Paperiton toimisto vihdoin v. 2015

Jokin aika sitten (22.9.) kirjoitin digitalisaation tuomista muutoksista ja mahdollisuuksista. Silloin esittelin 5 eri vaihtoehtoa, joilla voi siirtyä analogisesta (eli paperisesta) prosessista digitaaliseen. Aihe herätti keskustelua ja poiki jatkoblogin aiheen. Olisiko paras tapa toteuttaa tehokkaita prosesseja kokonaan ilman paperia? Miten se onnistuu? Miksi paperi sitten edelleen on niinkin suosittua, vaikka paperittomasta toimistosta on haaveiltu jo ikuisuuksia?

Miksi printata?

Tekosyistä toimintaan

Tekosyiden käyttö loppuu ja käytös muuttuu sitten, kun uusista tavoista tulee aiempia helpompia. Ekirjat ovatkin aika näppäriä, kun puhelimien näyttökoko on kasvanut ja hinnoittelu on järkevää. Luentomuistiinpanotkin voi tehdä suoraan pdf:ään kulkematta printterin kautta. Pankkitunnuksien avulla toteutettu tunnistautuminen tulee jo muuallakin kuin verkkopankissa vastaan.

Digitaaliset prosessit alusta alkaen

Mobiililaitteet ovat tulleet jäädäkseen. Kyllä se puhelin on kasvanut käden jatkeeksi muillakin kuin teineillä. Meillä on periaatteessa kaikki välineet olemassa digitaalisia prosesseja varten ihan omasta takaa. Miksi siis emme hyödyntäisi suoraan niitä? Ja puhelin on vain yksi väline, jolla prosessit voi käynnistää.

Mietitkö jo, mistä prosessista lähtisit liikkeelle? Vaihtoehtoja ainakin on. Erilaisten dokumenttien lukeminen, kommentointi, allekirjoittaminen, hyväksyntä ja jakaminen ovat tuttuja lähestulkoon kenelle tahansa työelämässä olevalle. Siten ne ovat mukana myös monessa bisnesprosessissa, jota pyörittävät ihmiset.

Erilaisten mobiililaitteiden, -sovelluksien ja pilvipalveluiden avulla monet näistä prosesseista hoituisivat ihan ilman manuaalisia työvaiheita ja paperin tuhlaamista. Aikaa, rahaa ja hermoja säästyisi siinä samalla. Alkuun pääset selvittämällä, missä prosesseissa ja missä prosessien vaiheissa ihmiset käyttävät paperia. Sen jälkeen löytyy kyllä palveluntarjoajia, jotka kertovat, miten saman asian voi toteuttaa ilman paperia.

Kun ihmisille tarjotaan vähintään yhtä hyvä kokemus digitaalisesta prosessista kuin aiemmin totutusta, ei ole enää perusteltua (teko)syytä paperin käyttöön. Palveluntarjoajan tehtäväksi jää toteuttaa loppukäyttäjälle mahdollisimman miellyttävä kokemus nykyaikaisin keinoin.

Entä jos dokumentti kuitenkin päätyy paperille?

Kaikesta digitaalisesta huolimatta on mahdollista, että joku dokumentti silti päätyy paperille asti. Sittenkin on tavallista, että dokumentti kokonaisuudessaan tai osia siitä halutaan digitalisoida jonkin manuaalisen työvai-heen jälkeen. Se ei ole myöhäistä, sillä on olemassa erilaisia älykkäitä ratkaisuja, joilla tietoa voidaan ”kaapata” paperilta suoraan esimerkiksi CRM:ään tai muihin yrityksen taustajärjestelmiin.

Prosessin digitalisoinnista on hyötyä joka tapauksessa, tehtiin se sitten heti dokumentin elinkaaren alussa tai jossain myöhäisemmässä vaiheessa. Muutos vaatii alkuun työtä ja saattaa aiheuttaa tervettä kyseenalaistusta. Miksi tuttuja ja toimivia tapoja pitäisi edes muuttaa? Paperittomasta toimistosta ei kuitenkaan ole turhaan unelmoitu. Se on lupaus tehokkuudesta, tuottavuudesta ja kestävämmästä

maailmasta.

Tutustu tutkimukseen digitalisaation tilasta yrityksissä nyt ja miltä se näyttää muutaman vuoden päästä.