Metatieto versus kansiorakenne

Asiakirjoihin tarvitaan tietoa, jotta tieto olisi haettavissa, löydettävissä, hyödynnettävissä ja arkistoitavissa kaikkien säännösten ja suunnitelmien mukaisesti. Usein kuitenkin asiakirjat tallennetaan sovitulla kansiorakenteella, ilman täydentäviä metatietoja. Usein asiakirjat tallennetaan omien työtapojen mukaan, kun ohjeistuksia ei muisteta tai niitä ei ole.

Täysin samalla tavoin kuin työssä, metatietoja käytetään myös vapaa-ajalla. Esimerkiksi kun ostamme tuotetta verkkokaupasta, niin suodatamme kaikista mahdollisista vaihtoehdoista meille soveltuvan tuotteen metatietoja käyttäen. Ilman metatietoja tuotteen löytäminen olisi hidasta ja monikaan ei jaksaisi etsiä haluamaansa kansiorakenteita selaamalla.

Tiedonohjaussuunnitelma aina ensin

Jos tarvittavan tiedon löytäminen tuottaa työpaikallasi haasteita, helpoin tapa laittaa asia kuntoon on tehdä tiedonohjaussuunnitelma. Siinä määritetään oman toiminnan kannalta oleellinen tietorakenne, mitä tallennetaan ja minne. Lisäksi päätetään oleelliset 3-5 metatietoa, joilla asiakirjat löytyvät.

Kansiorakennetta käytettäessä täytyy tietää millä hakutiedoilla tietoa haetaan ja se mahdollistaa vain rakenteen määräämän mukaisen haun. Metatiedoilla tietoa voi suodattaa useasta eri näkökulmasta.

Kansiorakenne ja metatiedot eivät sulje toisiaan pois, vaan täydentävät toisiaan hyvin, kunhan tietorakenne on mietittynä. Jos esim. sopimukset ovat omassa kansiossaan, sieltä varmasti löytää melko helposti sopimuksen asiakkaan nimellä. Mutta jos haluat löytää kaikki dokumentit, jotka liittyvät tähän kyseiseen asiakkaaseen, ei pelkkä kansiorakenne enää palvelekaan riittävästi.

Kansiorakenne on käyttäjälle jossain määrin visuaalinen kokemus – näkömuisti tulee mukaan, kun selailee kansiorakennetta ja tallentaa asiakirjan loogisesti esimerkiksi asiakasprojektia varten luotuun kansioon. Kansiorakenne- tai työtilapohjainen tallennuslogiikka tuottaa ison määrän tallennuspaikkoja. Tästä seuraa, että käyttäjän on joskus mahdotonta tietää, mihin kansioon tai työtilaan dokumentti pitäisi tallentaa. Kansiorakenteissa tulee aina vastaan sekä tallennuspaikkojen määrä ja nimeäminen, sekä erilaiset työtavat ja tavat ajatella. Tietoa päätyy näin vääriin paikkoihin.

Valmiiksi metatiedotetuissa dokumenteissa ja dokumenttityypeissä iso etu on, että käyttäjä selkeästi näkee millä lisätiedoilla dokumentti on tallentumassa ja mihin. Hyvin mietityt prosessit ja tiedonohjaussuunnitelma tuovat sitten kyllä tarvittavat lisätiedot.

työtavat eivät ole este

Tiedon etsimiseen kuluu hävyttömän paljon aikaa, eikä etsiminen aina edes tuota tulosta. Tähän kun lisätään tiedon määrän eksponentiaalinen kasvu, ollaan helposti allikossa. On siis annettava eväät onnistua.

Työtapojen sanotaan usein olevan esteenä dokumentinhallinnan täysmittaisessa hyödyntämisessä. Todetaan, etteivät ihmiset noudata ohjeistuksia ja tallettavat tiedot minne sattuu. Toisaalta cloud-computing on monimuotoistanut tallennusvaihtoehtoja perinteisen verkkolevyn sijaan, jolloin onnistuneen tallennuksen tekeminen on hankalampaa. Työtapoja ei kuitenkaan tarvitse juuri muuttaa, jos halutut tiedot annetaan jo dokumentin luontivaiheessa, ja tieto ohjataan automaattisesti tallennettavaksi haluttuun paikkaan. Annetaan ihmisten onnistua ihan tietämättäänkin!

Mitä enemmän metatietojen syöttöä voidaan automatisoida, sitä helpommaksi homma muuttuu käyttäjän kannalta. Valtaosa metadatasta voidaan tallentaa automaattisesti jo silloin, kun dokumentti luodaan tai kun sitä muokataan. Edellytyksenä tälle on järjestelmä, joka huomioi työnkulut ja dokumentin erilaiset käyttötarkoitukset.

Voidakseen hyödyntää esimerkiksi ohjattua tallennusta, täytyy tietorakenteen ja metatietojen olla mietittynä. Nämä syntyvät tiedonohjaussuunnitelman mukana. Tämän voi ja tämä kannattaakin tehdä automatisoiden, niin tarvittavat tiedot tallentuvat automaattisesti asiakirjojen mukana, oikeaan paikkaan tallennettuna ja oikeilla tiedoilla varustettuna. Näin uudet työtavat jalkautuvat ilman, että henkilöstöä koulutetaan, ohjeistetaan ja muistutetaan.

Viime aikoina moni on herännyt miettimään näitä, kun tavat tehdä työtä ovat muuttuneet: mitä asioita voisi tehdä pedatakseen valoisan ja tuottavan tulevaisuuden liiketoiminnalleen ja henkilöstölleen. Nyt on hyvä hetki miettiä ja me sparraamme mielellämme omalla asiantuntemuksellamme kaikkia, jotka tuota valoisaa tulevaisuutta suunnittelevat.

Metatiedon tehokas hyödyntäminen voi helpottaa organisaatiosi arkea enemmän kuin uskotkaan. Tutustu metatietojen mahdollisuuksiin lataamalla oppaamme Metatieto: mitä ja miksi?

Tai varaa ilmainen, puolen tunnin etäkokous, jossa voit kysellä asiantuntijoiltamme vinkkejä siitä, miten kannattaisi edetä jos dokumentinhallintajärjestelmä halutaan palvelemaan täydellä teholla ja tiedonohjauksessa on vielä vähän miettimistä.