Asiakirjojen hallintaa vai ajanhukkaa?

Nykyisessä hektisessä työympäristössä aika on usein arvokkain resurssimme. Silti monet organisaatiot tuhlaavat sitä tiedostamattaan tehottomaan asiakirjojen hallintaan. Tiedämme kaikki, että asiakirjojen luominen, muokkaus ja etsintä ovat osa työtä, mutta kuinka paljon aikaa näihin tehtäviin todella kuluu? Vastaus saattaa yllättää sinut.

Hätkähdyttävät numerot ja kustannusvaikutukset 

Tutkimusten mukaan keskivertotyöntekijä käyttää 21 % työajastaan asiakirjojen hallintaan. Tämä jakautuu seuraavasti:

•    9 % uusien asiakirjojen luontiin
•    6 % olemassa olevien asiakirjojen muokkaukseen
•    6 % asiakirjojen etsintään

Esimerkiksi! Jos organisaatiossa on 100 työntekijää, jotka työskentelevät 40 tuntia viikossa, kuluu pelkästään asiakirjoihin liittyviin tehtäviin yli 3 300 tuntia kuukaudessa.

Aika, joka kuluu asiakirjojen hallintaan, ei ole vain työntekijöiden hukkaan heitettyä aikaa. Siihen liittyy myös merkittäviä taloudellisia vaikutuksia. Jos oletamme työntekijän keskivertokulun olevan 25 € tunnissa, yrityksesi saattaa käyttää noin 83 000 € kuukaudessa pelkästään asiakirjojen hallintaan. Se on kova hinta tehottomasti hoidetusta prosessista.  

Vaikutus tuottavuuteen

Kun työntekijöiden aika on sidottu asiakirjojen luomiseen, muokkaukseen ja etsintään, vähenee heidän panoksensa luovaan ja strategiseen työhön. Mitä enemmän asiantuntijatyötä kohdentuu vääränlaisiin tehtäviin, sitä suurempi vaikutus sillä on organisaation tuottavuuteen. Seuraukset ulottuvat epäsuorasti myös organisaation tulokseen ja kilpailukykyyn markkinoilla. Niin ikään vaikutukset saattavat heijastua työntekijöiden moraaliin, kun turhauttavat ja toistuvat työt vievät aikaa mielenkiintoisimmilta töiltä, ja samanaikaisesti arvokasta erityisosaamista valuu hukkaan.  

Onneksi on ratkaisu

Asiakirjat ovat keskeisessä roolissa organisaation liiketoiminnassa ja emme voi niitä siksi poistaa. Sen sijaan voimme virtaviivaistaa ja tehostaa asiakirjaprosesseja. Kameleon on asiakirjanhallintaan erikoistunut automaatio-ohjelmisto. Tehostamalla asiakirjojen luontia, muokkausta ja hakua, Kameleon voi vähentää näihin tehtäviin käytettyä aikaa jopa 50 %.

On aika toimia 

Kysymys ei ole siitä, käyttävätkö työntekijät aikaa asiakirjojen hallintaan. Kysymys on siitä, kuinka paljon aikaa he kuluttavat ja tehdäänkö sitä tehokkuuden kustannuksella. Tunnettu ja käytetty ”aika on rahaa” -sanonta pätee siis tässäkin. Onko organisaatiossanne varaa olla puuttumatta tähän piilotettuun aikasyöppöön? Asiakirjojen hallintaprosessin tehostaminen ei ehkä ole to-do-listasi hohtavin kohta, mutta niin kuin numerot osoittavat, saattaa se olla yksi merkittävimmistä.

Jos haluat kuulla lisää, varaa vartin keskustelu kanssamme!