Asiakirjojen työnkulku

Kysy keneltä tahansa yksin tai suuremmassa firmassa toimivalta lakimieheltä, ja hän kertoo sinulle, että hänen alallansa on pitkä lista vaatimuksia ja sääntöjä, jotka ovat yhtä ainutlaatuisia kuin heidän palvelemansa asiakkaat. Oikeushenkilöiden tekemän työn ymmärtäminen on olennaista, jotta voidaan auttaa heitä luomaan työnkulkuja, jotka eivät ainoastaan säästä aikaa ja rahaa, vaan myös suojelevat heitä asioissa, joissa se on tärkeintä.

 

Siinä missä useimmat pk-yritykset valmistavat tuotteita, joita voi nähdä ja koskettaa, asianajajien tuote on informaatiota. Useimmiten tuo informaatio kerätään useista lähteistä, jotka joskus sijaitsevat eri puolilla maailmaa. Alalla, jolla pienimmätkin yksityiskohdat voivat määrätä eron menestyksen ja epäonnistumisen tai sääntöjenmukaisuuden ja katastrofin välillä, tuon informaation käsittely on valtavan merkittävässä asemassa.

 

Turvallinen ja tarkka informaatio on erikokoisten asianajofirmojen elinehto, ja nykyään asianajajat toimivat aikana, jolloin informaatio liikkuu nopeammin kuin koskaan ennen. Mitä he siis tekevät pysyäkseen mukana vauhdissa?

 

Harkittuja askelia turvallisuuden ja riskien hallintaa

 

Alalla, jolla sääntöjenmukaisuus on tärkeysjärjestyksessä ensimmäisenä, on ehdottoman tärkeää välttää ongelmia ennen kuin niistä tulee todellisia heikkouksia. Alan muutokset, kuten lisääntynyt säännöstely, työvoiman globalisaatio – ja mobilisaatio – sekä ulkopuolisten myyjien ja toimittajien lisääntynyt käyttö eivät ole ainoastaan dramaattisesti lisänneet informaation määrää, josta asianajajien täytyy selvitä, vaan myös tapaa, jolla sitä jaetaan, säilötään ja käytetään. Tämä tekee turvallisuudesta suuremman uhan kuin koskaan aikaisemmin.

 

Asiakirjaprosessien nopeuttaminen

 

Useimmille lakifirmoille oikeudellisten asiakirjojen jakaminen on historiallisesti ollut hankalaa ja aikaa vievää. Ajatelkaapa esimerkiksi kirjallisia kysymyksiä. Vastapuolen lakimies lähettää nämä pyynnöt lisätiedoista kirjelomakkeina, ja vastaanottava asianajaja käyttää esim. SharePointia tiedostojen jakamiseen, säilyttämiseen ja yhteistyön helpottamiseen. Tämä on perinteisesti ollut hidas, pitkäveteinen prosessi, jossa jokainen asiakirja on täytynyt muuttaa Word-tiedostoksi, joka on usein vaatinut tietojen manuaalista uudelleensyöttöä.

 

Lakifirmat luottavat seuraavan sukupolven monitoimilaitteisiin tällaisten manuaalisten asiakirjaprosessien automatisoinnissa. Valmiit työnkulut tekevät helpoksi asiakirjojen muuttamisen Wordiin ja niiden säilömisen saman tien SharePointiin muutamalla painalluksella suoraan monitoimilaitteesta. Nämä kevyet, palvelittomat ratkaisut eivät ainoastaan auta lakimiehiä ja muita Pk-yrityksiä yksinkertaistamaan tällaisia työnkulkuja, vaan myös tekemään koko maailmasta toimistonsa täysin integroiduilla mobiili- ja pilvipohjaisilla skannaustyökaluilla.

 

He edustavat digitaalista

 

Kaukana takana ovat arkistokaappien ja pahvikansioiden päivät. Tämän päivän lakifirmat jakavat yhden asian muiden Pk-yritysten kanssa. Ne tahtovat parantaa asiakkailleen tarjoamansa palvelun tasoa ja vähentää kulujaan samalla kun tuottavuus lisääntyy. Ne tahtovat myös pitää arkaluonteiset tietonsa turvassa. Papereihin perustuvien asiakirjatyönkulkujen muuttuminen digitaalisiksi työnkuluiksi on muuttanut asianajotoimintaa, kun skannaaminen on noussut erittäin tärkeäksi liiketoimintaprosessiksi kaikkien kokoluokkien ja alojen lakifirmoissa. PDF/A on valittu tallennuksessa ja arkistoinnissa käytettäväksi tiedostotyypiksi lähes kokonaisvaltaisesti, ja yli 90 % firmoista ilmoittaa, että niillä on monitoimilaite toimistossaan.

 

Jotta lakifirmat pysyisivät mukana alansa muuttuvassa vauhdissa, ne tarvitsevat teknologiaa, joka tekee näistä työnkuluista yksinkertaista ja intuitiivista, mikä vähentää pitkien oppimiskäyrien tarvetta ja varmistaa, että prosessi säästää aikaa eikä hukkaa sitä.

 

Informaation hallinta

 

Ajatelkaa, millaista määrää informaatiota asianajajat käsittelevät päivittäin. Kuvitelkaa nyt, millaista on etsiä tiettyä sivua tai pikkutietoa tiedostomerestä. Nykyaikainen monitoimilaite ratkaisee tämän ongelman: lakifirmat voivat luoda yksi- tai monisivuisia PDF-dokumentteja, joissa on tekstinhakutoiminto, käyttämällä tekstintunnistusta (OCR) paperiasiakirjoihin. Tämä on erityisen hyödyllistä etsinnässä, arkistoinnissa ja tapauksissa, joissa halutaan jakaa informaatiota, muttei haluta mahdollistaa sen muokkaamista. Asianajajat ja heidän henkilökuntansa voivat tarvittaessa myös kopioida ja liittää informaatiota suoraan etsittävistä PDF-tiedostoista uusiin Word-asiakirjoihin, mikä vähentää valtavasti etsintään, taltiointiin ja jakamiseen kuluvaa aikaa.

 

Lue oppaastamme Työnkulkujen rakentaminen, kuinka saat käyttöösi onnistuineita työnkulkuja joka päiväiseen käyttöön. Lataa opas jo tänään!

 

 New Call-to-action

Kaj Seeste

Kirjoittaja Kaj Seeste

Document Housen markkinointijohtaja, jolla on aktiivinen ote myyntityöhön.