Seitsemän kysymystä, joiden avulla pääset prosessien digitalisoinnissa alkuun

Joillakin ihmisillä on yksinkertainen näkemys asiakirjojen taltioinnista ja prosessien digitalisoinnista. He ajattelevat, että skannerin tuominen toimistoon tekee siitä heti ja kivuttomasti paperittoman, kitkattomasti pyörivän dynamon. Skannaaminen voi ilman muuta olla tärkeä ensimmäinen askel, mutta se on vain osa kokonaisuutta.

Vastuullisen suunnitelman tulisi sisältää suorat- ja epäsuoratkulut, henkilökunnan ja infrastruktuurin tarve sekä automaatioon siirtymiseen liittyvät kulttuurin muutokset. Käytä tätä kysymyslistaa varmistaaksesi, että digitalisointiprojektisi onnistuu.

1. Millaisia asiakirjoja yrität digitalisoida? Kyseessä voivat olla yksinkertaisesti mustavalkoiset A4-tulosteet, mutta entä jos tarvitseekin taltioida värillistä sisältöä, suurempia kokoja tai erimuotoisia tallenteita, kuten laskuja tai valokuvia? Ajattele asiaa erityyppisten fyysisten asiakirjojen kannalta. Ymmärrä poikkeukset ja tee liiketoiminnallinen päätös joko ohittaa rajatapaukset tai kehittää ratkaisu niiden taltioimiseen.
   
   
2. Millaisista määristä puhutaan kunkin asiakirjatyypin yhteydessä? Jos asiakirjoja skannataan vain pieniä määriä (joitain kymmeniä päivässä) silloin, kun niitä tarvitaan, asian voivat hoitaa toimistotyöntekijät osana normaaleja toimiaan käyttämällä hajautettuja monitoimilaitteita tai pienille määrille tarkoitettuja pöytäskannereita. Suuremmat määrät merkitsevät tarvetta järeämmälle kalustolle ja mahdollisuutta keskittämiseen ja tehokkuuden parantamiseen.
   
   
3. Kuinka laajan verkon tahdot heittää – tai kuinka kapean? Tarvitsetko digitaalisen sillan yhtä tiettyä liiketoimintaprosessia tai asiakirjatyyppiä varten, vai onko yrityksessäsi muitakin mahdollisuuksia? Ymmärrä asiakirjan konteksti, kun sitä käytetään. Saatat huomata, että esim. 80 % ongelmasta liittyy ansioluettelojen käsittelyyn, ja että se, mitä yksityiskohdissa tapahtuu, edustaa paljon pienempää osaa ongelmasta. Keskitä ratkaisu saadaksesi siitä irti mahdollisimman paljon.
   
   
4. Mihin kohtaan prosessia on tehokkainta lisätä dokumentin digitalisointia? Koskettaako skannattavaksi tarkoitettu asiakirja useampaa työnkulkua vai ainoastaan yhtä? Digitalisoinnin hajauttaminen tai keskittäminen vaikuttaa tarvittavaan henkilökuntaan, ohjelmistoon ja muuhun laitteistoon. Vältä siiloja ja umpikujia. Älä siis ratkaise ongelmaa, joka ei ole tärkeä. Vältä sellaisen järjestelmän rakentamista, joka keskittyy niin kapeasti yhteen ongelmaan, että jätät huomioimatta muita helposti toteutettavia mahdollisuuksia.
   
   
5. Mihin skannattu sisältö menee? Ehkä se menee työnkulkujen automatisointiohjelman luomaan tehtävien jako- ja ohjaustyönkulkuprosessiin; tai dokumentinhallintajärjestelmään, josta käyttäjät voivat etsiä ja saada tarvitsemiaan tietoja. Skannatut asiakirjat ja niiden sisältämä tieto voivat mennä useampaan kohteeseen. Kohdejärjestelmien ymmärtäminen vaikuttaa suuresti siihen, miten lähestyt metatietoa, luettelointia ja muita vaiheita.
   
   
6. Älä unohda turvallisuutta. Käsitteletkö tavallisia liikeasiakirjoja vai arkaluonteisia terveys- tai finanssiasiakirjoja? Turvallisuuskäytännöt ja lait vaikuttavat siihen, kuka saa käsitellä tietoja. Hyvin toteutettu ratkaisu varmistaa, että valtuuttamaton henkilöstö ei pääse käsiksi arkaluontoisiin paperi- tai sähköisiinasiakirjoihin missään vaiheessa. Olethan tietoinen, ovatko asiakirjat turvallisuus- tai yksityisyydensuojalakien tai -säädösten alaisia.
   
   
7. Kuinka kauan säilytät tätä dataa? Asiakirjojen säilytykseen liittyy kuluja ja velvollisuuksia. Käytännöt ja lait saattavat määrätä, kuinka kauan tiettyjä asiakirjoja säilytetään ja on itse asiassa huono ajatus säilyttää niitä kauempaa. Tämän takia on tärkeää olla käytäntöjä asiakirjojen säilytykselle, jotka pätevät niin digitaaliseen tietoon kuin paperiversioihinkin. Mitä teet paperiasiakirjalle, kun se on skannattu? Säilytätkö sen tietyn aikaa? Ja esim. kolmen kuukauden päästä, jos kaikki on kunnossa, laitat sen silppuriin? Tai ehkä paperikopio täytyy varastoida muutamaksi vuodeksi. Nämä saattavat olla sinulle tuntemattomia asioita tai ehkä vain muutama yrityksessäsi tietää niistä. Jos et ole varma, miten toimia, kannattaa varmuuden vuoksi puhua lakiosastolle ja IT-päällikölle.

Kaikkiin näihin kysymyksiin tulisi löytää vastaus joko itse tai työnkulkujen automatisoinnin asiantuntijan avulla. Käytä hyväksesi asiantuntijan palveluita käyttäjien, asiakirjojen ja työnkulkujen analysoinnissa. On hyvin tärkeää ymmärtää ongelma ja luoda näkemys kokonaisratkaisusta ennen toimintaa. Lue lisää Johtajan oppaasta työtapojen nykyaikaistamiseksi.