oma oivallus metatiedon keräämiseen

Joskus ratkaisu olisi lähempänä kuin arvaakaan, mutta silti meillä tehtiin manuaalista copy/paste-työtä pitkään, ennen kuin eräs asiantuntijamme esitti simppelin ratkaisun meille omaan käyttöön.

Meille on vuosien saatossa kertynyt tuhansia kopio- ja monitoimilaitteita ylläpitosopimuksille. Osasta laitteista on voitu lukea etänä mittaritiedot ja pitää  tarviketoimitukset ja laskutukset ajantasalla ilman manuaalisia työvaiheita. Osassa tämä ei kuitenkaan ole ollut mahdollista, joten olemme joutuneet sähköposteista kopioimaan tietoja omiin taustajärjestelmiimme pitääksemme tiedot ajan tasalla.

Vahingosta viisastuneena kerromme tämän oman oivalluksemme, jos tästä on hyötyä jollekin muulle, jolla aikaa kuluu manuaalisiin prosesseihin.

Ei-rakenteellisen tiedon matka taustajärjestelmiin

Lähtötilanteemme oli siis tämä:

• Puolimanuaalinen prosessi, jossa sähköinen osa prosessista keräsi laitteista mittarilukemia ja lähetti näistä sähköposteja päivittäin
• Mittarilukemista tuli 100+ sähköpostia päivittäin
• Saadut tiedot kerättiin manuaalisesti kopioimalla kahteen eri järjestelmään
• Nähtiin, että tätä ei voida jatkaa, koska resurssit eivät riitä tiedon käsittelemiseen

Näin ongelma ratkaistiin:

• Vastaanottava sähköposti lisättiin "valvontaan". Määriteltiin vaan, mitä aihekentässä lukee, mikä osa sähköpostista käsitellään, mitä tehdään kun sähköposti on käsitelty
• Valvonnassa oleva tieto muuttuu metatiedoiksi, joka voidaan lähettää edelleen tietokantaan / CRM-järjestelmään
  • Mittarilukemat siirtyvät näin sähköpostista automaattisesti kantaan, josta ne siirtyvät hallinnon käyttöön.
• Manuaalinen vaihe, jossa sähköposteista kerättiin saatu tieto kopioimalla kahteen eri järjestelmään, jäi kokonaan pois ja aikaa säästyy 1 htv (henkilötyöviikko) kuukaudessa

Metatietoja voidaan kerätä ja yhdistää useasta paikasta samaan aikaan. Meidän esimerkissä lukemat poimitaan sähköpostista, päivämäärä kysytään järjestelmältä ja lähde on määritelty vakioksi.

Tämän tekemiseen ei kulunut päivää enempää ja opetti taas, että nenänsä eteen kannattaa katsoa ja asiantuntijoita kannattaa kuunnella.

Jos tiedät, että teillä on usein toistuvia manuaalisia prosesseja, joissa tietoa tulee ei-rakenteellisessa muodossa paperilla, sähköpostitse ja/tai liitetiedostoina, kannattaa jutella asiantuntijoidemme kanssa. He kun säästävät sekä meidän kustannuksiamme, että asiakkaidemme kustannuksia.