Sekä myyntitiimien keräämien asiakkaiden kommenttien pohjalta, että Googlen analytiikan mukaan, eniten meiltä kysytään ja meiltä googlataan metatiedoista ja metatietojen hyödyntämisestä ja metatiedotuksen automatisoimisesta. Käytännössä siis tiedonhallinta halutaan kuntoon, sekä tiedon löydettävyys. Koska teemme päivittäin töitä yhteisten tietomallien ja metatietomallien luomisessa asiakkaillemme, lienee reilua avata tätä keskustelua vähän laajemminkin.

metatieto kulkee tiedon mukana ja tiedonohjaussuunnitelma kertoo minne se kulkee

Metatietohan on tietoa tiedosta, eli käytännössä sitä tietoa, jota tarvitaan tiedon uudelleenhyödyntämiseksi ja löytämiseksi, mutta yhtä lailla vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen toteutumiseksi. 

Kun jokin aika sitten teimme "älytestin", eli 12 kysymyksen testin, jolla haettiin organisaatioiden tilannetta tiedon ohjauksessa ja tiedonhallinnassa, oli tuloksissa selkeästi nähtävissä muutama yleinen tilanne:

  • Tietoa tallennetaan useaan paikkaan, mukaan lukien omat onedrivet ja omat kovalevyt. 88% vastaajista.
  • Tiedonohjaussuunnitelma löytyy ainoastaan 32%:lta ja niistäkin ainoastaan 38% kokee, että sitä noudatetaan.
  • 55% käyttää useita tunteja viikossa hukassa olevan tiedon etsimiseen.

Näistä voi helposti vetää johtopäätöksen, että ohjattua metatiedotusta ja ohjattua tallennusta ei ole käytössä. Tiedonohjaussuunnitelmaa ei siis ole tehty, tai ainakaan toteutettu täysin.

Tämän lisäksi meidän suosituin ja sivuiltamme eniten ladattu oppaamme on Metatieto - mitä ja miksi. Sekin puhunee metatietojen kiinnostavuudesta ja siitä, ettei tiedonhallinta ole kaikilta osin vielä kunnossa kaikilla.

Nimeämiskäytännöt ja tallennuspolut

Olemme usein puhuneet siitä, että ohjeistukset eivät ole oikea tapa muuttaa työtapoja ja saada asioita kuntoon, vaan ennemminkin ohjaaminen, jonka kautta saadaan nuo tarvittavat metatiedot ja dokumenttien nimeämiset ja tallennuspolut automatisoitua hyvinkin pitkälle valmiiksi. Tämä toki edellyttää, että tiedonohjaussuunnitelma tehdään tukemaan haluttua tietohierarkiaa ja metatietoja.

Tiedonohjaussuunnitelman ei kuitenkaan tarvitse olla mikään megalomaaninen dokumentaatio, vaan hyviin käytänteisiin pohjautuvaa valmista pohjaa käyttäen, tämä voi olla hyvinkin nopeasti tehty. Tiedonohjaussuunnitelman jälkeen päätetään vaan, mitkä prosessit tai osa-alueet ovat tärkeimmässä roolissa ja aloitetaan yhteisen tietomallin toteutus.

Jos käytetään automatisoiduista metatiedoista helppoa esimerkkiä, voidaan ottaa esimerkiksi valokuvat. Kun otat kännykälläsi valokuvia, niihin liimataan tärkeää tietoa mukaan helpottamaan kuvien löytymistä myöhemmin. Kuvia voi selata sijainnin mukaan, eli missä kuva on otettu. Ruokakuvat, maisemakuvat ja henkilökuvat löytyvät kuvista luettavien tietojen mukaan, ja tietty se päivänselvä tieto, eli koska kuva on otettu, jää aina talteen. Nämä ovat metatietoja, joihin käyttäjän ei tarvitse puuttua. Tiedot tallentuvat kuvien mukana. Tätä samaa tekee se automatisoitu metatiedotus, josta me puhumme ja jota me asiakkaillemme toteutamme.

