Millaiset toimintamallit Kameleon tuo mukanaan?

Uupuuko teiltäkin asiakirjasisältöjen hallinnan yhteiset toimintamallit? Yhteisten sovittujen käytänteiden puute näkyy arjessa kolmella tavalla:

1. Asiakirjojen sisällöt eivät ole yhtenäisiä. Yhtenäinen visuaalinen ilme puuttuu, ylä- ja alatunnisteiden sisällöt vaihtelevat. Kyse on myös yrityksen brändinhallinnasta, kun asiakirjat eivät muistuta toisiaan.
2. Asiakirjoja on vaikea löytää. Kun tallennuspaikat vaihtelevat pilvestä yrityksen verkkolevyyn ja oman koneen työpöytään, asiakirjoja on toisen liki mahdotonta löytää.
3. Asiakirjojen tietoturva arveluttaa. Kopioidessa olemassa olevia asiakirjoja uusien tiedostojen pohjaksi tiedoston metatietolista kasvaa. Tämä lista kätkee sisäänsä paljon enemmän tietoa, kuin mitä tiedoston pinnalta voimme nähdä, tai mitä tietoa oikeasti haluaisimme eteenpäin välittää.

Asiakirjoihin liittyvät ongelmat eivät siis ole vain epämukavuustekijöitä, vaan tuottavuus- ja tietoturvahaasteita. Kun koko yritys toimii yhdenmukaisesti asiakirjojen kanssa, toiminnan kannattavuus ja sisältöjen tietoturva paranevat kohisten – ja myös hermot säästyvät.

Miten toimintamallit saadaan varmasti käyttöön?

Kameleon on kehitetty, jotta käytössäsi olisivat aina ajantasaiset ja yhtenäiset asiakirjat. Asiakirjat, joiden metatiedot ovat kunnossa ja jotka ovat vaivattomasti löydettävissäsi. Kameleon ja sen tarjoamat toimintamallit räätälöidään aina yrityksellesi sopivaksi.

Toimintamallien uudistaminen lähtee siitä, että määrittelemme kanssasi yrityksesi asiakirjojen hallintaan liittyvät haasteet ja tarpeet. Käymme läpi kaikki tarvittavat tiedot, jotka vaikuttavat asiakirjojen käyttöön, kuten tärkeimmät asiakirjat, asiakirjojen käyttäjät, toimipisteet ja osoitteet.

Työelämä ei kaipaa enempää manuaaleja, se kaipaa toimintaa.
Siksi myös Kameleonin toimintamallit luodaan arjessa.

Aloituspalaverin pohjalta luomme yrityksesi graafisen ilmeen mukaiset ja tarvittavilla metatiedoilla varustetut asiakirjapohjat, joille rakennamme selkeät tallennusautomaatiot. Käymme kokonaisuuden kanssasi läpi ennen kuin lähetämme Kameleonin asennuspaketin työntekijöillesi.

Työelämä ei kaipaa enempää manuaaleja, se kaipaa toimintaa. Siksi myös Kameleonin toimintamallit luodaan arjessa. Kun Kameleon on valmis käytettäväksi, opastamme koko yrityksenne palvelun pariin. Koska tärkein oppiminen tapahtuu arjessa, Kameleon on lopulta käyttäjänsä paras opastaja – se ohjeistaa käyttäjäänsä toimimaan vaihe vaiheelta yhteisten toimintamallien mukaan.

 Millaista hyötyä Kameleon toisi teidän yrityksellenne? Lue lisää, miksi Kameleon on paras tapa tehdä asiakirjoja.