Suunnitelma onnistumiselle

Onnistuminen ei tapahdu sattumalta, eikä varsinkaan menestyminen. Se vaatii suunnittelua, harjoittelua, arviointia ja jatkuvaa halua kehittyä. Suosikkimenestyjäni Richard Branson on pohtinut samaa asiaa ja todennut näin: ”Chance favours the prepared mind. The more you practice, the luckier you become.” Vapaasti suomennettuna: Sattuma suosii valmistautunutta mieltä. Mitä enemmän harjoittelet, sitä onnekkaampi sinusta tulee.

Näin ollen myös IT-palveluita tuotettaessa tai niitä hankittaessa onnistumisen edellytyksiin voi itse vaikuttaa.

Tässä on 9 vinkkiä, joilla parannat mahdollisuuksiasi onnistua.

1. Ymmärrä ja määrittele, mihin ongelmaan etsit IT-palvelulla ratkaisua

Jos ongelman kuvaileminen selkokielellä on vaikeaa, sitä ei ole ymmärretty eikä määritelty riittävän hyvin. Vaikka ensimmäinen vaihe saattaa tuntua itsestäänselvyydeltä, sitä ei kannata ohittaa kevyesti. Käytä ongelman määrittelyyn niin paljon aikaa, että varmasti osaat kertoa sen asiaan perehtymättömälle yksinkertaisesti parilla lauseella. Muista dokumentoida määrittely!

2. Määrittele, kuinka laajalti olet valmis ottamaan palvelun käyttöön ja mihin kaikkeen se saa vaikuttaa

Tämä on kohta, jota et saa kerralla valmiiksi eikä pidäkään. Tee ensimmäinen versio tämän hetken ajatuksiesi ja faktojen mukaan. Tarkastele näin laatimaasi ”scopea” projektin edetessä: benchmarkkauksen jälkeen, uusien faktojen myötä ja niin edelleen. Scopea voit aina muuttaa.

3. Tee ”pelisäännöt” palvelulle ja sen parissa toimiville

Pelisäännöt helpottavat koko tiimiä, joka toimii projektin parissa. Pelisääntöjen tarkoitus on varmistaa projektin läpivienti ongelmitta.

4. Tee päätökset faktojen perusteella

Ihmisluonnolle on tyypillistä tehdä päätöksiä mutu-pohjalta tai ennakko-oletuksien perusteella. Palveluita hankittaessa tai tuotettaessa objektiivisuus on kuitenkin tärkeintä. Hanki riittävästi tietoa mahdollisuuksista, analysoi faktoja ja tee vertailuja. Huomaat, että lopputulos voi olla hyvinkin erilainen kuin mitä musta tuntuu –arviolta ensin ajattelit.

5. Benchmarkkaa muita toimijoita

Benchmarkkauksessa on kaksi haastetta. Ensinnäkin: miten voit tehokkaasti kerätä ja järjestää benchmarkkausdatan siten, että erilaisia vertailuja on mahdollista tehdä. Toinen haaste voi olla sellaisen benchmarkkaubisneksen löytäminen, jossa toteutetaan hakemasi palvelun kaltaista toimintoa. Haasteista huolimatta panosta tähänkin vaiheeseen.

6. Muista tavoitteesi ja määrittele palvelun lopputulos/vaikutukset

Kuten kohta nro 1, tämäkin voi tuntua itsestäänselvyydeltä. Benchmarkkauksen ja faktojen etsinnän ja vertailun lomassa tavoite jää helposti taka-alalle. Kun tiedät minne olet menossa ja mitä haluat määräpäässä olevan, sinne on helpompi päästä. Palauttele siis tavoite aika ajoin kaikkien mieleen.

7. Harjoittele laaduntarkistusta

Suunnittele etukäteen toimintamallit, joilla voit varmistaa sekä projektin aikana että sen jälkeen toiminnan sujuvuuden. Tee tarkistuksesta säännönmukaista alusta alkaen.

8. Tee suunnitelma ja pysy siinä

Back to basics: kuten alussakin totesin, onnistuminen on todennäköisempää mikäli sitä on suunniteltu. Suunnitelma on toki altis muutoksille, ja niitä pitääkin tehdä, jos tilanne niin perustellusti vaatii. Seuraa kuitenkin punaista lankaa ja etene sen mukaan.

9. Muista viestinnän merkitys koko ajan!

Tästä olen maininnut jo monessa muussakin kirjoituksessa. Kommunikaation ja viestinnän merkitystä ei vain voi tarpeeksi korostaa projekteissa. Avoin keskustelu eri osapuolten kesken on välttämätöntä. Näin kaikilla on samat tavoitteet ja pelisäännöt mielessä, jolloin onnistuminen on mahdollista. Viestinnän merkitys ei vähene myöskään projektin päätyttyä. Sen jälkeen alkaa kehitystyö palveluntuottajan kanssa.

Jos päädyt hankkimaan tarvitsemasi palvelun ulkoa, lue oppaastamme vinkit IT-palvelun ostajalle!