1 minuuttia

Mitä jää viivan alle tulostamisen jälkeen?

Kirjoittaja Kaj Seeste on 20. huhtikuuta 2015 klo 12.07.00

 

Erilaisten pilvipalveluiden avulla työnteko on mahdollista muuallakin kuin toimistossa. Siitä huolimatta toimistosta täytyy löytyä tehokkaat välineet esimerkiksi asiakirjojen hallintaan. Asiakirjan elinkaari alkaa sen laatimisesta ja etenee sen jakelun ja käytön kautta hallintaan ja säilyttämiseen.

Asiakirja käy tyypillisesti jossakin vaiheessa joko tulostimen, kopiokoneen ja/tai skannerin kautta. Siksi toimistojen tulostimien tai monitoimilaitteiden on oltava tarkoituksenmukaisia ja käyttäjäystävällisiä.

Tulostuksen keskittäminen

Laitteiden uusiminen ei välttämättä ole ensi alkuun paras ratkaisu. Usein yrityksissä päästään hyviin tuloksiin jo pelkästään järkeistämällä tai optimoimalla erilaisten koneiden käyttöä ja niiden sijoittelua. Esimerkiksi keskittämällä tietyntyyppiset tulosteet yhdelle laitteelle (vaikkapa väritulosteet) ja toisenlaiset toiselle (mustavalkotulosteet), voidaan laitteiden käyttöä tehostaa.

 

On järkevää pohtia myös sitä, tarvitaanko useita pieniä tulostimia vai olisiko syytä panostaa yhteen tai useampaan isoon tulostimeen tai monitoimilaitteeseen, jotka olisivat koko henkilöstön käytettävissä. Näin esimerkiksi IT-tuen aikaa säästyisi monien yksittäisten laitteiden vikailmoituksien selvittelystä vain yhteen paikkaan. Eikä unohdeta hyötyliikuntaa! Tulosteiden hakeminen käytävän toisesta päästä oman huoneen sijasta on hyvä syy nousta ylös jaloittelemaan.

Tulostuksenhallinta

 Tiedätkö jo, mitä kaikkea yrityksessä tulostetaan, miltä laitteilta ja kuka tulostaa? Tulostuksenhallinta on keino näiden tietojen selvittämiseen ja tulostuksen ohjaamiseen kohti järkevimpiä ja edullisimpia tapoja. Ensimmäiseksi on selvitettävä nykyisen tulostuskäytön kustannukset ja niihin vaikuttavat tekijät. Monelle lopullinen kokonaissumma tulee yllätyksenä, koska kulut ovat jakautuneet moniin eri kustannuspaikkoihin eri osastoille ja lisäksi ne ovat hankalasti ennakoitavissa.

 

Tulostuksenhallinnan avulla suoria kustannuksia on kuitenkin mahdollista pienentää jopa 30 %. Piilevät kustannukset puolestaan muodostuvat mm. sellaisista tekijöistä kuin henkilöstön tuottavuus, IT-tukipalvelujen työajan käyttö ja laitteiden vaatima tila sekä tuottama hiilijalanjälki. Keskittämällä tulostuksenhallinnan osaavalle palveluntarjoajalle saat oman henkilökuntasi keskittymään ydintoimintoihin kuten myyntiin ja bisneksen kehittämiseen.

 

Alkuun pääsemiseksi on kuitenkin tutkittava, mistä kustannukset tulevat ja millaisen loven ne tekevät ”viivan alla” olevaan summaan. Kuvittele, jos summaan saisi esimerkiksi 250 € / työntekijä / vuosi lisää pelkästään suorien kustannuksien säästöistä? Kuinka tyytyväiseksi se tekisi yrityksen omistajan?

Selvitä itse, mitkä ovat nykyisen tulostinympäristösi kustannukset.

LASKURI

Kaj Seeste

Kirjoittaja Kaj Seeste

Document Housen markkinointijohtaja, jolla on aktiivinen ote myyntityöhön.