Skip to the main content.

kameleon-symbol

OTA YHTEYTTÄ

Moikka,

Asiakirjat ovat keskeisiä monen organisaation toiminnalle. Niihin kertyy tietoa, niillä jaetaan tietoa. Niitä luodaan, kopioidaan, editoidaan. Niitä tallennetaan, lähetetään, etsitään. Asiakirjoilla luodaan mielikuvia. Iso osa tietotyöläisen työajasta kuluu asiakirjojen kanssa, tunteja päivässä.

Asiakirjoissa näkyy myös tekijänsä kädenjälki. Sekä hyvässä että pahassa. Laadukkaat asiakirjat tuovat organisaatiolle kilpailuetua. Huolimattomasti laaditut tai tallennetut asiakirjat syövät sitä ja altistavat vastuuhenkilöt erilaisille riskeille.

Lue Kameleon -sivuiltamme kuinka säästät työntekijöiden asiakirjoihin käyttämää aikaa ja helpotat heidän arkea. Kameleon on helppo käyttää ja käyttöönottaa. Se on organisaation yhteinen toimitapa.

Kameleonautomaatio2-1

Voit myös jättää yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella:

 

1 min read

Digitoinnin ja digitalisoinnin ero

Digitoinnin ja digitalisoinnin ero

Et varmasti ole voinut välttyä digitalisaatio-termin kuulemiselta ja näkemiseltä viime kuukausien tai vuosienkin aikana. Viimeistään Juha Sipilän uuden hallitusohjelman myötä siitä on tullut koko kansaa koskettava aihe. Digitalisaatio on nimittäin uuden hallitusohjelman läpileikkaava teema, kuten HS:n pääkirjoituksessakin 10.8.2015 todetaan.

Ratkaiseva ero

Puheissa digitointi ja digitalisointi saattavat vielä sekoittua. Termit ovat kuitenkin vielä suhteellisen uusia valtavirralle, ja jokainen puhuu niistä omista lähtökohdistaan käsin.

Me Document Housella teemme silti selkeän eron digitoinnin ja digitalisoinnin välille. Digitoinnilla tarkoitamme analogisen tiedon muuttamista digitaaliseen muotoon. Tästä esimerkkinä vaikka vanhan VHS-videon muuttaminen DVD:ksi. Asiakirjan digitointi tarkoittaa paperisen dokumentin skannaamista sähköiseen muotoon, esimerkiksi pdf-tiedostoksi.

Digitalisointi on mielestämme paljon muutakin kuin skannaamista. Digitalisoinnilla totutuista prosesseista ja toimintatavoista saadaan enemmän irti, kun jo aiemmin tuotettua tietoa käytetään tehokkaammin hyödyksi.

Digitalisoinnin hyödyt 

Digitalisointi mahdollistaa esimerkiksi nopeammat prosessien läpimenoajat, kun samoja tietoja ei tarvitse moneen kertaan prosessin aikana uudelleen kirjoittaa tai tallentaa. Työtunnit ohjautuvat siten ”oikeampaan” tekemiseen eikä niin sanottujen koulutetun apinan hommien tekemiseen tietoja paikasta toiseen kopioimalla tai uudelleen näpyttämällä.

Lisäksi prosessien digitalisointi pienentää virhemarginaaleja, koska inhimillisille näppäinvirheille jää vähemmän tilaa. Ihmisen työn merkitystä ei ole tarkoitus vähätellä, vaan digitalisoinnin avulla tiettyjä työvaiheita voidaan automatisoida ja siten käyttää säästynyt työaika bisneskriittisempiin tehtäviin.

Tässä vain joitakin esimerkkejä digitalisoinnin mahdollistamista hyödyistä bisnesmaailmassa. Sipilä tavoittelee hallitusohjelmallaan samaa. Hän kutsuu sitä tuottavuusloikaksi, joka on välttämätön julkisessa taloudessa.

Yhtälailla jokainen yritys voi tehdä oman tuottavuusloikkansa digitalisaation turvin. Digitalisaatio on siinä väline, keino saavuttaa tavoite. Tavoite voi olla alkuun yhdenkin prosessin digitalisointi, jolla tehostetaan suoraan jotakin tiettyä toimintoa.

Digitalisaation ei tarvitse olla itseisarvo. Ajattele sitä ennemmin mahdollistajana, joka tarjoaa sinulle keinot mitä moninaisimpien prosessien tehostamiseen. Voit lähteä liikkeelle vaikkapa yksinkertaisista paperipohjaisista prosesseista, joita on edelleen lähes joka toimialalla. Hanki sitä kautta ensimmäiset kokemukset digitalisaation tuomista hyödyistä käytännössä. Siitä on myöhemmin hyvä lähteä laajentamaan.

Lataa avuksesi johtajan opas työtapojen nykyaikaistamiseksi, josta löytyy konkreettisia vinkkejä kuin päästä eroon paperista.

johtajan opas

Tunnista dokumentinhallinnan riskit ja paranna asiakirjojen tietoturvaa

Tunnista dokumentinhallinnan riskit ja paranna asiakirjojen tietoturvaa

Asiakirjojen tietoturvan varmistaminen on osa järkevää riskienhallintaa. Millä tavalla organisaatiossasi huolehditaan siitä? Onko olemassa...

Read More
Näin valjastat asiakirjapohjassa piilevän kilpailuedun käyttöösi - kolme vinkkiä

Näin valjastat asiakirjapohjassa piilevän kilpailuedun käyttöösi - kolme vinkkiä

Yrityksen kilpailuetu mitataan vain käytännössä. Tässä blogissa saat tietää, miksi asiakirjapohjat ovat palapelin ratkaiseva palanen rakennettaessa...

Read More
Näin Kameleon palvelee kaikkia tiimejäsi viestinnästä myyntiin ja hallintoon

Näin Kameleon palvelee kaikkia tiimejäsi viestinnästä myyntiin ja hallintoon

Ethän jätä yrityksesi asiakirjoja tai sisältöjä yksilön tai sattuman varaan? Kameleon ohjaa yhdenmukaista toimintatapaa aina yritystasolta,...

Read More