Tiedonhallinta kuntoon, tärkeysjärjestyksessä

Organisaatioissa on aina paljon tietoa. Osa tiedoista on paperilla, osa sähköposteissa ja osa dokumentinhallintajärjestelmissä (tai omilla kovalevyillä). Meidän kokemuksemme mukaan kaiken saa kuntoon, mutta kaikkea ei kannata tehdä yhdellä kertaa. Se, mistä kannattaa lähteä liikkeelle, on tärkeimpien toimintojen kautta. Jos esimerkiksi tarjouksia ja sopimuksia tehdään paljon, kannattaa ensimmäisenä ottaa niihin liittyvät osa-alueet käsittelyyn.

myynnin meta-1

  • Paljonko ja minkä tyyppisiä sopimuksia luodaan
  • Mitä (meta)tietoa sopimuksissa pitäisi olla, että tieto olisi 
    löydettävissä ja hyödynnettävissä asiakirjojen koko elinkaaren ajan
  • Nimeämiskäytännöt. Miten sopimukset nyt nimetään ja miten ne haluttaisiin nimettäväksi niin, ettei ole käyttäjästä kiinni, mitkä tiedot talteen jäävät
  • Mitä tallennuspaikkoja on käytössä ja mihin tiedon pitäisi ohjautua
  • Ovatko sopimukset paperilla vai sähköisinä ja halutaanko sopimusarkiston olevan täysin digitoitu

Kuvassa metatietojen perusrakenne myynnin näkökulmasta, sisältäen tarjoukset, sopimukset ja projektit. Muutamilla metatiedoilla pääsee siis jo pitkälle.

Nämä ovat esimerkkejä, jotka sopivat moneen muuhun toimintoon hyvin samankaltaisina. Pulmat ratkeaa myös, olivatpa nuo tiedot sitten valmiiksi sähköisessä muodossa, paperilla, tai sähköpostiliitteinä.

Kun metatiedot halutaan kuntoon, sen taustalla on useimmiten tarve saada tiedonhallinta kuntoon ja dokumentinhallintajärjestelmät palvelemaan tavalla, joka myös tuo sen halutun lisäarvon olemassa olevaan infraan. Tehotonta aikaa kuluu paljon siihen, että tietoa etsitään. Lisäksi GDPR, eli tietosuoja-asetukset luovat painetta käsitellä tietoa hallitusti ja siis varsinkin henkilötietoja.

Mitä hyötyä metatiedoista sitten on?

Metatiedolla luodaan perusta tiedon hakemiselle ja luokittelulle.

  • Erilaiset hakukoneet hyödyntävät metatietoa tiedon etsimisessä.
  • Monet työnkulut ja prosessit edellyttävät metatietoa toimiakseen ihanteellisesti.
  • Metatiedottamalla oikein, dokumentinhallintajärjestelmä toimii halutulla tavalla.
  • Asiakirjoihin liittyvä versionhallinta hyödyntää yleensä metatietoa.
  • Metatieto liittyy olennaisesti myös sähköiseen arkistointiin.

Hyvin määritelty metatieto minimoi käyttäjien tekemät virheet, kun tietoa voidaan siirtää järjestelmien välillä luotettavasti ilman manuaalisia työvaiheita.

Kun lähdemme näitä pulmia asiakkaillemme ratkomaan, otamme usein avuksi Kameleon-ohjelmistomme. Täytyy Kameleonia tässä sen verran mainostaa, että varsinkin asiakkaille, joilla jo on O365 / M365 käytössään, on Kameleon se kaukosäädin, joka tuo nämä metatiedot ohjatusti Office-dokumentteihin dokumenttityypin mukaan, ja joka myös ohjaa dokumentit tallennettavaksi niitä tallennuspolkuja hyödyntäen, jotka tiedonohjaussuunnitelmaan on määritelty. Metatiedot siis kiinnostaa, mutta ei tarvitse kiinnostaa käyttäjää, vaan niitä jotka haluavat tiedon olevan eheää ja löydettävissä & hyödynnettävissä. Yksi esimerkki tästä on Turku Energia, jolle automatisoitu metatiedotus ja tiedon ohjaus on tuonut merkittäviä säästöjä.

Ilman, että tästä lähtee taas uudelle raiteelle viestissä, täytyy vaan todeta, että onhan näitä pulmia ratkottu myös niille asiakkaille, joilla valtaosa tiedosta on paperilla. Esimerkiksi LähiTapiola, jonka tarinan voit lukea sivuiltamme.

Säästetty aika, raha ja saavutettu mielenrauha saattaa vaikka päästää sinut lenkille luonnonhelmaan, eikä etsimään väärin nimettyä tietoa eri järjestelmistä.

Näillä ajatuksilla tänään.

T. Jarkko

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.