Yrityksen kilpailuetu mitataan vain käytännössä. Tässä blogissa saat tietää, miksi asiakirjapohjat ovat palapelin ratkaiseva palanen rakennettaessa kestävää etumatkaa markkinoilla.  

Tiedämme, että tietojärjestelmä tai sovellus itsessään on harvoin lupaus työtehosta, laadusta tai työturvallisuudesta. Aitoa hyötyä niillä saavutetaan yrityksessä vasta silloin, kun tieto ja tavat juurtuvat osaksi yrityksen yhteistä arkea myös jokaisessa tehdyssä asiakirjassa.

Yrityksen asiakirjoissa ja asiakirjapohjissa liikkuu yrityksen tieto ja osaaminen, nuo yrityksen tärkeimmät kilpailuvaltit. Kun asiakirjojen hallintaan liittyvät toimintamallit laitetaan järjestykseen ja tietoa ruvetaan johtamaan, tuloksia alkaa näkyä niin työtehossa, laadussa kuin työn vaikuttavuudessa.

1. Nopeuta ja yhdenmukaista koko tiimin työtä voittavan asiakirjapohjan avulla

Asiakirjat ovat nykypäivän tietotyön aikasyöppöjä, vaikka niitä tukevat palvelut ovat lisääntyneet: Työaikaa aikaa kuluu tiedostojen etsimiseen kansiorakenteiden syövereistä, vanhoja tiedostoja kopioidaan uusien pohjaksi, dokumenttien tarkistamiseen kuluu arvokasta työaikaa... On tärkeää kiinnittää huomio siihen, millaisia asiakirjat ovat ja miten niitä hallitaan.

Kun yhteiset, laadukkaat ja tietoturvalliset asiakirjapohjat ovat kaikille helposti löydettävissä ja käytettävissä, työ yhdenmukaistuu ja tehostuu. Tietoturvaa riskeeraava asiakirjojen kopiointi tai aikaa vievä asiakirjan luominen jäävät historiaan. 

2. Asiakirjojen hallintaa tukevat toimintamallit parantavat työtehoa ja laatua

Asiakirjojen laadun yhtenäistäminen ei välttämättä edellytä henkilöstön läpileikkaavaa teknistä koulutusta tai sisältöjen jatkuvaa tarkistamista. Kun yrityksen asiakirjojen laatua johdetaan ihmisten toimintaa helpottavilla työkaluilla ja yhteisillä toimintamalleilla, työteho ja laatu voivat kulkea käsi kädessä.

Varmista yrityksesi asiakirjojen ja sisältöjen korkea laatu vakioimalla ne eri muodoissa. Muistiot, raportit, tarjoukset ja sopimukset syntyvät ketterästi, kun niiden pohjat ovat ensiluokkaisen laadukkaat, metatiedoiltaan puhtaat ja taatusti ajan tasalla.

3. Lisää vaikuttavuutta ja tuottavuutta brändi-ilmeen mukaisilla asiakirjapohjilla

Kuulostaako tutulta: brändi-ilme on uusittu, mutta vanhan brändi-ilmeen mukaisia asiakirjoja löytyy vielä vuosien päästä jakelusta? Yhtenäiset ja ajantasaiset asiakirjat tukevat sisällön vaikuttavuutta ja siksi niitä on myös hyvä pystyä helposti hallitsemaan. 

Kun asiakirjoja hyödynnetään tiettyjen toimintamallien mukaan ja tärkeimmät asiakirjapohjat voidaan reaaliaikaisesti päivittää yhdestä paikasta koko yrityksen käyttöön, ei vanhentuneille sisällöille jää enää sijaa. Anna ajantasaisen brändisi tehdä työtään vaikuttavuuden ja tuottavuuden tiellä. 

Kaipaako sinunkin yrityksesi asiakirjojen hallinnan toimintatavat yhtenäistämistä? Lue lisää Kameleonista, niin laitetaan työ alulle!

Kameleon-sovellus on yksinkertaisen helppo ratkaisu, joka ohjaa koko organisaation työprosesseja sekä yhtenäisten aineistojen reaaliaikaista saavutettavuutta. Se tarjoaa brändi-ilmeesi mukaiset, metatiedotetut asiakirjapohjat koko tiimisi tarpeisiin ja mahdollistaa yrityssisältöjen hallinnoinnin yhdestä paikasta. Kameleonin avulla henkilöstösi tekee tasavertaisesti ja tehokkaasti laadukkaita ja tietoturvallisia asiakirjoja, jotka tallentuvat automaattisesti oikeisiin paikkoihin.

Jarkko Ollikainen

Kirjoittaja Jarkko Ollikainen

Document Housen toimitusjohtaja, liiketoiminnan kehittäjä ja yrittäjä. Säännöllisen satunnaisesti bloggaaja.