yhteistyössä). Panosta metatietoihin tässä vaiheessa! Määrittele etukäteen, mitä tietoja tarvitsette. Miten haluat intran (tai tiedonhallintajärjestelmän) keskustelevan yrityksen muiden järjestelmien kanssa? Mitä tietoja on järkevä hakea taustajärjestelmistä? Entä viedä niihin?

Tee vielä käyttäjille pelisäännöt valmiiksi uudesta järjestelmästä: miksi sitä käytetään, kuka käyttää, miten käytetään. Näin kynnys uuden opetteluun on mahdollisimman matala. Huolellisen ennakkovalmistelun ja metatietojen automatisoinnin ansiosta käyttäjät huomaavat toivottavasti nopeasti, että uusi intra onkin kätevä keksintö eikä kirosana.

Lataa avuksesi oppaamme Metatieto: mitä ja miksi?