Tämän päivän moderni työpaikka tarjoaa monia mahdollisuuksia parantaa yrityksen suorituskykyä ja hallintoa. Mutta mitä yritysten täytyy ottaa huomioon, ennen työnkulkujen ja prosessien digitalisointia, automatisointia tai optimointia?

Miksi prosessit kannattaa automatisoida?

Prosessiautomaatio on manuaalisten prosessien digitalisointia tavalla, joka keskittää ja kokoaa organisaation sisäistä tietoa. Se voi tarkoittaa mitä vain yksinkertaisen elektronisen arkistointisysteemin käyttöönotosta osaston kaikkien työnkulkujen virtaviivaistamiseen.

Mihin käyttää automatisoituja prosesseja?

Kun haluat minimoida inhimillisen virheen riskit sekä samalla minimoida siihen liittyvät kulut ja tehottomuus. Nopeuttamalla prosessien valmistumista dramaattisesti voit keskittää henkilötyötunnit tärkeämpiin tehtäviin. Jäljitä, monitoroi ja raportoi asiakirjasi ja prosessisi. Helpota kommunikointia yrityksesi liiketoimintaprosesseissa. Ole proaktiivinen, älä reaktiivinen.

Nämä hyödyt voidaan saavuttaa organisaatiosi millä tahansa osastolla – ja ne yleensä johtavat merkittävään vähennykseen kustannuksissa. Esimerkkinä tästä voisi olla manuaalisten prosessien, kuten tietojensyötön vähentäminen, joka nopeuttaa työskentelyä, tuo välitöntä rahallista hyötyä ja lisää tuottavuutta koko organisaatiossa.

Mitkä prosessit ovat aikasyöppöjä?

Jokainen organisaatio on erilainen ja omaa erilaisia omalle toimintakulttuurilleen ominaisia prosesseja. Erinomainen lähtökohta tehottomimpien prosessien löytämiselle on yrityskohtaisten tulostustrendien ja –määrien analysointi. Yleensä yritykset, jotka pyrkivät parantamaan yrityksen suorituskyvyn hallintaa, huomaavat olevansa liian riippuvaisia paljon paperia käyttävistä prosesseista.

Esimerkiksi jos ostoveloista vastaavalla tiimillä on tapana tulostaa 60% enemmän jonain tiettynä viikon tai kuukauden päivänä, on mahdollista, että he käyttävät paperipohjaisia prosesseja maksuajossa, joka voitaisiin ehkä automatisoida. Sama voi koskea myyntireskontraa, HR-osastoa, postitusta ja muita osastoja.

Olen tunnistanut tehottomat prosessini, mitä nyt?

Kun on selvillä mihin prosesseihin huomio kohdennetaan, poraudutaan syvemmälle lisätiedon saamiseksi menestyksekästä automaatiostrategiaa ajavista tekijöistä. Näiden kysymysten avulla voit ohjata ja rakentaa oman yrityksesi prosessiautomaatiota:

  1. Millaisia asiakirjoja työstätte? Asiakirjat voivat olla esim. laskuja, hakemuksia, tuntilistoja tai lomakkeita.

  2. Kuinka talletatte nämä dokumentit nyt? Esim. arkistokaapissa, säilytyslaatikoissa tai sähköisessä muodossa.

  3. Kuinka monia asiakirjoja, paperisia ja digitaalisia, prosessoitte? Päivässä / kuukaudessa / vuodessa.

  4. Missä formaatissa asiakirjat luodaan tai vastaanotetaan? Ne voivat olla esim. PDF:nä, sähköpostina, Word-tiedostona, kirjeenä tai paperilla.

  5. Kuinka jakelu tapahtuu, yrityksen sisä- ja ulkopuolella? Esim. sähköpostitse, web-sivuilla, faxilla tai postitse. Ja kuinka monta henkilöä tarvitsee pääsyn näihin dokumentteihin?

  6. Millaisia järjestelmiä teillä on käytössä tällä hetkellä? Ajatellen työnkulkuja, menetelmiä, laitteistoa ja tietokoneohjelmia.

  7. Laitatteko manuaalisesti merkittäviä määriä dataa näihin järjestelmiin? Kuinka monta tuntia siihen menee ja kuinka moni ihminen sitä tekee?

  8. Onko prosessien automaatiolle mitään erityisiä vaatimuksia? Näitä voivat olla esim. tilintarkastus, pääsyn hallinta, säännöksiin ja aikaan liittyvät rajoitteet.

  9. Kuinka monta henkilöä prosessissa on mukana tällä hetkellä? Toimintojen kuten tietojen syötön automatisointi voi avata ihmisille mahdollisuuden tehdä muita, yritystoiminnalle tärkeämpiä tehtäviä.

  10. Kuinka hallinnoitte tai näette tämän prosessin tällä hetkellä? Esim. hallintotiedot tai valmistellut raportit.

Prosessiautomaatio voi pienentää kuluja jopa 90%, ja siitä voi olla myös muuta hyötyä, kuten parempi näkyvyys, hallinta, ketteryys, määräystenmukaisuus ja nopeus. Perehdy huolella tunnistamiisi tehottomiin prosesseihin ja selvitä kuinka paljon aikaa ja rahaa voit säästää prosessien digitalisoinnilla ja automatisoinnilla.

Lue oppaastamme lisää tehokkaiden työnkulkujen rakentamisesta.

Lataa opas

Kaj Seeste

Kirjoittaja Kaj Seeste

Document Housen markkinointijohtaja, jolla on aktiivinen ote myyntityöhön.