Fiksusti ja tuottavasti toimiva organisaatio keskittyy omaan liiketoimintaansa. Sama pätee työntekijöihin: Jos ihminen saa keskittyä omaan työhönsä, on todennäköistä, että työ sujuu laadukkaasti. Ollaan ammattilaisia ja annetaan ammattilaisten automatisoida ne prosessit, jotka eivät kuulu omiin ydinliiketoiminnan prosesseihin tai niiden tehostamiseen.

Riippumatta toimialasta, voi melko huoletta sanoa, että ihmiset ja tieto ovat organisaation tärkein voimavara. Tieto syntyy ihmisten osaamisen ja vahvuuksien kautta, ja siksi näitä kahta tulisi vaalia ja palvella niin, että voidaan keskittyä oman osaamisen ja ajantasaisen tiedon hyödyntämiseen.

Tiedonohjaussuunnitelma ja sen merkitys

Monesti, kun lähdemme kartoittamaan asiakkaamme tilannetta ja tekemään liiketoiminta-analyysiä, syntyy siitä jo hyvät raamit tiedonohjaussuunnitelmalle. Saadulla tiedolla havaitaan sekä nykytilanne ja tarpeet, että tahtotila tiedonohjauksen ja tiedonhallinnan osalta.

Kun tiedonohjaussuunnitelma tehdään hyvin, huomioidaan siinä vaatimustenmukaisuustekijät, asiakirjojen elinkaaret, johdon ja työntekijöiden tarpeet, sekä kaikki käytössä olevat asiakirja- ja esitysmallit joita organisaatiossa käytetään. Metatietoineen, sisältöomistajineen ja prosesseineen.

Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa ei dokumentinhallintajärjestelmäkään tuota lisäarvoa. Ilman tiedonohjaussuunitelmaa ei myöskään tarvittavia metatietoja ole mietitty kokonaisvaltaisesti. Tähän törmäämme ihan liian usein myös uusissa asiakkuuksissamme. Tietoja ylläpidetään useassa järjestelmässä ja työntekijät käyttävät ihan liikaa aikaa tiedon etsimiseen, vanhan tiedon hyödyntämiseen ja saman tiedon uudelleen luomiseen. Tämä ei ole kustannustehokasta, eikä se luo laadukasta kuvaa organisaatiosta.

Älykkyyttä liiketoimintaan

Meidän silmissämme älykäs organisaatio keskittyy olennaiseen, eli oman liiketoimintansa kehittämiseen ja kasvattamiseen. Teknologia ja automatisoidut prosessit hoitavat opaskoiran tehtävän, eli ohjataan tarvittavat tiedot työntekijöille ja annetaan ohjatun tallennuksen viedä tiedot sinne minne ne kuuluvat. Tätä tarkoittaa älyä asiakirjoihin. Tämä myös tuo organisaatioon ketteryyttä, kun isommatkin muutokset voidaan jalkauttaa arkeen, tekemiseen ja materiaaleihin helposti. Eiköhän jokainen toivo voivansa keskittyä lisäarvon tuottamiseen työssään, sen sijaan että mietitään millä pohjalla, fonteilla, asetteluilla mikäkin dokumentti luodaan, mistä löytää viimeisimmän oikean sisällön ja minne dokumentit tallennetaan oikein.

Ei ole ensimmäinen kerta kun voidaan todeta, että tiedonohjaus ei tarkoita ohjeistuksia, vaan aidosti ohjattua tiedonhallintaa.

Haluamme olla mukana luomassa älykkäitä organisaatioita ja sen takia tarjoamme nykyään asiantuntijoidemme apua ilmaiseksi verkkokokouksena pidettävän tilannekartoituksen muodossa. Jos koet, että tästä voisi olla hyötyä teidän organisaatiossanne, voit varata ajan tällä lomakkeella.

Kimmo Kanto

Kirjoittaja Kimmo Kanto

Document Housen myyntijohtaja, intohimoinen liiketoiminnan kehittäjä ja asiakkaidemme sparrauskumppani.